Coffre-fort numérique : archivage de vos factures électroniques

Sécurisez vos factures électroniques avec l’archivage en coffre-fort numérique. Axonaut vous explique ses fonctions et ses avantages.

Couplé à une plateforme de facturation électronique, un coffre-fort numérique professionnel vous permet de stocker vos documents fiscaux et comptables en toute sécurité.

Vos données bancaires, fiscales, comptables, clients et fournisseurs sont ainsi maintenues en lieu sûr, sans aucune limite de stockage. Accessible uniquement par le biais d’une clé unique, cette solution de coffre-fort numérique vous permet de maintenir leur confidentialité, de les protéger des cyberattaques et d’y accéder facilement en cas de contrôle de l’autorité fiscale.

MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

Pourquoi opter pour l’archivage numérique des factures dans un e-coffre-fort ?

L’archivage numérique des factures doit être sécurisé afin d’éviter les pertes de données et les cyberattaques.

Si les factures sous format papier sont stockées et sécurisées dans une salle d’archives verrouillée ou dans un box de stockage surveillé, la dématérialisation de ces documents n’exclut pas leur sécurisation.

En effet, vos factures doivent être conservées 6 ans d’un point de vue fiscal et 10 ans d’un point de vue comptable. La digitalisation de ces archives vous permet de gagner de l’espace, d’éviter les coûts associés et de diminuer votre empreinte carbone. Mais qu’en est-il de la sécurisation de ces dernières sous format numérique ?

Afin d’éviter les piratages de vos documents, les pertes de données fiscales et comptables ou tout autre incident, il est nécessaire de vous assurer de la mise en lieu sûr de vos factures. Créer un mot de passe sur votre ordinateur ou les déposer sur un serveur partagé accessible uniquement par vos collaborateurs ne suffit pas.

En effet, des cyberattaques ou des piratages informatiques peuvent survenir, ce qui rendra vulnérable l’ensemble de vos données clients et fournisseurs, bancaires et comptables, financières et fiscales… Des dispositifs de sécurité digitaux de qualité doivent alors être mis en place.

Coffre-fort électronique pour vos factures

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ? Vos factures digitalisées sont tout autant voire plus vulnérables que vos documents sous format papier. Il est essentiel de les disposer en lieu sûr afin que vos données ne soient ni endommagées ni dérobées par des cybercriminels.

Pour ce faire, des coffre-forts digitaux existent afin d’assurer l’archivage électronique de vos factures de manière sécurisée. En quoi consistent-ils et à quoi servent-ils exactement ? Axonaut vous aide à y voir plus clair dans la suite de cet article.

Coffre-fort numérique : définition

Également appelé coffre-fort électronique ou e-coffre-fort, cette notion définit un espace de stockage digital permettant d’archiver en toute sécurité des documents et des données considérés comme « sensibles » et confidentiels.

Encadré par l’article L103 du Code des postes et des communications électroniques, ce procédé digital assure la confidentialité de l’intégralité des données professionnelles y étant stockées.

De plus, selon le Code Général des Impôts, vos documents doivent être lisibles, intègres et authentiques. Ce système d’archivage vous permet de maintenir ces caractéristiques essentielles et obligatoires.

La fonction principale d’un coffre numérique n’est ni la gestion quotidienne de documents, comme les outils de GED, ni de conserver vos factures, comme les systèmes de SAE. Un e-coffre-fort permet d’archiver vos factures électroniques de manière sécurisée et d’assurer la confidentialité de leurs données.

E-coffre-fort : fonctions

L’archivage de vos factures électroniques, par le biais d’un e-coffre-fort, vous permet de :

Déposer vos documents et lire leurs données
Contrôler l’intégrité des factures
Lister les documents présents dans ledit e-coffre-fort
Restituer les données facilement en cas de contrôle

Ce système assure donc le suivi et la mise en sécurité de vos données.

Un coffre-fort numérique pour vos factures vous permet de garantir la pérennité, l’intégrité, la traçabilité et la confidentialité de vos documents sensibles grâce à la :

Prévention des pertes de données
Simplicité de la réalisation des contrôles périodiques
Traçabilité facilitée pour les modifications et anomalies
Adaptabilité de l’espace de stockage nécessaire
Application d’une empreinte numérique durant le dépôt de documents
Sécurisation des données sensibles et confidentielles

Ainsi, l’archivage de vos documents dans un coffre-fort numérique vous assure la confidentialité et la sécurité des données présentes dans vos différentes factures, durant les durées réglementaires associées.

Coffre-fort numérique en entreprise : archivage des factures en entreprise

Opter pour un coffre-fort numérique en entreprise vous permet de stocker vos factures électroniques et les données confidentielles s’y trouvant en toute sécurité.

Voici les différents avantages du coffre-fort numérique d’après Axonaut :

Service modulable sans aucune limite d’archivage
Capacité de stockage adaptée aux besoins de chaque entreprise
Économies sur les coûts d’un stockage physique
Diminution du risque de perte de données et de piratage/cyberattaque
Entrée par clé numérique unique rendant l’accès possible à une seule personne
Économies dues à la non-impression des différents documents de facturation
Respect de valeurs responsables par la réduction de l’empreinte écologique de l’archivage

Pour l’archivage électronique de vos factures fournisseurs ou bien pour assurer la confidentialité des données de vos clients, les coffres-forts numériques représentent une solution adaptée et avantageuse pour votre entreprise.

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