Dans le cas d’une vente de bien ou de service, la facture est le document incontournable. Étant donné que de nombreuses règles existent autour de la facturation, un entrepreneur peut parfois être perdu. Parmi les règles importantes, il y a les mentions obligatoires ou encore le délai de facturation. Pourquoi facturer ? Quand envoyer la facture au client ? Découvrez dans cet article comment maîtriser les règles sur le délai de facturation !
Pourquoi facturer ?
Lorsque vous réalisez une vente avec votre client, il est souvent nécessaire de réaliser une facture pour plusieurs raisons :
- La facture est une preuve juridique qu’une prestation a été réalisée et elle indique que le vendeur est en droit de réclamer cette somme.
- Elle a également une fonction commerciale car elle informe l’acheteur de l’ensemble des conditions de vente (montant à payer, TVA, description des produits etc.).
- C’est une pièce comptable majeure. En effet, la facture est une pièce justificative qui sert à l’établissement des comptes annuels et donc participe à la clarté de votre comptabilité. Elle est notamment demandée en cas de contrôle de vos activités.
- D’un point de vue fiscal, c’est un support nécessaire lors de la collecte ainsi que la déduction éventuelle de la TVA.
Quand est-ce qu’une facture devient obligatoire ?
Au vu de son importance juridique, commerciale, comptable et fiscale, la facture est un document obligatoire dans plusieurs cas de figure :
- Toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels,
- Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 euros (TVA comprise) pour un particulier,
- Toute activité de production, distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leurs clients,
- Les ventes à un particulier entre États membres de l’Union Européenne,
- Les livraisons aux enchères publiques (œuvres d’art, objets de collection etc.),
- Lorsque le client en fait la demande.
Quel est le délai pour facturer une prestation ?
Votre client est d’accord pour faire appel à vos services mais vous ne savez pas quand facturer une prestation de service ? D’après l’article 289 du code général des impôts, une facture doit être remise dès que le service est terminé.
Dans le cas d’une prestation qui peut durer dans le temps, l’alternative sera de réaliser des factures d’avancement. Qu’est-ce qu’une facture d’avancement ? C’est une facture qui permet d’étaler les paiements d’un projet en cours sur le temps. Les paiements sont effectués en fonction du travail effectué à un instant T.
Même si un projet dure dans le temps, le temps limite pour facturer un client prévu par la loi ne peut pas dépasser 1 mois.
Une fois la facture envoyée, il est important également de conserver vos factures pendant une durée de 10 ans. En effet, en cas de contrôle, l’administration fiscale doit être en mesure de les consulter dans ce délai.
Quel est le délai pour émettre une facture d’une livraison de bien ?
Pour savoir quand établir une facture pour une livraison de bien, il faut également se référer au délai de facturation d’une prestation de service.
Normalement, les lois sont claires : vous devez envoyer vos factures dès la réalisation de la livraison. Cependant, si besoin est, le délai maximum pour établir une facture peut aller jusqu’à 1 mois.
Vous pouvez également réaliser des factures périodiques dans le cas d’une livraison régulière des produits. Par exemple, vous livrez chaque semaine une commande de fruits et légumes à une entreprise, vous pouvez lui envoyer chaque mois une facture récapitulant les livraisons effectuées.
Délai pour envoyer une facture à un client : pourquoi envoyer le plus tôt possible ?
Que vous travaillez dans la prestation de service ou la livraison de bien, il est conseillé de conserver un délai de facturation très court.
En effet, facturer le plus rapidement possible vous permet de suivre plus facilement l’état de votre trésorerie en temps réel. Vous avez une meilleure idée quand votre entreprise connaîtra une rentrée d’argent.
C’est également le meilleur moyen d’être payé rapidement. Plus vous repoussez le temps limite pour facturer un client, moins vous aurez de chance de recevoir la somme rapidement. Sachant que les impayés sont un des plus grands défis des entrepreneurs, autant mettre toutes les chances de son côté !
Dans le cas d’un retard de paiement, cela vous permet de réagir rapidement afin d’obtenir la somme attendue.
Enfin, une des raisons la plus évidente : facturer tôt permet de ne pas oublier de facturer tout court ! En tant qu’entrepreneur, vous avez beaucoup de choses à faire et éditer un document peut vite passer à la trappe.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
Si vous ne réalisez pas de factures pour justifier d’un échange commercial, vous pourriez vous voir infliger de lourdes amendes. En effet, la loi prévoit une amende d’un montant égal à 50% du montant de la transaction. Le plafond étant fixé à 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.
En revanche, si vous avez inscrit les transactions dans votre comptabilité sans la facture, les amendes sont plus clémentes. Le montant est donc revu à 5% du montant de la transaction avec un plafond fixé à 37 500 euros.
Si cela venait à se répéter dans un délai de 2 ans après la première sanction, le maximum de l’amende passera à 150 000 euros pour une personne physique et 750 000 euros pour une personne morale.
De plus, en cas de facturation tardive qui dépasse le délai légal, vous pourrez écoper une amende de 50 euros également.
Comment faire une facture ?
Pour faire une facture, l’administration fiscale a posé plusieurs mentions générales obligatoires. Si vous créez des factures papier ou sur Excel, gare aux oublis ! En effet, vous pouvez oublier d’indiquer les coordonnées de votre client, les conditions de paiement, une description exhaustive de vos prestations etc. Ce sont des éléments qui peuvent porter préjudice à la relation client également.
Ainsi, pour alléger le travail administratif des entreprises, les pays de l’Union Européenne ont décidé de passer des lois pour rendre la facturation électronique obligatoire. En France, la facturation électronique pour les entreprises deviendra donc obligatoire à partir de 2024.
Pour les entreprises françaises, faire la transition d’Excel ou la facture papier vers la facture électronique représente de nombreux avantages. Vous n’avez plus besoin de penser à toutes les informations obligatoires dans une facture : un logiciel de facturation le fait automatiquement ! C’est donc un gain de temps important qui vous permet de vous concentrer sur votre métier et la relation avec votre client.
Un logiciel de facturation possède d’ailleurs de nombreuses fonctionnalités qui vont vous aider à gérer plus facilement votre entreprise au quotidien :
- Paiement des factures en ligne,
- Relance des factures et devis automatisée,
- Création de vos factures en quelques clics,
- Personnalisation du look de vos documents à l’image de votre entreprise,
- Connexion en temps à votre compte bancaire pour suivre votre trésorerie.
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