Vous voulez disposer de preuves qu’une facture a bien été payée ? La facture acquittée sera la meilleure solution pour votre entreprise ! Pour être sûr de respecter les règles de facturation en vigueur, découvrez notre article dédié pour tout connaître ce document essentiel pour votre entreprise : définition, fonctionnement et modèles !
Facture acquittée : définition
Qu’est-ce qu’une facture acquittée ? Ce document comptable correspond à une facture réglée dans son intégralité par votre client.
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle se révèle être un justificatif comptable très précieux lors de la vente ou acquisition de biens ou services. En effet, elle pourra vous servir de preuve de paiement dans un tribunal en cas de litige sur une créance. Tout comme une facture normale, elle a une valeur juridique pour le fournisseur et doit donc être conservée soigneusement.
On peut d’ailleurs citer l’article 1353 du Code Civil : “Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation.”
Pour le fournisseur, c’est également un type de facture qui permet de s’assurer de la bonne gestion de sa trésorerie. En effet, cela vous permet de voir en un seul coup d’œil si une facture a bien été réglée en temps et en heure par ses clients.
Qui peut acquitter une facture ?
En règle générale, c’est au vendeur ou fournisseur de réaliser une facture avec mention acquittée pour les clients. Il est d’ailleurs important qu’il respecte un délai. En effet, il est fortement recommandé d’indiquer qu’une facture est payée à la réception du paiement dans son intégralité. C’est d’autant plus important dans le cas d’une facture acquittée en espèces car il sera difficile de transmettre une preuve comme une copie du relevé bancaire.
Vous conservez ainsi une preuve juridique irréfutable devant un juge si conflit il devait y avoir avec votre client. Au vu de son importance, l’acheteur pourra également vouloir recevoir une copie du document. Comment obtenir une facture acquittée ? Même si le prestataire n’est pas obligé de vous l’envoyer, vous pourrez lui en faire la demande directement pour vous protéger également. C’est un avantage dans la relation commerciale car cela inspire confiance pour les deux parties.
Cependant, le client peut également apposer la mention acquittée sur la facture. Il faudra alors renseigner les mêmes mentions obligatoires en envoyant une copie du relevé bancaire pour preuve.
Comment prouver un paiement sans facture payée ?
Si ni le vendeur ni le fournisseur n’ont acquitté une facture commerciale, comment prouver un paiement ? Tout dépend du moyen de règlement :
- Par virement bancaire : l’acheteur devra demander à la banque une preuve des paiements. Elle déterminera quel compte a été crédité.
- Dans le cas d’une facture acquittée par chèque, cela sera le même processus : il faudra demander un justificatif auprès de votre banquier.
- La facture payée par espèces est le cas le plus compliqué. Il est plus difficile d’obtenir des preuves. Si vous continuez à opter pour ce mode de règlement, nous vous conseillons d’avoir le réflexe d’apposer la mention sur chaque facture.
- Par carte bancaire, cela reste le moyen de paiement le plus simple. Le client pourra envoyer une copie du relevé bancaire au vendeur.
Le vendeur pourra également faire appel à un expert-comptable ou un commissaire aux comptes. Ils viendront certifier les justificatifs de paiements.
Si besoin, un huissier de justice pourra constater l’acquittement d’une facture. Elle sera recevable devant un tribunal de justice.
Dans le cas d’une facture non payée, nous vous conseillons dans un premier temps les relances à l’amiable : courrier, email et téléphone. Sans retour de la part de votre client, vous devrez lancer une procédure de recouvrement auprès d’un huissier si le montant de la créance est inférieur à 4000 euros. Il faudra saisir directement un juge afin de prononcer une injonction de payer si le montant de la créance s’élève à plus de 4000 euros.
Comment faire une facture acquittée ?
Les mentions obligatoires d’une facture acquittée
Pour établir une facture acquittée, vous n’aurez pas besoin de créer une nouvelle facture. Il vous suffira de faire apparaître plusieurs mentions obligatoires sur la facture d’origine :
- L’indication “acquittée”.
- La date du règlement.
- Le mode de paiement.
- Les références du paiement.
La durée de conservation des factures acquittées
D’après l’article L123-22 du Code de commerce, la conservation des factures est beaucoup plus longue que les autres documents commerciaux.
En effet, tout comme une facture classique, vous devrez les conserver pour une durée de 10 ans à partir de la date de clôture comptable.
Si vous choisissiez un support informatique, la durée sera différente. L’archivage des factures électronique a quant à elle une durée maximale de 3 ans.
Modèle facture acquittée sur Excel et Word
En tant qu’entrepreneur, Excel ou Word est la solution privilégiée pour gérer sa comptabilité : facile d’accès et utilisé par beaucoup d’entreprises et de clients.
Cependant, au fur et à mesure de votre développement, ses limites deviendront un frein dans la gestion de votre activité : erreurs de saisie, perte de temps et tâches répétitives etc.
Automatiser la gestion de vos factures acquittées
En choisissant un logiciel de facture comme Axonaut, fini les oublis dans votre comptabilité ! En effet, vous pourrez automatiser la gestion de votre facturation grâce à plusieurs fonctionnalités :
- Générer des factures de vente à l’image de votre entreprise.
- Passage du devis à la facture en un clic.
- Signature électronique de vos documents commerciaux.
- Règlement en ligne de vos factures : Stripe, GoCardless et Paypal. Plus rapide, plus efficace : une garantie de réduire vos délais de paiement !
- Création automatique de vos factures acquittées. Une fois que vous recevez un paiement, Axonaut créé pour vous la facture acquittée avec les mentions obligatoires. Elle est également conservée dans le logiciel pour la retrouver plus facilement et l’envoyer en un clic.
- Conservation et archivage de vos factures en toute sécurité.
- Relance automatique de vos impayées : facilitez le recouvrement de vos factures !
- Connexion à votre compte en banque pour connaître en temps réel les entrées et les sorties de trésorerie.
De plus, à partir de 2027, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA devront également adopter une plateforme de facturation électronique. Autant en profiter pour adopter un logiciel qui vous permette d’automatiser la gestion de votre entreprise !
Afin d’y voir plus clair, nous vous proposons également un exemple de facture acquittée établi automatiquement sur Axonaut. Elle est disponible directement sur votre compte une fois la facture payée :
En conclusion, une facture acquittée est une facture payée dans son intégralité. Son utilité ? Même si elle n’est pas obligatoire, elle permet de justifier d’un paiement et constitue une preuve irréfutable lors d’un conflit. Utiliser un logiciel de facturation vous permet d’automatiser sa création et la transmettre plus facilement à votre client.
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