Facture électronique : les avantages pour vos clients

Au sujet de la facture électronique, les avantages pour vos clients sont nombreux. Axonaut vous explique tous les bénéfices de ce système.

La généralisation de la facture électronique approche. Vous avez sûrement dû entendre parler de facture électronique, facture dématérialisée. Si depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures par voie électronique pour les organismes étatiques et les collectivités territoriales, celle-ci deviendra obligatoire pour l’ensemble des sociétés assujetties dès le 1er juillet 2024. Pour leur permettre de s’adapter en douceur à la digitalisation, l’État a établi un calendrier progressif en fonction de la taille des entreprises.

Si vous comptez passer à la facturation électronique sans avoir connaissance des bénéfices que celle-ci peut vous apporter, voici l’inventaire de ses atouts par Axonaut. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur la facturation électronique : ses avantages et son fonctionnement, dans notre article de blog.

EDIT :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

Les dates clés du passage à la facturation électronique

Pour rappel, le calendrier de déploiement de la facturation électronique et de la transmission des données à l’administration fiscale tient avant tout compte de la taille des entreprises afin qu’elles puissent s’adapter sereinement à la réforme. Voici le calendrier de passage au format électronique :

Dès le 1er juillet 2024 : en réception pour tous les assujettis et en émission pour les grandes entreprises.
Dès le 1er janvier 2025 : pour les entreprises intermédiaires.
Dès le 1er janvier 2026 : pour les petites et moyennes entreprises mais aussi les microentreprises.

L’obligation de facturation électronique se fait en douceur afin de permettre une meilleure adhésion de la part des entreprises françaises. La dématérialisation de facture ne doit pas être vue comme une contrainte mais plus comme une opportunité afin de simplifier la gestion d’entreprise.

Top des avantages de la facturation électronique

Voici le top des avantages de la facturation électronique pour vos objectifs d’entreprise et vos clients. Plus de rapidité, d’économie… Les équipes optimisent leur temps de travail et peuvent archiver plus facilement leurs factures. On oublie les factures papiers, il est de temps de passer à la facture électronique !

L’avantage est aussi de pouvoir simplifier les déclarations au niveau fiscal grâce au système d’e-reporting. Comme vous allez le voir, émettre une facture électronique vous fera gagner du temps !

Les avantages de la facture électronique pour votre entreprise en interne

En tant que dirigeant, vous avez plusieurs problématiques d’ordre technique et économique. Facilitatrice, la facture par voie électronique permet avant tout de gagner en productivité tout en réduisant les coûts. Mais comment cela se traduit-il concrètement ?

Le coût d’une facture n’est pas à négliger. Outre le temps passé, l’envoi de facture papier coûte cher. Vous réalisez des économies grâce à la suppression du papier et de l’ensemble des étapes relatives à un envoi de facture papier : impression, affranchissement, envoi et archivage. Ce processus entraîne d’importants coûts pour une société, d’autant plus quand on sait que le montant d’une facture entrante oscille entre 14 et 20 € et entre 5 et 10 € pour une facture sortante. Émettre une facture électronique, une facture dématérialisée et même recevoir une facture numérique vous fera gagner de l’argent !
Vous évitez les erreurs de saisie : la facturation au format électronique permet d’éliminer les erreurs de saisie humaines grâce à un système d’automatisation et de pré-remplissage.
Vous réduisez les délais d’envoi et de règlement grâce aux processus accélérés de la facture électronique.
Vous sécurisez l’envoi de vos factures : l’envoi d’une facture électronique se fait via un réseau privé ou un protocole particulier permettant de garantir l’intégrité, l’origine et l’authenticité de la facture.
Vousarchivez vos factures efficacement : grâce à un système d’archivage électronique (SAE), vos factures sont stockées tout en garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité à l’égard de l’administration fiscale. La gestion électronique a ses avantages.
Vous gagnez en productivité : fini les tâches chronophages pour traiter les factures. L’automatisation de celles-ci permet à vos équipes de se délester des tâches administratives et de se consacrer sur d’autres objectifs.
Vous facturez de manière légale : à partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises devront utiliser l’e-facturation via un logiciel de facturation agréé afin d’être en règle par rapport à l’administration fiscale.

Les avantages de la facture électronique pour vos clients

Les bons comptes font les bons amis ! Les factures électroniques ont des bénéfices pour vos clients. Parler de facture électronique se signifie pas qu’un gain pour votre entreprise. Outre les bénéfices gagnés en interne, la facture électronique présente aussi des avantages dans vos relations avec vos clients et les factures fournisseurs :

Ils peuvent effectuer les règlements directement en ligne en évitant les erreurs grâce à la saisie automatique.
Ils peuvent stocker toutes les factures qui concernent les transactions avec votre société dans un espace dédié, grâce à l’archivage électronique.
Ils peuvent consulter leurs factures lorsqu’ils le souhaitent : grâce à une plateforme de facturation électronique ou par mail, ils peuvent consulter les factures qui les concernent dans un espace qui leur est dédié.
La facturation électronique peut vous aider à améliorer la relation avec vos clients, dans la mesure où l’automatisation permet d’éviter les litiges.

La facturation électronique : quels inconvénients ?

En tant que chef d’entreprise, vous pouvez légitimement vous demander si passer à la facture électronique, la généralisation des factures électroniques comporte des inconvénients pour vous et vos clients.

Accompagner vos équipes dans leur adaptation

En entreprise, il est essentiel d’accompagner la conduite du changement pour permettre à vos équipes de s’adapter en douceur. Sans une communication préalable, vos collaborateurs peuvent être réticents en raison des efforts que demande cette adaptation.

Si la dématérialisation est une obligation légale, vous devrez vous attacher à recenser les avantages de la facture électronique dans les missions de vos équipes.

Préparer une stratégie de conduite du changement

La conduite du changement consiste à permettre à vos collaborateurs de s’adapter aux modifications et à l’évolution de leur environnement professionnel. Dans un tel cadre, les partenaires de dématérialisation ont un véritable rôle à jouer, puisque certaines plateformes proposent de digitaliser l’ensemble des processus.

La facturation électronique vient aussi répondre à des problématiques d’ordre économique et juridique.

Quel intérêt au niveau économique ?

Au niveau économique, la facture électronique facilite grandement les échanges interentreprises et permet surtout aux sociétés de faire des économies. Le coût est aussi réduit au niveau de l’utilisation du papier, des consommables, ainsi que des frais d’envoi et d’archivage.

Quel intérêt au niveau juridique ?

Sur le plan juridique, les factures électroniques bénéficient d’une garantie d’authenticité et d’intégrité. Grâce à l’archivage, il vous est plus facile de retrouver les factures. L’intérêt réside également dans le système d’e-reporting fourni par les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) telles qu’Axonaut. Au même titre que l’envoi des factures électroniques, l’e-reporting est une obligation qui consiste à transmettre certaines informations à l’administration fiscale.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

La dématérialisation des factures implique certaines règles à suivre dans toutes les étapes du processus de facturation. Il est important de définir vos objectifs et besoins en ce qui concerne la facturation pour sélectionner un process efficace.

Les entreprises ont le choix entre plusieurs possibilités pour passer à la facturation électronique : une plateforme partenaire ou le portail public Chorus Pro.

Pour l’émission de facture, les options sont les suivantes :

En utilisant l’EDI (Échange de Données Informatisées).
En utilisant la signature électronique.
En utilisant une solution technologique qui puisse regrouper tous les documents nécessaires dans le cadre d’une Piste Audit Fiable (PAF).

À propos de la conservation des factures :

Vous devez conserver les factures électroniques pour une durée de 3 ans sur support informatique, puis 3 ans de suite sur un autre support.
Pour les factures avec signature électronique, il faut conserver le document original pour une durée de 6 ans. Les factures EDI doivent elles aussi être conservées pendant 6 ans.

Pourquoi passer par une plateforme de dématérialisation partenaire pour vos factures ?

Le traitement d’une facture ne devrait pas prendre plus de 1 minute pour l’ensemble des entreprises. De sa création, à son traitement comptable, de nombreux automatismes sont possibles. Pour cela, des solutions de facturation électronique existent et permettent de gagner un temps précieux. Que vous soyez une petite entreprise ou une grande structure.

En effet, le traitement d’une facture passe par plusieurs étapes qu’on appelle processus de facturation :

Émettre une facture (création)
Envoyer une facture (par voie électronique le plus souvent)
Vérifier le paiement
La relancer si nécessaire
La comptabiliser…

En plus, il ne faut pas oublier la gestion des dépenses qui comprend les factures papiers, les factures reçues par email, etc…

Via la facturation papier, les entreprises perdent énormément de temps dans la gestion. De plus, le temps, c’est de l’argent. Le coût d’une facture dans sa gestion administrative n’est pas à négliger. Toutes ces actions se font manuellement. Passer à la facture électronique via un système de facturation électronique va venir automatiser les actions et ainsi optimiser votre temps pour se concentrer sur l’essentiel : votre métier !

En effet, en matière de facturation dématérialisée ou de gestion des factures fournisseurs, l’utilisation d’un logiciel de facturation sera d’une grande aide pour automatiser les tâches chronophages et ainsi gagner un temps certains.

Une plateforme de dématérialisation partenaire est immatriculée par l’administration fiscale. Ces plateformes sont là pour proposer un système de facturation dématérialisée,une solution de digitalisation pour les factures mais aussi pour d’autres services de gestion d’entreprise.

En savoir plus sur cette thématique :