Comment faire une facture électronique ? Cette question va devenir centrale dans les prochaines années pour votre entreprise. En effet, à partir de 2024, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA devront transmettre des e-factures grâce à une plateforme de facture électronique. Dans cet article, nous vous détaillons comment va se présenter cette nouvelle réforme et sur le fonctionnement d’une facture électronique !
MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :
L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.
Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.
Facture électronique PDF : deux notions différentes
Quelle est la définition de la facture électronique ? Pour bien comprendre ce qu’est la facturation électronique, il convient de différencier plusieurs éléments :
- La facture électronique et le PDF,
- Est-ce qu’une facture dématérialisée a la même signification qu’une facture électronique ?
Une facture est uniquement considérée comme électronique lorsqu’elle est émise, transmise et reçue sous ce format. En d’autres mots, une facture PDF ou dématérialisée n’est pas électronique car elles ne respectent pas l’ensemble de ce processus.
De plus, pour qu’une facture au format électronique soit conforme, elle doit respecter les mentions obligatoires présentes également sur une facture papier ou PDF :
- La date et le numéro de la facture. Il faut que la facture soit identifiée avec un numéro unique et chaque numéro de facture doit se suivre.
- Les coordonnées de l’émetteur.
- L’identité du récepteur.
- La description détaillée du service ou de la marchandise.
- Le montant total de la facture : montant hors taxes, toutes charges comprises, taux de la TVA, réductions éventuelles, modalités de paiement.
- Le numéro SIREN du client.
- L’adresse de livraisons des biens.
- La catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou catégorie qui regroupe les deux).
- L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Format facture électronique : quels sont-ils ?
Pour répondre plus précisément à la question “qu’est-ce qu’une facture électronique ?“, il est également important de définir les différents types de formats. Il en existe trois :
- Les factures au format non structuré. La facture électronique étant obligatoire dans le secteur privé prochainement, il ne sera plus accepté. En effet, vous connaissez certainement ces factures sous le format PDF ou JPEG par exemple.
- Les factures au format structuré. Les données dans ce type de factures sont faites pour qu’elles soient lues automatiquement par des logiciels. Cela correspond au format XML par exemple.
- Les factures au format hybride. Ce type de format reprend les éléments indiqués ci-dessus : lisible par l’homme ainsi que les logiciels. L’exemple le plus connu est la Factur-X.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
Pour permettre aux entreprises et aux collectivités locales d’effectuer une transition en douceur, le gouvernement a décidé de mettre en place plusieurs calendriers de mise en place pour l’e-facture. Dans un premier temps, elle est devenue obligatoire pour le service public. Concernant le secteur privé, le report de la facture électronique a été acté, un nouveau calendrier de déploiement a été mis en place. Nous vous détaillons ces différents éléments dans notre article !
La facturation électronique dans le service public
Jusqu’en 2026, l’obligation de la facture électronique concerne uniquement les entités publiques et leurs clients. Créée en septembre 2016, la plateforme Chorus Pro permet le dépôt, la transmission et la réception des factures pour les entreprises traitant avec les collectivités locales. Son objectif est de réduire l’impact écologique des marchés publics et assurer de meilleurs délais de paiement.
Pour s’assurer que chaque entreprise soit conforme, le déploiement s’est fait progressivement en suivant un calendrier de facturation :
- A partir du 1er janvier 2017, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés ont commencé à utiliser ce dispositif.
- La réforme s’est poursuivie avec l’adoption des entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- Le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) ont commencé à utiliser cette nouvelle plateforme pour envoyer leurs factures à leurs clients du service public.
- Enfin, à partir du 1er janvier 2020, les micro-entreprises et les TPE ont adopté cette nouvelle législation.
La facture électronique obligatoire dans le secteur privé
Au départ prévu à partir de 2024, l’obligation de la facture électronique a finalement été décalée à 2026. Dans l’article 91 de la loi finances pour 2024, l’État fixe un calendrier de déploiement pour les entreprises assujetties à la TVA. Tout comme dans le secteur public, les entreprises adopteront l’e-facture à une certaine date en fonction de la taille de leurs structures.
Même si cette nouvelle réforme peut faire peur aux entreprises, elle représentera un véritable atout dans la gestion de votre entreprise.
En effet, en adoptant la facturation électronique, vous gagnerez en productivité. Vous pourrez davantage automatiser les tâches liées à la création et à l’envoi des factures. Fini de créer de toutes pièces chaque facture !
Les impayés sont une des préoccupations des entrepreneurs. Vous pourrez faire payer vos clients plus facilement grâce à la connexion avec des systèmes de paiement en ligne.
Vous pourrez également gérer en temps réel votre entreprise. Vous pourrez connaître le chiffre d’affaires et votre trésorerie rapidement.
Facturation électronique calendrier : le détail pour les entreprises
Ce nouveau calendrier de la facturation électronique propose une mise en place aux entreprises en fonction de leur taille :
- A partir du 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront recevoir et émettre des factures électroniques.
- A partir du 1er septembre 2027, cela sera autour des petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux micro-entreprises.
Comment faire une facture électronique ?
Pour faire une e-facture, il faudra choisir un logiciel de facturation conforme à la nouvelle législation à partir de 2024. Une fois que vous aurez choisi un outil dédié, comment marche la facture électronique concrètement ?
La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a dessiné les contours de la réforme pour mieux comprendre son fonctionnement. Elle a décidé de mettre en place un schéma en Y qui fera intervenir plus acteurs :
- Le Portail Public de Facturation : C’est une plateforme officielle mise en place par l’administration fiscale. Elle reprend les mêmes fonctionnalités que le portail service public, Chorus Pro. De plus, elle aura un rôle déterminant dans un autre volet de cette nouvelle loi : l’e-reporting. En effet, le PPF transmettra certaines informations à l’administration fiscale comme le montant de la TVA ou le montant de l’opération.
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires : Tout comme le PPF, les PDP pourront transmettre les factures à l’administration fiscale. Pour cela, elles devront se faire immatriculer auprès de l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable.
- Les Opérateurs de Dématérialisation : ce sont des opérateurs qui joueront un rôle dans la création et la transmission des factures mais qui ne seront pas reconnus officiellement comme PDP par l’administration fiscale. Cela représentera donc des logiciels de facturation, de gestion commerciale ou pré comptabilité.
Par exemple, l’entreprise émettrice créera ses factures sur un opérateur de dématérialisation. L’OD se chargera de la déposer sur le PPF ou via une PDP. Cette dernière transmettra ensuite les informations à l’entreprise destinataire ainsi qu’au PPF.
En conclusion, à partir de 2026, l’ensemble des entreprises françaises soumises à la TVA devront réaliser des factures électroniques. Pour cela, elles devront passer par un opérateur de dématérialisation ou une plateforme de dématérialisation partenaire.
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