La clôture comptable, exercice redouté par beaucoup d’entrepreneurs ! Et pour cause : cela demande une certaine préparation et donc beaucoup de temps. C’est pourtant une étape obligatoire d’un point de vue comptable et légal et cela vous permet d’en savoir plus sur la santé de votre entreprise. Dans cet article, nous vous aidons à mieux choisir la date de clôture de l’exercice comptable et des conseils pour savoir comment procéder avec succès !
Clôture d’exercice comptable : définition
Lors de la création d’une entreprise, les chefs d’entreprise doivent choisir une date de clôture d’exercice comptable.
Cette formalité administrative correspond à l’établissement des documents comptables annuels, et permet d’enregistrer l’ensemble des opérations comptables.
À la clôture fiscale, la société doit produire un bilan, compte de résultat ainsi que des annexes. Les documents à fournir dépendent des statuts juridiques ainsi que du régime d’imposition de votre entreprise.
Suite à la clôture de votre exercice, votre expert-comptable dispose de 3 mois pour établir les comptes annuels. Un délai de 15 jours supplémentaire est accordé lorsque la date de clôture a été fixée au 31 décembre.
De votre côté, cela vous permet d’avoir un bilan de fermeture comptable et de savoir exactement où votre entreprise en est financièrement parlant.
Comment choisir la date de clôture des comptes ?
Pour la majorité des entreprises, vous pouvez choisir la date que vous souhaitez. Cependant, il existe une exception pour les professions libérales soumises aux régimes des bénéfices non commerciaux (BNC). Ces dernières doivent obligatoirement fixer la date de clôture des comptes au 31/12 soit la fin d’année.
Même si la date reste libre, la clôture du bilan comptable doit obligatoirement durer 12 mois ou une année civile entière. Il n’est pas possible de choisir une date variable comme le premier lundi du mois pour clôturer un exercice comptable, il faut que cela soit une date définie comme le 31 décembre.
Beaucoup d’entreprises choisissent d’ailleurs le 31/12 car c’est la date de référence pour bon nombre de comptables et d’entreprises. Cependant, votre choix peut se baser sur d’autres paramètres :
- Sur l’activité de votre entreprise : si votre activité est saisonnière, il sera préférable de la choisir à la fin de la saison. En effet, cette période requiert de la disponibilité pour effectuer l’inventaire ou les liasses fiscales par exemple. De plus, réaliser son bilan comptable est toujours mieux quand vos stocks sont au plus bas et que votre trésorerie est au meilleur de sa forme.
- La prise en compte des optimisations fiscales : par exemple, pour la première année d’exercice, vous pouvez être exonéré de la cotisation financière des entreprises (CFE). Cela sera uniquement le cas si vous n’avez pas clôturé votre exercice au 1er janvier.
- La disponibilité des experts-comptables : étant donné que la majorité des entreprises choisissent la date du 31/12, les experts-comptables peuvent avoir une charge de travail conséquente durant cette période. Vous pouvez donc choisir une autre date pour que votre expert-comptable soit plus disponible lors de la clôture de votre exercice.
Quelle est la durée maximum du premier exercice comptable ?
La clôture comptable doit normalement être de 12 mois selon l’article L 123-12 du code du commerce de l’Administration fiscale. Cependant, il existe une exception pour la durée maximum du premier exercice comptable. En effet, elle peut être inférieure ou supérieure à 12 mois. Même s’il n’existe pas de minimum, un exercice comptable doit être de maximum 24 mois.
Concernant le choix de la date de clôture d’exercice comptable pour les auto entrepreneurs, il n’est pas obligatoire d’en choisir une. En effet, les micro-entreprises devant tenir une comptabilité simplifiée, il n’est pas nécessaire de s’en soucier.
Changement de date de clôture d’exercice comptable : est-ce possible ?
Une fois que vous avez déclaré une date, elle peut être modifiée au cours de l’existence de votre entreprise. Cependant, le report de cloture de compte en comptabilité doit se faire uniquement avant l’expiration de l’exercice en cours et avant la nouvelle date choisie.
Modifier la date de clôture comptable de son exercice requiert également d’engager des démarches administratives. Vous devrez donc effectuer un dépôt au greffe du tribunal de commerce du lieu de votre siège social.
Si vous êtes à la tête d’une SARL, vous devez réaliser une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS) dans le mois de l’assemblée générale extraordinaire (AGE).
Les documents à fournir seront :
- Le formulaire de déclaration de modification rempli.
- La copie des statuts de la société mis à jour.
- Une copie du procès-verbal de l’assemblée ayant pris la décision.
Comment effectuer la clôture comptable ?
Que ce soit pour une clôture comptable mensuelle ou annuelle, vous devrez respecter plusieurs étapes pour produire un bilan conforme !
Réunir les justificatifs des opérations comptables
Avant de clôturer les comptes, commencez par réunir l’ensemble de vos justificatifs comme les relevés bancaires, factures de ventes ou d’achat etc.
Ces documents doivent obligatoirement être présents pour justifier de votre comptabilité. Ils doivent même être conservés pendant une durée de 10 ans.
Vérifier l’enregistrement des opérations
Vous devrez commencer par enregistrer les écritures comptables dans le livre journal. Il faut ensuite éditer le grand livre en séparant les comptes clients et fournisseurs. Il regroupera ici le compte de recette, de dépense, compte de stock, comptes de capitaux etc.
La prochaine étape sera de faire l’inventaire des actifs et passifs, dresser l’inventaire des stocks, effectuer le calcul et la comptabilisation des dotations aux amortissements et comptabiliser ses provisions.
Le plus important à cette étape sera de vérifier que la colonne débit est égale à la colonne crédit.
Réaliser les comptes annuels
Les comptes annuels sont composés du bilan, du compte de résultat et des annexes :
- Le bilan comptable justifie de la santé financière de l’entreprise et rend compte de ce qu’elle possède et ce qu’elle doit.
- Le compte de résultat : il répertorie l’ensemble des produits et charges enregistrés par l’entreprise au cours de l’exercice comptable.
- Les annexes comptables sont par exemple les déclarations de TVA ou CFE de la société.
Automatiser la gestion de la clôture de l’exercice comptable
Une fois la date de clôture d’exercice comptable choisie, il est facile de l’oublier. Grâce à un logiciel comptable comme Axonaut, vous pouvez déclarer votre date de clôture d’exercice en un clic. Cela la gardera en mémoire et les compteurs d’indicateurs clés comme le chiffre d’affaires, les dépenses ou encore la trésorerie seront réinitialisés pour l’exercice suivant.
Pour être conforme à la législation en vigueur, il vous indiquera automatiquement qu’il n’est pas possible d’ajouter, modifier ou supprimer des factures dans votre exercice précédent. Plus aucune raison de se tromper ! Ainsi, vous serez conforme à la législation pour chaque bilan comptable.
Il sera également possible de la retrouver facilement dans votre logiciel sécurisé.
Notre fonctionnalité portail comptable vous permet de retrouver en quelques clics tous vos documents comptables et faciliter la communication avec votre expert-comptable pour être fin prêt au moment du bilan comptable !
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