Les devis et factures sont les documents les plus utilisés. Mais quelles sont les différences entre les factures et devis ? Leur utilité, leur fonctionnement ? Quand on débute son activité, la confusion peut vite se faire. Découvrez notre article dédié sur le sujet ?
Même si nous vous conseillons un logiciel de factures et devis pour gérer votre quotidien d’entrepreneur, il est important de connaître et comprendre les différences entre les devis et factures.
Les différences entre les factures et devis
Tout d’abord, il faut savoir que ce sont deux documents distincts qui vont répondre à des besoins spécifiques. Les devis et factures vont faire partie de votre relation commerciale. Ils ne seront donc pas à négliger. La forme sera tout aussi importante que le contenu.
- Le timing
Un devis est envoyé au début de la relation commerciale. Il va reprendre les éléments souhaités par le client (prestation, marchandise) ainsi que les conditions. Il est donc très important car une fois signé, le devis se transforme en contrat. Il sera donc recevable aux yeux de la loi !
La facture vient à la fin du processus pour clôturer la vente passée. Par rapport au devis, la facture est une pièce comptable. C’est une réelle preuve de la prestation effectuée et/ou de la marchandise livrée.
- La valeur légale
Le devis n’est pas un contrat ou une preuve jusqu’au moment où il est signé ! À ce moment, il peut servir de preuve devant la loi. C’est une des différences avec les factures, qui sont des preuves à part entière une fois éditées.
- Les mentions
Les factures et les devis détiennent des mentions obligatoires qui leur sont propres. La différence va aussi se faire sur ce point important.
- L’obligation d’éditer des devis ou des factures
Les devis ne sont pas obligatoires dans la majorité des cas. En effet, c’est surtout un document informatif qui donnera les détails de la prestation ainsi que les conditions. Nous vous recommandons tout de même d’en éditer un à chaque fois car il permet de mieux gérer la relation commerciale.
Toutefois, le devis est obligatoire dans certains cas spécifiques : Quand le devis est obligatoire ? Cet article vous donnera tous les détails sur quand, comment, le devis est nécessaire.
Concernant les factures, c’est un document obligatoire qui devra être nécessaire pour toutes ventes, prestations.
- La numérotation des devis et factures
Peut-être la différence la plus importante et flagrante. Les factures doivent suivre une numérotation chronologique et claire tandis que les devis ne sont pas soumis à cette règle.
Un logiciel de devis et factures
Avec la démocratisation des solutions de gestion en ligne, l’automatisation de la création des devis et factures est facilitée. Un logiciel de devis et factures est fortement recommandé. Il permettra un gain de temps dans la gestion quotidienne mais aussi des sécurités supplémentaires.
En effet, toutes les informations légales seront déjà remplies avec les bonnes mentions. Il saura faire la différence entre les données d’un devis ou d’une facture. Vos échanges et documents seront sécurisés. La suite chronologique des numéros de factures sera respectée.
De plus, des nouvelles technologies offriront un gain de temps incroyable et une bonne expérience pour vos clients :
- Signature électronique des devis.
- Paiement en ligne des factures par CB / prélèvement.
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