Savez-vous que 50% des salariés consacrent près d’1h par mois aux notes de frais ? Il existe cependant des solutions pour faire gagner un temps précieux à vos employés. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour faire une note de frais en quelques clics et optimiser les procédures de remboursement !
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Quelle est la définition de la note de frais ? C’est un relevé qui enregistre toutes les dépenses effectuées par un salarié sur son propre compte bancaire. Les montants doivent également être considérés comme raisonnables ou une note de frais peut être considérée comme un avantage en nature.
Votre entreprise pourra ainsi procéder au remboursement de plusieurs frais :
- Les frais de déplacement : ils sont remboursés selon le barème de l’administration fiscale.
- Les frais de restaurant : votre salarié ne devra pas oublier de demander un reçu avec la date, le montant ainsi que le taux de la TVA.
- Les frais d’hébergement : si votre employé se trouve à minimum 50 kilomètres de chez lui ou il doit effectuer 1h30 de transport, vous devrez lui rembourser les frais d’hôtel.
- Les frais d’abonnement de téléphone : si un commercial a l’habitude d’être sur la route et contacte ses clients également, vous pourrez apporter une contribution sur cette partie.
- Les frais de télétravail.
Autre élément important : elle doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif et être réalisée dans le cadre de son activité professionnelle uniquement. Le salarié doit fournir le justificatif dans un délai de 3 mois maximum. À la suite de la réception de la note de frais et du justificatif, l’entreprise est tenue de rembourser dans un délai maximum de 5 ans.
Comme pour vos documents comptables, les justificatifs de note de frais doivent être conservés dans un délai de 10 ans. Lors d’un contrôle fiscal, ils vous seront demandés tout comme les factures.
Comment faire une note de frais ?
Pour savoir comment rédiger une note de frais, il faudra renseigner plusieurs mentions obligatoires :
- La date de la dépense.
- Le nom du salarié et son service si besoin.
- Le motif de la dépense.
- Le lieu du déplacement.
- La nature des frais (restaurant, hôtel etc.).
- Le montant HT et TTC.
- Le taux de TVA.
En effet, l’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais si elle est visible sur le document justificatif. Cela est possible dans le cas de frais de repas, frais de déplacement uniquement pour tickets de péage d’autoroute et frais de carburant et pour les cadeaux d’entreprise si le montant ne dépasse pas 69 euros TTC par an.
Faire une note de frais kilométrique implique également de renseigner des mentions différentes pour qu’elle soit conforme :
- Le lieu de la mission.
- Le nombre de kilomètres parcourus.
- Le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
- Les différentes étapes du trajet.
- Les frais de déplacement.
Enfin, pour saisir une note de frais en comptabilité, vous devrez ajouter une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6 (6521 pour les voyages et déplacements par exemple).
Exemple procédure remboursement note de frais
Pour rembourser des frais, vous pourrez opter pour le réel ou sous forme d’allocations forfaitaires. Dans ce deuxième cas, vous devrez le déclarer au préalable dans le contrat de travail.
Alors que l’allocation ne nécessite pas la rédaction d’une note de frais, le remboursement des frais réels doit détailler toutes les dépenses dans la note de frais. Vous devrez obligatoirement retrouver le justificatif attaché.
Sachant que plus de 50% des salariés consacrent entre 30 minutes et 1h par mois au traitement des notes de frais, les entreprises sont à la recherche de la simplification de cette tâche chronophage. Pour vous aider à fluidifier son traitement, nous vous présentons un exemple de procédure de remboursement de note de frais à appliquer rapidement.
Il arrive souvent que les entreprises demandent à leurs employés de transmettre un justificatif papier et le service comptable se charge du reste. Résultat : une difficulté de suivi et de classement des justificatifs et des délais de remboursement à rallonge.
Pour éviter les erreurs et gagner du temps, adopter un logiciel de note de frais comme Axonaut sera votre meilleur allié. Vous pourrez demander à vos employés de télécharger directement l’application sur leur téléphone mobile. Ainsi, dès qu’une dépense est effectuée, ils peuvent prendre en photo le justificatif et le logiciel pré remplira automatiquement la dépense en fonction des informations. L’ensemble des mentions obligatoires seront déjà renseignées.
Une fois enregistré, le manager aura un portail dédié où il pourra vérifier l’ensemble des notes de frais, les valider et les payer en quelques clics.
En somme, ce qui prend 1h à votre employé peut désormais prendre quelques minutes ! De votre côté, vous êtes sûr de retrouver tous les justificatifs stockés dans une même interface en cas de contrôle. Le logiciel vous préviendra même si un employé l’aurait oublié !
Note de frais modèle
Nous vous présentons un modèle de note de frais grâce au logiciel Axonaut. Vous pourrez automatiser la gestion de vos dépenses en quelques clics grâce à plusieurs fonctionnalités :
- Création des dépenses et notes de frais en un clic.
- Système de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui pré remplit automatiquement vos dépenses.
- Gestion des notes de frais dans un panneau dédié pour le manager (acceptation, paiement).
- Conservation des justificatifs dans un espace sécurisé.
En conclusion, faire une note de frais implique d’ajouter les mentions en vigueur pour ce type de documents. Un logiciel pourra vous aider à automatiser la création ainsi que la procédure de remboursement de ce document essentiel pour justifier d’une dépense au sein de votre entreprise.
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