Comment passer à la facture électronique ?

Vous comptez passer à la facture électronique ? Découvrez le mode d’emploi pour adapter sereinement votre entreprise à la digitalisation.

La réforme de la facturation électronique obligatoire se précise. Dès 2024, toutes les entreprises françaises auront l’obligation d’éditer leurs factures de manière numérisée. Cette mise en place se fera de manière progressive selon un calendrier précis pour permettre aux entreprises d’adapter leurs process. Si beaucoup de sociétés se sont déjà adaptées, d’autres n’ont pas encore passé le pas. Mais alors comment passer à la facturation électronique ? Quels sont les outils à disposition et comment informer vos clients de votre passage à l’e-facture ? Axonaut, votre plateforme de gestion d’entreprise vous guide à travers notre série d’articles dédiée : Plateforme facture électronique.

MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

La facture électronique obligatoire dès 2024

Déjà encouragée par le Gouvernement, la facture électronique en France prévoit d’être obligatoire pour toutes les entreprises des secteurs privés et publics dès le 1^er juillet 2024. Cette dématérialisation provient de la loi française et répond à plusieurs objectifs : alléger les charges administratives, réduire les coûts, simplifier les obligations déclaratives, mais aussi lutter contre la fraude.

Que vous soyez une grande, moyenne, petite ou micro-entreprise, il n’y a pas de conditions pour passer aux factures électroniques. Vous devrez nécessairement vous y conformer entre 2024 et 2026. Selon la taille de votre entreprise, un calendrier progressif fixe les passages. Mais pourquoi le Gouvernement impose-t-il cette dématérialisation ?

Facture électronique : les avantages

La facturation électronique vise à faciliter et à mieux tracer les échanges transactionnels, mais pas que. Dans un contexte de crise sanitaire et d’urgence environnementale, ce mode de facturation accroît davantage la transition digitale des entreprises avec l’introduction d’un nouveau format de facture sous PDF. Le nouveau format permet d’introduire des informations supplémentaires dans la facture sans changer le visuel existant. Cette transformation permet également à l’État de mieux adapter sa politique économique.

Si vous n’êtes pas encore passé à la facturation électronique, sachez que les avantages pour votre entreprise sont multiples :

Diminuer les coûts de papier, d’impression, d’affranchissement, d’envoi et d’archivage.

Réduire l’empreinte carbone en diminuant l’utilisation du support papier.

Automatiser et intégrer le processus de réception des factures afin d’enclencher leur traitement plus rapidement.

Augmenter la productivité de votre société en délestant certaines tâches administratives.

Éviter les erreurs de saisie grâce aux factures générées automatiquement entre le fournisseur et son client.

Réduire le délai d’envoi et de règlement des factures.

Sécuriser les transactions grâce à l’intégrité et à l’authenticité des factures.

Faciliter l’archivage et la récupération des données en limitant la perte et en sécurisant la conservation des documents.

Le calendrier du passage à la facture électronique

Que vous soyez une entreprise du secteur public ou privé, il convient de faire attention à ce calendrier pour respecter le passage à la facture électronique.

Fixé par l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021, le calendrier prévoit le déploiement de la numérisation des factures comme suit :

Dès le 1^er juillet 2024 : les factures électroniques devront être déployées en réception pour tous les assujettis à la TVA.

Dès le 1^er juillet 2024 : les factures électroniques devront être déployées en transmission, pour les grandes entreprises.

Dès le 1^er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront passer à la facture électronique en transmission.

Dès le 1^er janvier 2026 : les moyennes, petites (PME) et micro-entreprises (TPE) devront passer à la facture électronique en transmission et émission.

Je passe à la facturation électronique : par où commencer ?

comment passer à la facture électronique

En tant qu’entrepreneur, comment procéder si je passe à la facturation électronique ? Pour commencer, il est essentiel d’évaluer précisément vos besoins actuels en termes de gestion des factures (volume de factures à traiter par mois, clients et fournisseurs concernés, répartition des factures sur le sol national ou international).

Une fois que l’audit est réalisé, vous pouvez vous rapprocher de vos interlocuteurs concernés en interne et en externe pour connaître leurs besoins. Dès que tous les besoins ont été pris en compte se pose la question du prestataire ou de l’organisme compétent pour la digitalisation.

La facture électronique pour les TPE est un véritable enjeu ! Pour tout savoir sur le sujet, voici un dossier complet sur les factures électronique dans les TPE :

Facture électronique TPE : tout ce que vous devez savoir !

Comment émettre et recevoir mes factures électroniques ?

Toutes vos factures, qu’elles soient émises ou reçues, transiteront nécessairement par la ou les plateformes de dématérialisation choisies. Celle-ci peut être identique ou différente de votre fournisseur. Pour les entreprises du secteur public, la facturation électronique passe désormais par le portail Chorus Pro.

Le choix de cette plateforme est à la libre appréciation de l’entreprise. Il faut veiller à ce que celle-ci soit partenaire de l’administration, c’est-à-dire immatriculée par cette dernière. Seules les plateformes immatriculées sont habilitées à assurer l’ensemble des fonctions que requiert la facturation électronique.

Comment informer ses clients du passage à la facture électronique ?

Pour une bonne mise en place de la facturation électronique entre votre entreprise et vos clients, il est important d’informer. La facture électronique pour vos clients peut être synonyme de crainte en raison du changement qu’elle suppose. Mais comment communiquer cela en douceur à vos clients ?

Afin d’intégrer pleinement vos partenaires dans votre processus de digitalisation, il est important de définir les enjeux de celle-ci pour vous et vos clients :

L’obligation de passer aux factures électroniques.
Les pénalités encourues en cas de non-respect.
Le gain de rapidité et de productivité.
La réduction des coûts pour les factures.
L’accélération du traitement des factures.

Pour informer vos clients de votre passage à la facturation électronique, vous pouvez tout à fait envoyer un courrier papier ou électronique, préparer un rendez-vous individuel avec le client ou présenter le projet sous forme de conférence en ligne. Avant de se faire, il est avant tout essentiel d’identifier tous les acteurs du projet.

Pour plus de pédagogie, vous pouvez aussi créer une infographie à destination de vos clients et expliquer le nouveau processus mis en place. Celle-ci devra reprendre tous les éléments nécessaires tels que le projet de dématérialisation, l’argumentaire, les modes et les formats d’échanges prévus.

E-facture : faut-il passer par un organisme ?

Pour mes e-factures, faut-il passer par un organisme ? S’il existe un système créé par l’État pour couvrir vos besoins, à savoir Chorus Pro (portail public de facturation), certaines entreprises partenaires proposent leur propre plateforme de facturation électronique avec d’autres gammes de services.

En savoir plus sur la thématique :