Comment facturer une prestation de service ? Pour que la relation commerciale se passe au mieux, vous devez vous assurer de plusieurs éléments : une facture prestation de service doit être claire et surtout n’oublier aucune mention légale comme la TVA ou le délai d’émission. Dans cet article, nous récapitulons pour vous les étapes à ne pas louper (+découvrez nos modèles gratuits !)
Quand facturer une prestation de service ?
La facture de prestation de service est un document essentiel sur plusieurs aspects :
- Elle vient préciser la relation commerciale établie entre un acheteur et un fournisseur.
- D’un point de vue juridique, elle représente un élément de preuve.
- C’est également un justificatif comptable. En effet, elle permet d’établir les comptes annuels de la société.
- Enfin, d’un point de vue fiscal, elle sert de support à l’exercice de la TVA et de la gestion de l’impôt.
Elle représente ainsi un fort justificatif lors d’une relation commerciale. Cependant, existe-t-il des cas où elle n’est pas obligatoire ? Quand facturer une prestation de service exactement ?
La loi encadre la création d’une facture de prestation de service à un particulier ou professionnel et l’oblige dans plusieurs cas précis :
- Toute vente de marchandises ou prestation de service entre professionnels.
- Toute vente de marchandises de professionnels à particuliers si une demande vous a été faite.
- Toute prestation de service de professionnels à particuliers lorsque le montant dépasse 25 euros toutes taxes comprises.
En cas de non-respect, une amende de 75 000 euros est prévue ainsi qu’un redressement fiscal à hauteur de 50% du montant de la facture.
Comment établir une facture ?
Pour savoir comment faire une facture de prestation de service, vous devez connaître les règles de facturation en vigueur en France. Premièrement, chaque facture devra être rédigée en français si les deux parties sont en France et dans une autre langue étrangère dans le cadre d’une relation commerciale internationale. Nous vous détaillons les différentes étapes à respecter également ci-dessous !
Les mentions obligatoires dans une facture de prestation de service
Pour répondre à la question “comment établir une facture ?”, l’un des éléments les plus importants est de savoir quelles mentions obligatoires vous êtes tenu de renseigner dans chacune de vos factures :
- La date d’émission et le numéro de la facture.
- Les coordonnées de l’émetteur (adresse du siège social, statut juridique, numéro Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS, la mention entrepreneur individuel etc).
- L’identité du récepteur.
- Le détail des produits ou services vendus.
- Le montant total de la facture.
À partir d’octobre 2022, de nouvelles mentions obligatoires ont également été ajoutées :
- Le numéro SIREN ou SIRET du client dans le cas d’une vente de produits ou services auprès de professionnels.
- L’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse de facturation.
- La catégorie de l”opération (livraisons de biens, prestations de services ou les deux).
- L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Les taux de TVA dans une facture de prestation de service
Généralement, le taux de TVA qui s’applique pour la réalisation de la prestation de service est de 20%. C’est le cas par exemple pour les agences de voyages, les transports de biens, la location de transport ou encore les travaux sur un meuble.
Cependant, pour certaines activités, le taux réduit de 5,5% et 10% est à appliquer sur vos factures. Cela concerne le transport de personnes, les prestations rattachées à un immeuble ainsi que les activités culturelles.
Pour les services à la personne, vous retrouverez également ces trois taux. Encore une fois, la TVA est différente en fonction de votre activité. En effet, si vous exercez une activité de travaux de jardinage, vous devez renseigner une TVA à 20%. Quant à la garde d’enfants, le taux à 10% sera applicable.
Pour vous aider à y voir plus clair, le site du service public a récapitulé l’ensemble des activités avec la TVA correspondante.
Pour vous aider encore davantage, nous vous présentons également un exemple de facture de service à la personne :
La numérotation de vos factures de prestation de service
Créer une facture de prestation de service à un particulier ou professionnel veut aussi dire respecter une numérotation qui se suit.
En effet, afin d’éviter toute sanction, la numérotation devra suivre un ordre chronologique dédié et ne créer aucun “trou” dans les numéros. De plus, deux factures ne pourront pas non plus porter le même numéro.
Le délai d’émission d’une facture
Quand facturer une prestation de service ? Le mieux reste d’établir une facture immédiatement après la réalisation de la transaction. Toutefois, la loi prévoit également un délai de 15 jours après.
Si vous proposez une prestation récurrente, il est également accepté de réaliser vos factures chaque mois.
Dans tous les cas, le délai maximal pour réaliser une facture de prestation de service reste d’un mois.
Le mode de délivrance d’une facture
Aujourd’hui, beaucoup d’entrepreneurs choisissent d’opter pour une facture papier ou Excel. C’est compréhensible : le papier et Excel sont les premiers supports d’un chef d’entreprise quand il commence.
Cependant, le gouvernement souhaite faire bouger les choses. En effet, à partir de 2026, chaque entreprise devra se conformer à la nouvelle législation : la facture électronique. Cela veut dire que chaque facture devra être créée et transmise sous ce format grâce à un logiciel de facturation conforme.
Contrairement à la facture papier ou Excel, cela vous permettra d’automatiser la création de vos factures et de réduire le règlement de vos factures grâce au paiement en ligne.
La conservation des factures
Pour faire une facture de prestation de service, la conservation est également un élément important à prendre en compte. En effet, elle est fortement encadrée et lors d’un contrôle cet aspect est vérifié.
Pour archiver vos livres et registres comptables, la durée de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Cela sera également le même cas de figure pour les pièces justificatives comptables (factures clients, fournisseurs et bons de commande). Vous devrez ainsi les conserver pour une durée de 10 ans à compter de la clôture comptable.
Le mode de paiement d’une facture
Pour faire payer vos factures, vous pouvez opter pour plusieurs moyens :
- Les chèques.
- Les espèces. À savoir qu’au-delà de 1000 euros, le paiement en espèces d’une dette professionnelle est interdit.
- Le virement bancaire par lettre de change ou billet à ordre.
- Le paiement en ligne.
Le paiement en ligne via carte bancaire ou prélèvement automatique reste un des moyens les plus efficaces pour obtenir le règlement de vos factures rapidement. En effet, en envoyant un lien sécurisé, il suffit à votre client de cliquer sur payer en ligne et vous recevez une notification le paiement fait.
L’annulation d’une facture
Si vous avez remarqué une erreur dans la facture ou si le client demande une modification, vous pouvez l’annuler ou la modifier en respectant des règles bien spécifiques. Avant toute chose, sachez qu’il n’est pas permis de supprimer cette facture car cela entraînerait “un trou” dans la numérotation. Vous pouvez d’ailleurs éviter que cela arrive en adoptant un logiciel de facturation conforme : il vous préviendra si ce cas se présente et empêchera la suppression de ladite facture.
Ainsi, en cas d’annulation, vous devrez établir une nouvelle facture en remplacement et transmettre la nouvelle. Il sera également nécessaire de créer une facture d’avoir notamment en cas de remise ou remboursement. Elle devra d’ailleurs faire référence à la facture initiale concernée.
Comment facturer une prestation de service en tant que particulier ?
Si vous souhaitez facturer une prestation de service en tant que particulier, vous ne pourrez pas établir une facture. Il est donc nécessaire d’être immatriculé pour créer une facture. Cela veut dire obtenir un numéro de SIRET en tant que société, association ou encore auto-entrepreneur.
En effet, vous pourrez facturer une prestation de service comme auto-entrepreneur si vous ne souhaitez pas créer une société. Ce statut vous permet ainsi de facturer une prestation tout en gardant un emploi salarié également.
Comment facturer une prestation de service en tant qu’auto -entrepreneur ?
Pour facturer une prestation de service en tant qu’auto-entrepreneur, vous devrez obtenir un numéro de SIRET. Ce numéro vous sera automatiquement attribué après avoir immatriculé votre société directement sur le guichet des formalités des entreprises.
Pour éditer une facture, vous devrez également renseigner les mentions obligatoires d’une facture évoquées plus haut. Étant donné qu’un auto-entrepreneur n’est généralement pas assujetti à la TVA, la facture sans TVA devra également comporter la mention “TVA non-applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts” en bas du document.
Nous vous présentons d’ailleurs un exemple de facture auto-entrepreneur prestation de service :
Comment réaliser une facture de prestation de service sans TVA ?
Réaliser une facture de prestation de service sans TVA concerne uniquement une seule catégorie d’entreprise : les structures en régime en base de TVA. Cela veut dire que ces entreprises sont exonérées de TVA lorsque le chiffre d’affaires ne dépasse pas un certain seuil pour les auto-entrepreneurs et les sociétés SAS, SARL et EURL.
Pour bénéficier de la franchise en base de TVA, votre chiffre d’affaires de l’année civile précédente ne devra pas dépasser 36 800 euros si vous exercez une activité de prestataires de services. Pour une activité commerciale et d’hébergement, le palier sera plus élevé. Il sera de 91 900 euros sur l’année civile précédente plus précisément.
Si vous êtes dans cette situation, vous devrez le notifier sur vos factures en ajoutant la mention “TVA non-applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts”.
Exemple de facture pour prestation de service (modèles gratuits!)
Pour vous aider à facturer plus facilement, nous vous présentons plusieurs modèles de facture de prestation Word :
Exemple facture auto entrepreneur prestation de service (modèle gratuits!)
Découvrez nos modèles de factures prestation de service pour vous aider dans leur édition :
Découvrez nos modèles de factures dans notre article dédié !
Comment facturer une prestation de service facilement ?
Word ou Excel sont des outils beaucoup utilisés par les entrepreneurs car ils sont faciles d’accès et très connus. Cependant, vous pourrez observer rapidement leurs limites : risque d’erreurs accru, plus d’actions manuelles, perte de temps etc.
Avec un logiciel de facturation dédié, vous pourrez créer vos factures en quelques clics et les conserver plus facilement.
Plus besoin non plus de se poser la question des mentions légales ! En tant que logiciel conforme français, Axonaut reprend pour vous les informations obligatoires à faire figurer.
Axonaut vous accompagne également dans toutes les étapes de l’encaissement : signature en ligne facilitée, demande de financement de vos factures en 48h, paiement en ligne sécurisée. Toutes les fonctionnalités pour maximiser vos chances d’obtenir votre dû rapidement !
En conclusion, pour facturer une prestation de service, vous devrez prêter attention aux mentions obligatoires, à la numérotation ainsi qu’au délai d’émission. Pour automatiser la gestion de vos factures, adopter un logiciel de facturation français & conforme pourra vous faire gagner du temps pour (enfin) vous concentrer sur votre cœur d’activité !
En savoir plus sur la thématique :
- La facture acquittée
- La facture avec remise
- Le délai de facturation d’une prestation
- Le paiement total avant prestation
- Les règles de facturation en France
- Supprimer une facture en comptabilité
- Comment faire une facture à un particulier ?
