Ce document commercial essentiel à la gestion quotidienne n’est pourtant pas aussi connu que les devis et factures. À quoi sert un bon de commande ? Quelle utilité ? Comment les faire ? Comment un logiciel bon de commande pourra vous aider à automatiser cette tâche ? On en parle dans cet article !
Vous avez probablement entendu parler du terme “bon de commande“, mais savez-vous réellement ce que cela signifie et pourquoi il est essentiel dans le domaine des affaires ? Dans cet article, nous allons vous fournir toutes les informations nécessaires sur le bon de commande, en expliquant son concept, son utilité et les éléments clés qu’il comprend. Lisez la suite pour découvrir comment un bon de commande peut simplifier et sécuriser vos transactions commerciales.
Bon de commande : Qu’est-ce que c’est ?
Un bon de commande est un document contractuel utilisé dans les transactions commerciales pour officialiser l’achat de biens ou de services. Il s’agit d’une demande formelle émise par le client envers le vendeur, spécifiant les détails de la commande tels que la quantité, la description des produits ou services, le prix convenu, les modalités de livraison et les conditions de règlement. Comme un contrat d’achat ou de vente.
Quelles informations sur un bon de commande ?
Pour être conforme, un bon de commande doit faire figurer les informations suivantes :
- Les coordonnées du client : Incluez le nom de l’entreprise, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’acheteur.
- Les coordonnées du vendeur : Mentionnez le nom de l’entreprise, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du vendeur.
- La date d’émission : Indiquez la date à laquelle le bon de commande est émis. Cela permet de tracer le bon de commande et de le référencer facilement.
- Les détails des produits ou services : Fournissez une description précise des produits ou services commandés, y compris les spécifications, les dimensions, les numéros de référence, si disponibles, et tout autre détail pertinent. Assurez-vous d’inclure la quantité souhaitée.
- Le prix unitaire : Indiquez le prix unitaire de chaque produit ou service commandé. Cela permet de calculer le montant total de la commande.
- Les conditions de livraison : Spécifiez l’adresse de livraison où les produits doivent être expédiés. Si des frais de livraison s’appliquent, mentionnez-les également. Si une date limite de livraison est requise, précisez-la.
- Les conditions de paiement : Décrivez les modalités de paiement convenues, telles que le mode de paiement (virement bancaire, chèque, carte de crédit, etc.) et les délais de paiement (30 jours, à la réception, etc.).
- Les conditions générales : Si nécessaire, incluez des conditions générales spécifiques liées à la commande, telles que les garanties, les retours ou les pénalités en cas de non-respect des termes de l’accord.
- Les informations complémentaires : Ajoutez tout autre détail pertinent, tel que des instructions spéciales de traitement de la commande ou des demandes particulières.
- L’espace pour les signatures : Prévoyez un espace pour que l’acheteur et le vendeur puissent signer le bon de commande, confirmant ainsi leur accord sur les termes et conditions de la commande.
En incluant tous ces éléments dans votre bon de commande, vous pouvez vous assurer que toutes les informations nécessaires sont spécifiées de manière claire et précise, facilitant ainsi le processus d’achat et minimisant les risques de malentendus ou de litiges.
Pour connaître les mentions obligatoires sur ce document, la valeur juridique d’un bon de commande, voici notre article complet :
Quels sont les différents types de bon de commande ?
Il existe différents types de bons de commande qui peuvent être utilisés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise et du secteur d’activité. Voici quelques exemples courants de bons de commande :
- Bon de commande standard : Il s’agit du bon de commande traditionnel utilisé pour l’achat de biens ou de services. Il spécifie les détails de la commande tels que la quantité, la description des produits ou services, le prix convenu, les modalités de livraison et les conditions de paiement.
- Bon de commande d’urgence : Ce type de bon de commande est utilisé lorsque des biens ou des services sont nécessaires en urgence. Il permet d’accélérer le processus d’approvisionnement en indiquant clairement la priorité et les délais requis.
- Bon de commande récurrent : Ce bon de commande est utilisé pour les commandes régulières ou récurrentes, telles que les fournitures de bureau ou les services d’entretien. Il peut être émis périodiquement sans avoir besoin de spécifier à chaque fois les détails complets de la commande.
- Bon de commande d’approvisionnement : Ce type de bon de commande est utilisé spécifiquement pour les besoins en approvisionnement en matières premières ou en produits intermédiaires. Il permet de planifier et de contrôler l’approvisionnement en indiquant les quantités nécessaires et les délais de livraison client.
- Bon de commande cadre : Ce bon de commande est utilisé pour établir un accord-cadre avec un fournisseur. Il spécifie les termes et conditions générales de la relation commerciale, tels que les prix, les quantités et les modalités de livraison, qui seront ensuite utilisés pour émettre des bons de commande individuels au fur et à mesure des besoins. Ce dernier est surtout adapté aux grandes entreprises ou aux sociétés passant des commandes régulières. Cela permet de garantir un prix fixe.
Il est important de choisir le type de bon de commande le plus approprié en fonction de la nature des achats et des processus internes de l’entreprise. Cela permet de garantir une communication claire avec les fournisseurs, l’acheteur, et de faciliter la gestion des commandes.
Comment remplir un bon de livraison ?
Intéressons-nous à ce document car il fait partie intégrante d’une commande client et/ou fournisseur. Pour remplir correctement un bon de livraison, suivez les étapes suivantes :
- Identifiez les informations de base : Indiquez la date de l’acheminement et les coordonnées du client (nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone).
- Référence de la commande : Mentionnez le numéro de commande ou de bon de commande associé à la livraison. Cela permet de relier le bon d’expédition à la commande correspondante.
- Détail des articles livrés : Énumérez tous les articles livrés en spécifiant leur description, leur quantité et, si nécessaire, leur numéro de série ou tout autre identifiant unique. Utilisez une terminologie claire et précise pour éviter toute confusion.
- Vérifiez la conformité de la livraison : Assurez-vous que les articles livrés correspondent à ceux commandés. Vérifiez les quantités, les modèles, les couleurs, etc. Si des articles sont manquants ou endommagés, notez-le sur le bon de livraison.
- Signature : Lorsque vous livrez les articles, demandez au client de signer le document pour confirmer la réception des articles et l’exactitude de la livraison. Si possible, obtenez également une signature du responsable de l’entreprise.
- Remarques supplémentaires : S’il y a des informations supplémentaires importantes à communiquer, telles que des instructions de manipulation ou des remarques spéciales, ajoutez-les dans la section prévue à cet effet sur le bon de livraison.
- Créer des copies : Faites des copies du bon de livraison signé, une pour l’entreprise qui effectue le transport et une autre pour le client. Cela permet d’avoir une trace documentée.
Il est important de remplir soigneusement et de manière précise le bon de livraison, car il sert de preuve de l’expédition des articles et peut être utilisé pour résoudre tout différend éventuel. Assurez-vous que toutes les parties impliquées sont d’accord sur les détails en signant le bon de livraison.
Bon de commande : quelle utilité ?
Le bon de commande revêt une importance capitale dans le processus d’achat, car il joue plusieurs rôles essentiels.
Pourquoi utiliser un bon de commande ? Un bon de commande joue un rôle central dans les transactions commerciales. Voici quelques-unes de ses principales utilités :
- Traçabilité et transparence : En fournissant une preuve écrite de l’accord commercial entre le client et le vendeur, le bon de commande assure une traçabilité et une transparence essentielles. Toutes les parties impliquées disposent ainsi d’un document de référence clair et précis.
- Prévention des malentendus et des litiges : Le bon de commande spécifie en détail les clauses de la transaction, notamment la quantité, la description des produits ou services, le prix convenu, les modalités d’acheminement et les conditions de paiement. Cela permet d’éviter les malentendus et les litiges potentiels, car les attentes de chaque partie sont clairement définies.
- Gestion efficace des stocks : En utilisant un bon de commande, vous pouvez suivre et contrôler vos stocks plus facilement. Les informations sur les produits commandés et leurs quantités vous aident à planifier vos approvisionnements et à maintenir un niveau de stock adéquat, évitant ainsi les ruptures ou les surplus inutiles.
- Respect des délais de livraison : Le bon de commande spécifie la date souhaitée ou la date limite. Cela permet au vendeur de s’organiser en conséquence et de respecter les engagements pris envers l’acheteur. De plus, en cas de retard, le bon de commande peut servir de référence pour résoudre rapidement le problème.
- Suivi des paiements : Le bon de commande indique les clauses de paiement convenues, y compris les délais et les méthodes de paiement. Cela facilite le suivi des paiements et permet d’anticiper les échéances, garantissant ainsi une bonne gestion financière.
L’utilité d’un bon de commande dans le domaine des affaires ne peut être sous-estimée. En fournissant une preuve écrite, en évitant les litiges potentiels, en facilitant la gestion des stocks et le suivi des paiements, cet outil essentiel simplifie et sécurise vos transactions commerciales. Ne négligez pas l’importance d’un bon de commande correctement rempli pour garantir des opérations fluides et réussies. Vos clients vous remercieront !
Différences entre facture et bon de commande
La facture et le bon de commande sont deux documents distincts qui jouent des rôles différents dans le processus d’achat et de vente. Voici les principales différences entre ces deux documents :
- Objectif : Le bon de commande est émis par le client pour passer une commande de biens ou de services auprès du vendeur. Il indique les détails de la commande, tels que la quantité, la description des produits, le prix convenu, les modalités et les clauses de paiement. La facture, en revanche, est émise par le vendeur pour demander l’acquittement des biens ou services fournis au client.
- Moment d’émission : Le bon de commande est généralement émis avant la livraison des biens ou services. Il sert de base pour informer le vendeur des besoins du client et clarifie la demande du client. La facture, quant à elle, est émise après le transport des biens ou services, pour notifier au client le montant à payer.
- Fonction : Le bon de commande est principalement utilisé pour formaliser la demande d’achat et établir les termes et modalités de la transaction. Il sert de référence pour le suivi des commandes, la gestion des stocks et la planification. La facture, en revanche, est utilisée pour demander le règlement au client. Elle spécifie le montant dû, les conditions de versement et fournit un récapitulatif des biens ou services fournis.
- Nature juridique : Le bon de commande n’a pas de valeur légale contraignante en tant que tel. Il est considéré comme une offre d’achat de la part du client. La facture, en revanche, est un document légalement contraignant qui établit une créance envers le client. Elle est généralement accompagnée d’une preuve de livraison ou d’une preuve de service effectué.
- Flux de documents : Le bon de commande précède généralement la facture dans le flux de documents commerciaux. Une fois que le vendeur reçoit le bon de commande, il prépare et livre les biens ou services demandés. Ensuite, il émet la facture pour demander le paiement au client.
Il est important de noter que le bon de commande et la facture sont complémentaires dans le processus commercial. Le bon de commande établit les termes de la commande, tandis que la facture récapitule les détails de la transaction et demande le paiement.
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