Le bilan comptable est l’élément central des comptes annuels de votre entreprise. En France, une majorité d’entreprises plébiscitent Excel pour sa réalisation. En effet, selon une étude, 54 % des TPE et PME optent pour les tableurs Excel pour gérer une partie de leur comptabilité. Cette préférence souligne sa popularité, mais soulève également des interrogations sur son utilisation pour un bilan comptable. Découvrons donc le bilan comptable sur Excel : ses avantages, ses limites et les différents modèles existants.
Le bilan comptable : définition
Le bilan comptable est une représentation du patrimoine d’une entreprise à un instant donné. Il reflète sa situation économique et met en évidence :
- Son actif : ce qu’elle possède (immobilisations, créances, stocks, etc.). On retrouve aussi l’appellation “actif immobilisé” qui constitue l’ensemble des éléments destinés à être détenus sur le long terme par une entreprise. Par exemple, le bâtiment ou encore le brevet.
- Son passif : ce qu’elle doit (dettes fournisseurs, capitaux propres, capital social, emprunts, etc.).
Le bilan comptable est un document administratif obligatoire, exigible à la clôture de l’exercice comptable de chaque année. Il fait partie des déclarations fiscales qui forment la liasse fiscale. Cette obligation légale sert à attester de la régularité des opérations de l’entreprise et est utilisée pour le calcul des impôts ou taxes à régler auprès de l’administration fiscale.
Au-delà de cette obligation, le bilan est aussi un outil de gestion comptable stratégique. Il offre aux dirigeants d’entreprise une occasion de faire le point sur la situation financière de leur société. Il permet d’optimiser la gestion et d’évaluer la rentabilité en identifiant les postes ou actifs trop coûteux.
C’est aussi une bonne façon d’étudier la solvabilité de l’entreprise en scrutant sa capacité à faire face à ses engagements à court et long terme. Enfin, le bilan comptable est utile pour rassurer les différents partenaires comme les banquiers, fournisseurs ou investisseurs. Ce document sera dans ce cas utilisé pour évaluer la fiabilité de l’entreprise et sa pérennité.
Pourquoi faire son bilan comptable sur Excel ?
Nombreux sont les professionnels qui optent pour Excel afin d’établir leur bilan comptable. Outil phare de la suite Microsoft Office, cet outil est largement plébiscité. Mais quels sont ses atouts majeurs ?
La flexibilité
Excel permet une personnalisation poussée de votre bilan comptable. Il est ainsi facile d’adapter votre bilan aux spécificités de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez ajouter/supprimer des postes ou créer des formules sur mesure.
Le tableur offre de multiples fonctionnalités permettant de traiter l’ensemble des informations comptables. Vous pouvez y importer une quantité importante de données pour y effectuer le traitement.
L’accessibilité
La plupart des salariés de votre entreprise sont familiers avec Excel. Son utilisation est alors facilitée : le logiciel est simple à prendre en main et déjà disponible sur les postes de travail. Certaines fonctionnalités d’automatisation des tâches permettent de gagner du temps et d’éviter la répétitivité de certaines tâches.
Excel est également une solution économique (moins de 150 €), ce qui peut être suffisant si l’entreprise n’a pas de besoins comptables très complexes.
Les modèles disponibles
Il existe une multitude de templates de bilans comptables préconçus pour Excel. Ces modèles facilitent la tâche de vos équipes, en particulier si elles ne sont pas expertes en comptabilité.
Les différents modèles de bilan comptable sur Excel
Grâce à la flexibilité d’Excel, vous pouvez créer ou adopter différents modèles de bilan. Ils varient en fonction de la taille de votre entreprise, de son secteur d’activité ou de ses besoins. Parmi les modèles les plus utilisés, vous trouverez :
Le bilan comptable classique
Ce bilan comptable est particulièrement bien adapté aux petites entreprises ou aux indépendants. Il est établi une fois par an, au moment des comptes annuels. Ce bilan, ainsi que le compte de résultat, doivent être transmis à l’administration fiscale. Il présente une structure simple et donne une vue d’ensemble des actifs et passifs.
Le bilan fonctionnel
Ce bilan est établi à partir du bilan comptable. Il est utilisé pour mettre en avant la structure financière de l’entreprise et son cycle d’exploitation. Le bilan fonctionnel peut être effectué à tout moment de l’année. Son objectif ? Mettre en avant les besoins et ressources générés par un cycle d’exploitation, afin de mieux connaître la capacité de l’entreprise à financer son activité courante.
Il permet de dégager le fonds de roulement et le besoin en fonds de roulement (BFR) pour donner un niveau de trésorerie. C’est un bon moyen d’ajuster ses stratégies en matière d’investissement notamment, ou de gestion opérationnelle.
Le bilan financier
Là encore, le bilan financier est une autre version du bilan comptable. Il met en avant la capacité de l’entreprise à rembourser ses dettes à moyen et long terme. En reclassant les postes du bilan, il est possible d’obtenir une vision plus claire de la répartition entre les capitaux propres et les dettes.
Le bilan financier se focalise donc sur la solvabilité de l’entreprise, en comparant ses liquidités et ses exigibilités.
Le bilan prévisionnel
Le bilan prévisionnel est une projection des actifs et passifs de l’entreprise pour une période future, de 3 ans en général. Son objectif principal est d’anticiper les besoins financiers et les ressources. Ainsi, il est plus facile de planifier les investissements, les embauches ou de prendre d’autres décisions ayant un impact financier.
Ce bilan est souvent demandé aux entreprises en phase de création ou d’expansion par les banques ou investisseurs. Il permet de mieux cerner la rentabilité d’un projet et sa viabilité. Comme tout bilan, il est divisé en 2 parties :
- L’actif prévisionnel : c’est l’estimation des immobilisations, stocks ou créances ;
- le passif prévisionnel : c’est une projection des ressources financières.
Bilan comptable : exemple gratuit à télécharger !
Il peut parfois être difficile de s’y retrouver entre les différentes données comptables à renseigner. Pour mieux vous y retrouver, nous vous proposons ci-dessous un exemple de bilan comptable :
Modèle bilan comptable : à télécharger gratuitement !
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Les limites d’Excel par rapport à un logiciel dédié
Malgré sa popularité et sa polyvalence, Excel peut présenter des limites lors de l’établissement de votre bilan, en particulier si on le compare à un logiciel de gestion comptable.
La principale contrainte du tableur pour préparer son bilan comptable est le risque d’erreurs. Ainsi, une formule mal configurée ou une simple erreur de saisie peuvent fausser l’ensemble de votre comptabilité.
Un logiciel comme Axonaut, quant à lui, permet d’automatiser la saisie de vos actions comptables qui sont synchronisées quotidiennement et intègre des contrôles pour minimiser les risques. Vous pouvez aller même plus loin à travers plusieurs fonctionnalités :
- La possibilité de faire un rapprochement bancaire automatique : vous pouvez ainsi connecter votre banque et rapprocher les dépenses et les factures de la ligne correspondante. Un gain de temps considérable pour réaliser votre comptabilité !
- Un espace gratuit dédié à votre expert-comptable : il peut avoir une visibilité sur l’ensemble de votre comptabilité et paramétrer ses exports.
- Connexion automatique aux logiciels de production comptable : plus besoin de réaliser des exports manuels ! Axonaut exportera automatiquement le journal de ventes et d’achats dans votre logiciel comptable.
Ces tâches peuvent s’avérer particulièrement chronophages lorsqu’elles sont effectuées sur Excel.
Avec Excel, c’est aussi à vous, ou votre équipe, de mettre à jour les modèles et formules qui peuvent évoluer fréquemment en fonction des changements de réglementation. Les logiciels sont mis à jour automatiquement en accord avec les changements.
À mesure que votre entreprise grandit, vos besoins comptables deviennent plus complexes. Excel peut rapidement devenir limité face à cette complexité, tandis qu’un logiciel s’adaptera à l’évolution de vos besoins.
Ainsi, si Excel est un outil puissant et accessible pour réaliser son bilan comptable, il est essentiel de mesurer ses limites, surtout à mesure que l’entreprise évolue. La pertinence d’un logiciel dédié peut alors se manifester. Chaque entreprise doit alors évaluer ses besoins spécifiques pour choisir l’outil le plus adapté à sa gestion financière.
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