Lorsque l’on dirige une entreprise, les indemnités kilométriques font partie du quotidien ?. Difficile à gérer, comprendre, anticiper, il ne faut cependant pas se laisser submerger. L’utilisation d’un logiciel de notes de frais et indemnités kilométriques va pouvoir vous aider. On vous explique tout cela ?
Les indemnités kilométriques et notes de frais de manière plus générale sont un élément important dans la gestion quotidienne d’une entreprise. En effet, il faut bien les gérer pour éviter des erreurs.
Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?
Lorsque vos salariés utilisent leur véhicule personnel dans le cadre d’une mission professionnelle, ils pourront alors recevoir des indemnités kilométriques. Ces dernières sont soumises à des règles strictes, normées. Généralement les conditions changent chaque année.
Toutes les personnes, peu importe le poste, peuvent bénéficier d’une indemnité kilométrique si la situation s’impose.
Attention, les déplacements domicile-travail ne correspondent pas à des indemnités kilométriques. Mais depuis 2016, ce déplacement à vélo peut être remboursé à hauteur de 0,25 centime/km ! Cette décision provient de l’amélioration des politiques RSE voulue par les différents gouvernements.
Comment créer une indemnité kilométrique ?
Pour connaître le montant d’une indemnité kilométrique, plusieurs critères sont à prendre en compte. Ces règles sont annoncées par l’Administration fiscale.
Les conditions sont les suivantes :
- La puissance fiscale du véhicule, qui correspond au CV sur la carte grise
- La distance parcourue pour effectuer les déplacements
Ce sont les bases pour créer une indemnité kilométrique. Par la suite, les instances prennent aussi en compte d’autres paramètres dans un barème :
- L’assurance du véhicule
- L’usure du véhicule
- Les pneus et carburants
Tous les ans, au mois de mars, l’Etat publie un nouveau barème. En 2021, c’est le suivant :
| CV | De 0 à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 | 0.456 x km | (0.273 x km) + 915 | 0.318 x km |
| 4 | 0.523 x km | (0.294 x km) + 1 147 | 0.352 x km |
| 5 | 0.548 x km | (0.305 x km) + 1 1200 | 0.368 x km |
| 6 | 0.574 x km | (0.320 x km) + 1 1256 | 0.386 x km |
| 7 et plus | 0.601 x km | (0.34 x km) + 1 301 | 0.405 x km |
Se faire rembourser les indemnités kilométriques
Comme pour les notes de frais classiques, les indemnités kilométriques doivent être justifiées. Pour cela, il faut donc produire un justificatif du déplacement avec les informations suivantes :
- La date du déplacement
- La raison du déplacement
- L’adresse de départ et d’arrivée : km parcourus
Une fois cela réalisé, c’est aux dirigeants ou au service adéquat de réaliser la dépense comptable pour un remboursement. Attention, seule la personne détentrice du véhicule pourra obtenir le remboursement. En cas de covoiturage, une personne seulement sera remboursée au titre du déplacement professionnel.
Indemnités Kilométriques : Rattrapage, changements de seuils
Les indemnités kilométriques ne sont pas compliquées à gérer au quotidien. Cependant, il faut suivre les règles. Et malheureusement, elles changent souvent.
C’est pourquoi, vous avez sûrement déjà entendu parler des rattrapages, changements de seuils. C’est ici que cela se complique. Pour bien comprendre, nous avons réalisé un article dédié avec des exemples !
Axonaut, logiciel de gestion des indemnités kilométriques !
Axonaut accompagne les TPE/PME dans la gestion quotidienne d’une entreprise ! Devis, Factures, Trésorerie, Comptabilité, Commercial. L’objectif est de vous faire gagner du temps sur les tâches chronophages ! Les indemnités kilométriques ne sont pas une activité réjouissante pour tout entrepreneur 🙂
C’est pourquoi, la gestion des indemnités kilométriques est une fonctionnalité présente Axonaut ! En effet, vous pouvez à tout moment créer une note de frais pour un déplacement professionnel. Voici une petite explication :
En quelques clics et en renseignant :
- La date de la dépense
- Les CV de votre véhicule
- L’objet du déplacement
- L’adresse de départ et d’arrivée
L’indemnité kilométrique est créée ! Grâce à la connexion GoogleMaps, lorsque vous rentrez les 2 adresses, Axonaut calcule automatiquement le nombre de kilomètres parcouru.
Vous pouvez en 1 clic ajouter le retour sans tout ressaisir, c’est Axonaut qui s’en occupe ! Gain de temps et automatisations 😉
Un récapitulatif vous permet de vérifier les informations ainsi que le salarié impliqué dans la dépense.
Avec toutes les informations, Axonaut édite un document nécessaire à la comptabilité, le justificatif ! Le comptable y aura accès gratuitement avec le Portail Comptable.
En moins de 1 minute, la dépense est créée !
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