Dans la bonne tenue de votre comptabilité, chaque entreprise doit mettre en place une organisation facture précise. Bien classer ses factures de vente et d’achat permet de mieux les retrouver en cas de contrôle fiscal ou pour faciliter leur traitement en interne. Découvrez notre article pour vous aider à mieux organiser votre facturation !
Classement des factures en comptabilité : les règles
Le classement des factures participe à la bonne gestion administrative des entreprises. Pour une bonne tenue de votre comptabilité, l’organisation de factures client et fournisseurs passe par le respect de plusieurs règles.
Pour les factures clients, vous devrez choisir une numérotation qui se suit et sans trou. De plus, pour l’ensemble de vos justificatifs comptables, le stockage et l’archivage sont obligatoires pendant 10 ans.
Classement factures fournisseurs et clients : méthode
Vous ne savez pas par où commencer dans le classement des factures fournisseurs et clients ? Nous vous détaillons les différentes étapes de l’organisation d’une facture à respecter ci-dessous :
Identifier les justificatifs comptables
Organiser sa facturation passe par l’identification de vos justificatifs comptables. Cela peut inclure :
- Les factures clients et fournisseurs.
- Les tickets.
- Les relevés bancaires.
- Les quittances.
- Les bulletins de paie.
- Les avis d’imposition.
Vous devrez ensuite identifier les modalités de récupération de vos documents comptables (email, courrier, main propre). La meilleure solution restant de centraliser sur une seule boite email et faire une transition vers la réception électronique.
En effet, le format papier peut vite se révéler chronophage, peu économe, peu écologique et peut également être davantage victime de dégradation.
Créer différentes catégories de pièces comptables
Comment classer les factures d’achat et client ? Le plus simple est de commencer par distinguer les factures de vente et fournisseurs et ainsi effectuer un préclassement.
Ensuite, créez différentes catégories de pièces comptables : devis, bons de commande, factures clients, factures fournisseurs. Cela vous permettra de les classer au même endroit pour les traiter plus facilement.
Concrètement, cela signifiera par exemple regrouper au même endroit les factures fournisseurs associées au devis et bon de commande respectifs.
De plus, nous vous conseillons de classer vos documents également par nature : achat, vente, banque, paie, TVA par exemple.
Pour une bonne organisation de la facturation en entreprise, un classement par année et par numéro sera le meilleur moyen de les retrouver facilement.
Avoir une numérotation claire
Obligatoire pour les factures de vente et non pour les fournisseurs, la numérotation est néanmoins un élément qui permet de les identifier plus facilement.
Nous vous conseillons ainsi d’établir une numérotation unique pour chacune de vos factures fournisseurs.
Établir un processus de facturation claire
Pour s’assurer de la bonne tenue de votre trésorerie, différencier les factures déjà traitées et en attente sera une étape importante. Comment s’organiser pour suivre une facturation client ?
Pour cela, vous pouvez mettre en place une série d’étapes au fur et à mesure du cycle de vie de la facture. Est-ce que la facture a bien été envoyée ? Est-ce qu’elle a été réglée en temps et en heure ? Il faudra surveiller chaque étape pour vérifier le bon déroulement du processus de vente.
Il en sera également de même pour les factures d’achat pour les régler à temps et ne pas observer un fort écart de trésorerie.
Centraliser vos factures
Une facture dans tel classeur, une autre dans un autre classeur ou encore une facture dans telle feuille de calcul etc. Le classement des factures sur Excel et papier peut être compliqué.
Adopter un système de gestion pour enregistrer et centraliser vos informations fournisseurs et clients vous fera gagner un temps précieux sur l’archivage de vos factures.
Passer à la facture électronique avec un logiciel dédié
La méthode “papier” ou Excel est souvent plébiscitée par les entrepreneurs. Même si cette approche semble plus accessible ou familière, elle présente néanmoins plusieurs inconvénients.
Pour la gestion de la facturation, vous courrez davantage le risque de perdre des documents et de perdre du temps par manque d’automatisation des tâches.
Quant à la dématérialisation des documents, elle garantit davantage de sécurité, une accessibilité plus rapide, une automatisation des tâches sans valeur ajoutée et une diminution des erreurs. Comment procéder à la dématérialisation de vos factures ?
- Choix des outils : Numérisez les factures papier et choisissez un logiciel de comptabilité pour stocker et gérer les factures. Dans le cas de factures Excel, renseignez-vous sur comment pourra être géré l’import de vos données.
- Sécurité des données : Lors du choix du logiciel, renseignez-vous sur leur système de conservation : combien de serveurs ? En France ? Quelle capacité ? etc.
- Formation de l’équipe : Assurez-vous que tous les membres de votre équipe comprennent le nouveau processus et savent comment accéder aux factures numérisées.
- Communication avec les parties prenantes : Informez vos fournisseurs et clients de votre transition vers un processus sans papier pour éviter les erreurs de communication.
Un logiciel de classement des factures
Un logiciel de classement de factures comme Axonaut va accélérer le traitement des factures grâce à plusieurs fonctionnalités :
- Conservation automatique dans un espace centralisé et dédié.
- Édition de vos dépenses en quelques clics grâce à un système de reconnaissance de caractères (OCR).
- Paiement de vos dépenses fournisseur.
- Rappels automatiques des factures impayées.
- Alertes pour rappeler les dates d’échéances et éviter les retards de paiement.
- Rapprochement bancaire : connectez votre banque et rapprocher vos dépenses et factures pour une comptabilité plus claire.
- Classement automatique en fonction du numéro de la facture, par client, par date d’émission etc grâce à différents filtres. Plus besoin de classer vous-même !
- Création de modèles de factures pour garantir la cohérence dans la création et la présentation de vos factures.
- Paiement en ligne pour réduire les délais de règlement.
- Sécurité des données sur plusieurs serveurs situés en France.
En conclusion, l’organisation facture doit suivre un processus précis pour tenir une comptabilité claire et à jour. S’organiser avec Excel est souvent le premier réflexe des entrepreneurs mais peut vite se révéler très chronophage : manque d’automatisation, risques d’erreur ou manque de collaboration. Un logiciel de classement des factures vous aidera à automatiser et retrouver vos factures facilement.
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