- Après des relances amiables, une mise en demeure formelle (courrier recommandé ou huissier) officialise la dette, puis en cas d’échec, on peut recourir à une injonction de payer délivrée par un juge.
- Un outil comme Axonaut permet d’automatiser les relances, suivre les indicateurs en temps réel, proposer des paiements en ligne et solliciter directement un huissier via un service intégré (affacturage ou recouvrement judiciaire).
Vous envoyez vos factures, mais les paiements tardent ? Votre trésorerie souffre, vos projets stagnent, et vous perdez un temps précieux à relancer les mauvais payeurs. Bienvenue dans l’univers de la facturation recouvrement, un duo indissociable pour la bonne santé financière de votre entreprise. Une facturation bien pensée limite les retards, un recouvrement structuré évite les impayés.
Dans cet article, on vous donne les clés pour mettre en place une stratégie performante de facturation et de recouvrement, sans jargon inutile ni solutions inapplicables. C’est parti !
Facturation recouvrement : qu’est-ce que c’est ?
La facturation est le processus par lequel une entreprise émet un document comptable (la facture) détaillant une vente de produit ou service. Pour être conforme et donc minimiser les chances de retarder son paiement, la facture doit contenir plusieurs éléments :
- Le nom du fournisseur et celui du client.
- L’adresse des deux parties.
- Un numéro de facture unique.
- La date d’émission.
- La description des produits/services.
- Le prix HT, le taux de TVA et le montant TTC.
- Les conditions de règlement.
- Les pénalités en cas de retard.
- Le délai de paiement (30 jours par défaut, sauf mention contraire).
Si vous constatez un potentiel retard, vous devrez passer à la phase de recouvrement. Cette étape représente l’ensemble des actions mises en œuvre pour obtenir le paiement d’une facture à l’échéance prévue.
Le recouvrement de créances se décline en plusieurs phases selon le degré de retard :
- Recouvrement amiable : relances par email, courrier ou téléphone pour rappeler poliment au client son obligation de paiement.
- Recouvrement contentieux : mise en demeure, recours à un huissier ou une procédure judiciaire en cas d’échec du recouvrement amiable.
Le lien est évident : sans bonne facturation, pas de recouvrement efficace. Et sans suivi des créances, la facturation ne garantit pas la rentrée d’argent.
Comment organiser un processus de recouvrement fluide ?
Un retard de paiement moyen de 15 jours peut créer un effet domino : besoin de financement externe, tensions de trésorerie ou encore retard dans les projets.
À l’inverse, une gestion proactive améliore le BFR, rassure les banques et éviter les difficultés financières. Découvrez comment procéder grâce à nos 5 conseils !
Étape 1 : sécuriser la relation client
Pour maximiser vos chances d’obtenir votre dû, votre entreprise se doit de vérifier la solvabilité de vos clients. Le site Infogreffe propose des ressources pour vérifier si l’entreprise est solvable, récente ou connaitre les détails de son bilan par exemple.
Autre travail à effectuer en amont : le suivi précis de chaque client. Cela passe par :
- La centralisation de vos échanges emails et justificatifs (factures, devis, bons de livraison etc.).
- La mise en place de la signature électronique. Elle vous permet d’engager davantage le client.
- La création de conditions générales de vente (CGV) pour clarifier vos conditions de paiement.
- Le suivi de vos créances dans un tableau de bord clair et précis.
Étape 2 : relancer rapidement
Avant la date d’échéance prévue, vous pouvez relancer vos clients courtoisement par téléphone pour vous assurer d’obtenir votre dû à temps.
Si vous n’obtenez pas de réponses, vous devrez poursuivre sur des relances par email dans un langage mesuré et cordial.
Lorsque le cycle de relance par email est terminé, vous devrez passer à une étape plus formelle : un courrier de relance de facture impayée.
Sur un ton désormais un peu plus ferme, vous devrez le prévenir que la date d’échéance est dépassée depuis plusieurs semaines et qu’il s’agit d’une relance de facture impayée avant mise en demeure.
Avec un logiciel de facturation comme Axonaut, vous pouvez aller plus loin : automatiser la relance de vos impayés et vérifier rapidement où en est chaque impayé.
💡Découvrez nos modèles d’emails de relance dans notre article !
Étape 3 : personnaliser vos messages
Pour préserver la relation client, nous vous conseillons de personnaliser votre message. Un logiciel CRM va vous aider à retrouver les échanges et savoir quelles sont les personnes en charge au sein de l’entreprise.
Étape 4 : appliquer des pénalités
Pour dissuader les mauvais payeurs, n’oubliez pas de mentionner l’indemnité forfaitaire légale de 40 euros dans vos CGV et sur vos factures.
Étape 5 : récompenser les bons payeurs
Mettre en place un processus de relance est l’occasion également d’inciter à payer plus rapidement. Une des solutions envisagées est de récompenser les bons payeurs avec des escomptes pour paiement anticipé.
Que faire en cas d’impayé persistant ?
Si vos factures restent impayées après plusieurs tentatives de contact, la mise en demeure est un acte juridique qui officialise davantage la dette envers votre entreprise. Elle prend la forme d’un courrier recommandé avec accusé de réception ou remise par un huissier pour avoir une preuve plus concrète.
Dans le cas où vous avez beaucoup d’impayés, vous pouvez confier l’ensemble du processus de relance de vos factures à une société de recouvrement (ou factor). Elle obtiendra en échange un pourcentage sur les factures confiées et de possibles frais annexes. Cette méthode est aussi appelée l’affacturage.
Il arrive que malgré ces dispositions, la relance n’aboutisse pas. Vous devrez alors faire appel à des moyens légaux comme la procédure d’injonction de payer. Cela signifie que vous demandez à un juge de signifier à votre client de régler ses impayés. Vous obtenez une décision judiciaire sans avoir à passer devant un juge directement.
Quels outils choisir pour gérer la facturation et le recouvrement ?
Excel/Word : pratique mais risqué
Lorsqu’on débute en tant qu’entrepreneur, le choix se porte souvent vers Excel et Word. Au début, c’est un moyen facile et accessible de commencer à gérer son entreprise.
Cependant, cette méthode peut vite être dépassée dès que le volume de factures augmente. Vous risquez également de compromettre la relation avec vos clients et en interne. En effet, Word et Excel proposent peu de suivi automatisé et est sources d’erreurs fréquentes.
Logiciel de facturation dédié
Un logiciel de facturation comme Axonaut présente plusieurs avantages par rapport à un outil comme Excel pour lutter contre les impayés durablement :
- Relances automatiques des devis et des factures impayées.
- Suivi en temps réel des indicateurs clés.
- Paiement en ligne de vos devis et factures.
- Une mise à disposition d’un réseau d’huissiers pour vous aider dans le recouvrement de vos factures.
FAQ – Recouvrement facture
Qu’est-ce qu’un paiement de recouvrement ?
Le paiement de recouvrement est un processus mis en place par une entreprise pour obtenir d’un débiteur le paiement de la somme due. Dans un premier temps, il faut opter pour une approche à l’amiable (téléphone, email etc.) et passer ensuite par la mise en demeure et des procédures judiciaires.
Quel est le délai de prescription de recouvrement d’une facture ?
En principe, le délai de prescription d’une facture est de deux ans pour les factures adressées à un particulier et 5 ans pour les factures adressées à un autre professionnel.
Comment puis-je mettre une facture en recouvrement ?
Pour mettre une facture en recouvrement, vous devrez suivre cette procédure :
- Vérifiez d’abord s’il s’agit bien d’une créance : une date d’échéance dépassée vous confirme ce statut.
- Vérifiez le délai de prescription de la facture.
- Entamez une procédure amiable de recouvrement de facture impayée : téléphone, emails.
- Envoyez une mise en demeure par courrier recommandé.
- Recourez à une procédure judiciaire.
Comment comptabiliser une facture de recouvrement ?
Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement sont considérées soit comme des produits exceptionnels soit comme des produits financiers. Cela dépend de la fréquence du retard : si le client paie régulièrement en retard, vous choisirez le compte produits financiers. Vous devrez alors établir une facture récapitulant le montant des pénalités de retard.
- Produits exceptionnels : vous devez reporter le montant des pénalités et de l’indemnité forfaire au débit du compte « clients » 411 et au crédit du compte « dédits et pénalités perçus sur ventes » 7711.
- Produits financiers : vous devez reporter le montant en débit sur le compte « clients » 411 et en crédit sur le compte « revenus sur créances commerciales » 7631.
Facturation recouvrement : quelles sont les obligations légales en France ?
En vertu du Code de commerce :
- Le délai maximal de paiement entre professionnels est de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.
- Les pénalités de retard doivent être précisées dans les CGV et appliquées dès le premier jour de retard.
En savoir plus sur cette thématique :
- Facture non acquittée – le guide pour les éviter
- Gestion des impayés : les étapes à suivre
- Retard de paiement : Causes, solutions et modèles de relance efficaces
- Facture acquittée : définition et modèles gratuits
- Un client peut-il refuser de payer une facture ?
- Centraliser ses factures clients : comment et pourquoi ?
- Encours client : définition, calcul et conseils
