Les dettes fournisseurs représentent une réalité incontournable pour la plupart des entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Elles désignent les montants dus par une entreprise à ses fournisseurs pour des biens ou services reçus mais non encore réglés.
Bien que souvent perçues comme un simple élément comptable, les dettes fournisseurs jouent un rôle clé dans la gestion de la trésorerie et la santé financière globale d’une entreprise. Découvrez dans notre article leur définition plus précise et les bonnes pratiques pour les maitriser.
Dettes fournisseurs : définition
A l’instar des créances clients, les dettes fournisseurs sont l’ensemble des factures que vous devez payer à vos fournisseurs. Elles correspondent donc aux achats qui n’ont pas encore été réglés lors de l’établissement du bilan comptable. Elles sont enregistrées lorsque la marchandise est livrée ou le service terminé, donc au moment de la réception de la facture.
Pourquoi les dettes fournisseurs sont un indicateur important ?
- La dette fournisseur joue un rôle clé dans la gestion de la trésorerie. En effet, une entreprise a besoin de négocier des délais de paiement adaptés pour conserver les liquidités plus longtemps.
- Une bonne gestion des dettes fournisseurs garantit une relation de confiance avec vos partenaires commerciaux. En respectant les délais de paiements, votre gestion de stocks sera également optimisée et vous ouvrez la voie à de meilleurs conditions (remises, délais plus longs).
- C’est un indicateur de performance pour les investisseurs et les banques : c’est excellent moyen pour eux de mesurer la santé financière de l’entreprise.
💡 Dettes fournisseurs actif ou passif ? Ce type de dette s’inscrit au passif du bilan et fait partie des dettes d’exploitation.
Qu’est-ce que les dettes d’exploitation ?
Les dettes d’exploitation représentent les sommes qu’une entreprise a contractée au cours de son cycle d’exploitations. Elles prennent en compte différentes activités :
- Les dettes fournisseurs.
- Les dettes sociales et fiscales.
- Les arrhes, acompte et avoirs versés aux fournisseurs.
- Les avances sur commandes.
- Les produits constatés d’avance.
L’ensemble de ces dettes font partie du calcul du besoin en fonds de roulement.
Dettes fournisseurs et comptes rattachés : explication
Le plan comptable est composé de différentes classes, elles-mêmes composées de sous-classes. Les dettes fournisseurs sont dans la classe 4 et dans la sous-classe 40.
- Compte 401 : fournisseurs.
- Compte 403 : fournisseurs – effets à payer.
- Compte 404 : fournisseurs d’immobilisations.
- Compte 408 : fournisseurs – factures non parvenues.
- Compte 409 : fournisseurs débiteurs.
Comment comptabiliser les dettes fournisseurs ?
L’intégration des dettes fournisseurs dans le bilan comptable dépend du statut des factures.
- Si la facture est payée comptant, elle est soldée et inscrite au poste des dettes fournisseurs. L’écriture comptable correspondra à “annulation dette fournisseur”.
- Si la facture n’est pas soldée, elle devra faire l’objet d’une inscription au crédit du compte fournisseur.
Comment calculer les dettes fournisseurs ?
Dettes fournisseurs = achats prévisionnels annuels HT x(taux de TVA applicable + 1) x (délai de paiement / 365).
Pourquoi les dettes fournisseurs sont des ressources financières ?
Même si cela peut paraitre contradictoire, les dettes fournisseurs soit à la fois une dette et une ressource financière, elles alimentent la trésorerie car elles ne sont pas encore décaissées.
Pour un entrepreneur, garder un œil vigilant sur le compte dette fournisseur est essentiel pour maitriser le besoin en fonds de roulement et le délai moyen de paiement des clients.
Conséquences de la dette fournisseur sur le besoin en fonds de roulement (BFR) de l’entreprise
Les dettes fournisseurs constituent l’un des éléments de calcul du BFR (Besoin en Fonds de Roulement). C’est un également un KPI déterminant pour s’assurer de la bonne santé de votre entreprise. En effet, son résultat montre le décalage entre les versements et les encaissements.
La dette fournisseur agit directement sur cette métrique. En effet, en retardant les règlements fournisseurs, vous réduisez le décalage et donc vous améliorez le BFR.
Plusieurs méthodes sont possibles :
- Vous pouvez négocier le délai de paiement des factures. Commencez par évaluer votre situation financière et analyser les prix pratiqués sur votre marché. Vous pourrez ainsi plus facilement proposer différents “compromis” : un délai plus long en échange de réduction de quantités par exemple.
- Régler son fournisseur une fois le paiement de son client reçu.
- Espacer ses commandes pour recevoir les factures au fur et à mesure.
Nous vous déconseillons cependant de ne pas payer à temps vos factures sans prévenir. Cela peut dégrader la relation client et entrainer des sanctions financières (indemnités de frais de recouvrement, intérêts de retard ou une amende).
Impact des dettes fournisseurs sur le délai moyen de paiement des clients
Les dettes fournisseurs ont également un effet sur le Day Sales Day Sales Outstanding (DSO) ou délai moyen de paiement des clients.
Plus les délais de paiement des ventes sont importants plus l’entreprise devra négocier des délais plus longs avec les fournisseurs pour éviter un décalage de trésorerie important. Alors que délai fournisseur doit être rallongé, vous devez raccourcir le plus possible le délai paiement client.
Vous pouvez encourager vos clients à devenir de bons payeurs avec des escomptes ou encore le paiement facilité en plusieurs fois etc.
Les délais de paiement fournisseur
Il existe différents délais de paiement entre professionnels :
- Sauf accord, le délai de règlement est fixé à 30 jours à partir de la date de réception des marchandises ou de réalisation de la prestation de service.
- Le délai maximum de règlement d’une facture est de 60 jours.
- Ce délai peut passer à 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture.
- En cas de facture périodique, le délai convenu ne peut dépasser 45 jours à compter de la date d’émission de la facture.
Comment optimiser la gestion des dettes fournisseurs ?
A première vue, une entreprise qui a un poste fournisseur faible est en bonne santé financière. Cependant, en regardant de plus près, c’est de manière générale l’inverse. C’est un marqueur de manque de confiance de la part des fournisseurs. Les délais de paiement sont souvent réduits et l’entreprise se voit obligée de régler rapidement ses dépenses.
Des dettes fournisseurs trop élevées n’envoie pas non plus un signal positif. Cela peut indiquer que l’entreprise est endettée.
Comme vous l’avez compris, avec les dettes fournisseurs, c’est une question d’équilibre à adopter. Pour être sûr de le conserver, vous devez donc surveiller attentivement cet indicateur. Vous devez surveiller le nombre de dettes, les dates d’échéances, gérer les contrats tout en gardant un œil sur votre poste client.
Pour une TPE ou PME, ce sont des tâches qui prennent beaucoup de temps et qui peut endommager la relation client sur le long terme.
La solution est d’automatiser ces tâches grâce à un logiciel de comptabilité. Avec le logiciel Axonaut, vous gardez le contrôle sur vos dettes pour une trésorerie saine :
- Automatisez la création de vos dépenses : téléchargez un justificatif et Axonaut créé automatiquement la dépense pour vous.
- Gardez un œil sur les indicateurs : retrouvez l’ensemble des indicateurs essentiels (marges, chiffre d’affaires etc). Le module de trésorerie vous permet de créer différents scénarios pour anticiper un changement dans votre entreprise.
- Facilitez la déclaration de la TVA : retrouvez un tableau dédié pour remplir plus facilement votre déclaration.
- Payez vos fournisseurs en un clic.
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