Vous devez facturer et souhaitez savoir quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? Pour éviter les sanctions de l’administration fiscale, vous devrez respecter les règles de facturation en vigueur en France. Dans cet article, nous vous aidons ainsi à définir les mentions à renseigner dans vos factures que vous facturiez à des particuliers, professionnels ou tant qu’auto-entrepreneur !
Les mentions obligatoires sur un devis
Avant même de rédiger une facture, beaucoup d’entre vous commencent par l’élaboration d’un devis. En effet, c’est un premier pas vers la relation commerciale et permet de mettre en confiance votre futur client sur la fiabilité de vos services. À l’heure de sa rédaction, il faut également faire attention à des règles précises et veiller à bien inclure les mentions obligatoires sur un devis :
- La mention “devis” en haut du document bien visible.
- La date de création et la durée de validité.
- Depuis mai 2022, l’État a mis en place une nouvelle mention obligatoire sur les factures pour une entreprise individuelle. Vous devez faire apparaître Entrepreneur Individuel ou EI avant votre nom et prénom.
- Les informations sur votre entreprise : nom, raison sociale, adresse de la société, statut et forme juridique.
- Le numéro RCS pour un commerçant.
- Le numéro au répertoire des métiers pour un artisan.
- Le numéro individuel d’identification à la TVA.
- Le nom et l’adresse du client.
- La description des produits ou services.
- Les conditions de paiement.
- Les quantités, prix unitaire, montants HT et TTC avec les taux de TVA.
- Le coût du devis s’il est payant.
Une fois le devis établi, vous devrez également créer une facture. Les mentions obligatoires d’une facture sont bien différentes d’un devis. En effet, ces deux documents n’ont pas la même portée : alors que le devis a un but informatif, descriptif, la facture est la preuve indispensable d’une opération commerciale. À ce titre, elle a plusieurs fonctions :
- Juridique : la facture est une preuve juridique pour rendre compte d’une prestation vendue.
- Commerciale : elle détaille les conditions de vente ainsi que les conditions de paiement et le montant.
- Comptable : c’est un justificatif comptable indispensable à l’établissement des comptes.
- Fiscale : elle donne droit à l’exercice des droits sur la TVA.
Loi sur les factures : les obligations à respecter
La loi sur les factures permet d’encadrer la rédaction de ce document comptable indispensable sur plusieurs volets.
Premièrement, il faut savoir que la facture est obligatoire dans plusieurs cas :
- Toutes les prestations de services ou vente de marchandises entre professionnels.
- Les prestations de services supérieures ou égales à 25 euros TTC pour un particulier.
- Toutes les activités effectuées par des personnes publiques.
- Les ventes à distance.
- Les achats dans le cadre des enchères publiques.
- Lorsque le client en fait la demande.
Dans tous les cas, vous devrez rédiger une facture en langue française, sauf dans le cas d’une relation internationale. Vous devrez en créer deux exemplaires et respecter les mentions obligatoires en vigueur.
Le délai d’émission d’une facture, qui fait d’ailleurs partie des mentions obligatoires d’une facture, est également encadré par la loi sur les factures. Vous devez ainsi la délivrer dès la réalisation de la livraison ou dès la prestation de services. Sachez que le délai maximum de facturation est également fixé à un mois.
Même si le mode de paiement n’est pas une mention obligatoire, il est fortement conseillé de l’intégrer dans vos factures pour éviter de mauvaises surprises. Plusieurs modes de paiement sont prévus dans le cadre de la loi : le chèque, le virement bancaire, la lettre de change ou le billet d’ordre et les espèces. Dans ce dernier cas, vous ne pourrez pas le proposer pour un montant supérieur à 1000 euros.
Concernant la conservation des factures, la législation est également stricte sur ce point. Votre entreprise devra être en mesure de présenter l’ensemble des pièces justificatives comptables comme les factures dans un délai de 10 ans après leur émission.
Dans le cas d’une facture à l’étranger, vous devrez facturer dans une monnaie étrangère reconnue internationalement et convertible. Vous pourrez bien entendu rédiger la facture dans une langue étrangère. Cependant, lors d’un contrôle, l’administration peut demander une traduction par un traducteur certifié.
Si vous ne respectez pas ces obligations ou n’intégrez pas la liste des mentions obligatoires sur les factures, vous pouvez écoper d’une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte pour chaque facture. De plus, une amende de 75 000 euros est prévue pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. Dans le cadre d’une relation B2B, le client professionnel devra aussi payer l’amende.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Pour être sûr de créer des factures conformes, un des éléments importants sera d’intégrer les informations légales obligatoires. Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? Nous vous présentons ci-dessous plusieurs cas de factures couramment utilisées et les indications à intégrer !
Les mentions obligatoires sur une facture à un particulier
Pour un particulier, vous pouvez retrouver plusieurs mentions obligatoires sur une facture de vente :
- La date d’émission de la facture.
- La numérotation de la facture. Elle devra suivre une séquence chronologique sans “trou”. Une facture devra porter un numéro unique.
- Le jour de la livraison ou la date de fin d’exécution de la prestation.
- Les coordonnées et identité de l’acheteur (nom et adresse du domicile sauf si opposition de sa part).
- L’identité et coordonnées du prestataire : la mention obligatoire sur les factures pour une entreprise individuelle, la dénomination sociale de l’entreprise, le numéro RCS pour un commerçant, le numéro SIREN, l’adresse du siège social et le nom de l’entreprise, la forme juridique ainsi que le montant du capital social.
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 euros).
- La description du produit ou prestation : nature, marque, référence des produits, la quantité et prix unitaire.
- Les frais de transport ou d’emballage par exemple : toute majoration de prix relative à votre activité doit être mentionnée.
- Les taux de TVA.
- Les réductions de prix : rabais, ristourne ou facture avec remise.
- Somme totale à payer HT et TTC.
- Dans le cadre d’une vente avec un particulier, le numéro de SIRET ou SIREN n’est pas exigé.
Est-ce une obligation de fournir une facture à un particulier ? Elle est obligatoire si vous effectuez une vente d’un montant supérieur à 25 euros (TVA comprise), dans le cadre de ventes à distance ou de livraisons intracommunautaires exonérées de TVA. Enfin, vous serez obligé de la délivrer si le client en fait la demande.
Pour automatiser la gestion des mentions légales, nous vous présentons un exemple de mentions obligatoires sur une facture avec le logiciel de facturation Axonaut :
Les mentions obligatoires d’une facture à un professionnel
Pour un professionnel, les mentions obligatoires d’une facture reprennent celles pour les particuliers avec quelques différences importantes :
- Les coordonnées et l’identité de l’acheteur doivent reprendre le nom ou la dénomination sociale, l’adresse du siège social de l’entreprise et l’adresse de facturation si elle est différente du siège social.
- La date ou le délai de paiement. Il vous faudra bien préciser quand le règlement doit intervenir ainsi que les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Si aucun escompte n’est prévu, il faudra indiquer “escompte pour paiement anticipé : néant”.
- Les taux des pénalités de retard de paiement.
Entre deux professionnels, vous devrez obligatoirement fournir une facture en double exemplaire. Étant donné que des sanctions peuvent aussi s’appliquer sur l’acheteur, il doit également la réclamer si elle n’était pas fournie.
En règle générale, le délai de règlement entre professionnels est fixé au 30ème jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation de services. Un délai plus long peut être accordé mais il ne pourra pas dépasser 60 jours à partir de la date de facturation.
Le logiciel de facturation Axonaut vous permet également de retrouver automatiquement les mentions légales pour une facture destinée aux professionnels. Nous vous présentons un exemple ci-dessous :
Facture d’acompte les mentions obligatoires
Une facture d’acompte est un versement partiel demandé par un professionnel avant l’exécution du contrat, c’est un moyen de s’assurer d’une rentrée de trésorerie et de lutter contre les impayés.
La facture d’acompte a les mentions obligatoires d’une facture classique mais comprend également quelques spécificités :
- la mention facture d’acompte.
- La facture d’acompte doit faire référence au devis initial “acompte sur le devis” ainsi que la référence du devis.
- La date du jour de l’émission.
- La numérotation doit être la même que les autres factures.
Un exemple de mentions obligatoires sur une facture d’acompte :
Facture proforma mentions obligatoires
Étant donné que c’est un document commercial qui s’apparente à un devis, les mentions obligatoires d’une facture proforma ne reprennent pas toutes les mentions obligatoires d’une facture classique. En effet, le numéro de TVA de l’acheteur, la numérotation ainsi que les délais de paiement ne doivent pas forcément figurer sur ce type de document.
En revanche, vous devrez mentionner les éléments suivants :
- La mention “Pro Forma” ou “Proforma”.
- Les coordonnées du fournisseur.
- L’identité du client.
- La date d’émission du document et la validité de l’offre.
- La description détaillée des marchandises ou prestations.
- Les quantités, les tarifs HT, la TVA.
- Les délais de livraisons.
- Les conditions particulières.
Facture d’avoir mentions obligatoires
Un avoir est la somme d’argent qu’un fournisseur doit à son client pour plusieurs raisons : un retour de marchandises, une erreur sur la facture ou encore un geste commercial accordé à un client mécontent. Dans ces cas-là, la facture ne peut pas être simplement supprimée, elle doit faire l’objet d’un avoir.
Une facture d’avoir comporte les mentions obligatoires suivantes :
- La mention avoir en haut de la facture.
- Les références de la facture initiale.
- Le montant HT de la remise.
- Le montant de la TVA.
Nous vous présentons un exemple de mentions obligatoires sur une facture d’avoir :
Mentions obligatoires facture électronique
Une facture est considérée comme électronique quand est créée, envoyée, émise et reçue sous format électronique. Depuis 2020, elles sont obligatoires pour le marché public ainsi que leurs clients. Quant au secteur privé, un calendrier de la facture électronique a été mis en place pour prévoir son déploiement progressif pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir de 2024.
Les mentions obligatoires d’une facture électronique devront exactement correspondre à celles d’une facture papier.
Facture sans TVA, la mention obligatoire à renseigner
Une facture sans TVA comporte une mention obligatoire supplémentaire par rapport aux types de facture. En règle générale, ce sont les auto-entrepreneurs qui sont assujettis au régime en franchise base de TVA qui sont concernés par cette mesure.
Les mentions obligatoires d’une facture auto entrepreneur doivent donc comporter les mêmes informations à une exception près. Pour signifier votre statut, vous devrez intégrer la phrase suivante :”TVA non applicable, article 293 B du CGI”.
Mentions obligatoires facture 2022 : les nouveautés
Fixées par l’article 1 du décret n°2022-1299, les mentions obligatoires sur une facture 2022 sont entrées en vigueur.
Dans le cas où vous traitez avec un professionnel, vous devrez renseigner le numéro SIREN ou SIRET du client.
Si vous proposez la vente de biens, vous devrez préciser l’adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse de facturation.
Avec cette nouvelle loi, la catégorie de l’opération devient également obligatoire sur vos factures comme la livraison de biens, la prestation de service ou encore une catégorie mixte qui regroupe les deux.
Enfin, les entreprises assujetties à la TVA doivent renseigner l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits. Cela signifie que vous décidez de payer la TVA dès l’émission de la facture bien avant la réception du paiement de vos clients.
En conclusion, les mentions obligatoires sur une facture peuvent différer en fonction de votre activité et du type de facture envoyée. Dans tous les cas, l’ensemble des mentions doivent être intégrées sur vos factures pour éviter toute sanction. Pour cela, un logiciel de facturation comme Axonaut vous permet d’automatiser la saisie de vos mentions légales et les retrouver en un seul clic sans aucun risque d’oubli !
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