Un compte rendu de réunion fait partie des documents clés d’une entreprise. En effet, il permet de résumer les sujets abordés ainsi que les décisions prises. Vous obtenez ainsi un document de référence pour avancer sur des sujets importants qui impliquent différents employés. Découvrez comment le rédiger ainsi qu’un modèle de compte rendu de réunion gratuit !
Exemple de compte rendu de réunion simple : les éléments à inclure
Pour créer un modèle de compte rendu de réunion simple et efficace, vous devrez inclure plusieurs éléments dans la transcription :
- La date, l’horaire ainsi que le lieu de réunion.
- L’ordre du jour et les objectifs à atteindre.
- Les personnes présentes ainsi que les membres du personnel absents.
- Le nombre de votants et les voix recueillies en cas de votes.
- Les thèmes à aborder.
- Les décisions prises lors de la réunion et les prochaines étapes.
- Un résumé des discussions.
- Les points qui n’ont pas été résolus.
- Les commentaires additionnels : nouvelles réunions du bureau programmées etc.
Comment rédiger le compte rendu d’une réunion ?
1. Préparer la réunion en amont
Un bon compte rendu des discussions nécessite de la préparation en amont. Pour un rendu professionnel, prenez donc du temps pour préparer le document en incluant les éléments nécessaires : date, horaires, emplacement de la réunion professionnelle, ordre du jour et les objectifs ainsi que l’ensemble des participants.
Avant la réunion de travail, assurez-vous également que les personnes concernées sont disponibles. La meilleure solution est d’envoyer une invitation sur l’agenda commun de l’entreprise.
2. Prendre des notes claires
Pour rédiger des notes claires, tout dépend vos préférences pour mieux vous y retrouver au moment de la mise en forme.
Si vous préférez une prise de notes plus visuelle, vous pouvez opter pour des cartes conceptuelles ou un système de mapping. C’est un système efficace si vous êtes dans une phase de réflexion sur un projet et des idées doivent être trouvées pour avancer.
La méthode simple et directe dans la prise de notes est de rédiger les informations importantes dans l’ordre de présentation. Cela nécessitera un travail pour remettre en ordre les idées lors de la rédaction des comptes rendus.
Demandez de clarifier les conclusions en fin de la réunion pour éviter de se tromper au moment de la production d’un rapport de la réunion.
3. Mettre en forme efficacement
Une fois que la réunion est terminée, vous devrez retranscrire les informations pour que chaque participant comprenne les enjeux et les décisions prises au cours de la réunion.
Pour retenir l’attention des lecteurs, commencez par une introduction claire qui précise le but de la réunion et l’ordre du jour.
Écrire un compte rendu veut également dire retranscrire clairement les points abordés pendant la réunion. Pour chaque sujet à l’ordre du jour, un résumé concis des discussions permettra de montrer les différents points de vue et la logique derrière les décisions prises.
Cela doit ainsi mener à indiquer clairement les décisions prises au cours de la réunion et répondre aux questions suivantes : qui a pris la décision ? Quelles étaient les alternatives non retenues ? Quelles sont les raisons qui ont motivé la décision ? Le lecteur pourra ainsi comprendre les échanges.
Le modèle de compte rendu de réunion devra conclure sur les actions à entreprendre : quelles sont les actions à réaliser pour atteindre les objectifs fixés ? Qui est responsable de chaque action ? Dans quel délai vont-elles être réalisées ? etc.
Si des points n’ont pas été abordés ou résolus, indiquez-les également pour les aborder lors d’une prochaine réunion.
Nos conseils pour un compte-rendu de réunion réussi !
Comment rédiger un compte-rendu de la réunion réussi ? C’est un exercice parfois difficile à aborder pour les rédacteurs et pourtant essentiel pour répartir les futures missions de chacun notamment. Nous vous donnons quelques conseils !
- Concentrez-vous sur les points essentiels : le but d’un compte rendu fidèle de réunion est de reformuler des décisions prises ou les actions à entreprendre. L’erreur à éviter est donc de perdre les lecteurs avec trop de détails non pertinents pour la suite.
- Utilisez un langage simple : chaque membre de l’équipe doit comprendre le déroulé de la réunion. Le rédacteur doit donc rédiger des comptes rendus dans un langage simple, synthétique et éviter le jargon trop technique pour ses destinataires.
- Adoptez une structure logique : vous pouvez choisir d’aborder les différents éléments dans l’ordre de déroulement de la réunion ou structurer les sujets dans l’ordre de votre choix. Peu importe la méthode choisie, vous devrez garder une cohérence dans l’enchaînement des thématiques pour réaliser un compte rendu réussi.
- Précisez les responsabilités : pour chaque tâche définie, cela sera plus pratique pour chaque membre d’une équipe de connaître le responsable ainsi que les échéances du projet. Cela facilitera la communication en interne.
- Relisez attentivement : avant de publier le contenu, relisez attentivement pour détecter des erreurs ou des points moins cohérents. La relecture a une place importante dans la rédaction d’un compte rendu.
- Évitez les commentaires personnels : “je pense” “je conseille”, l’objectif de ce document n’est pas d’avoir votre point de vue sur le contenu de la réunion mais de partager les différents éléments rapportés. Le lecteur pourrait s’y perdre et ne pas comprendre les objectifs définis dans les notes de réunion.
- Choisissez un format agréable à lire : titres, puces, espaces ou couleurs attractives seront des atouts pour établir un compte rendu plus agréable à lire et inciter tous les participants à bien lire la note de synthèse jusqu’au bout.
- Ne négligez pas l’après : suite à la réunion, assurez-vous de suivre les actions convenues et de surveiller les progrès réalisés. Le compte rendu rédigé ne doit pas être simplement archivé, mais utilisé comme un outil pour guider les actions futures.
Modèle compte rendu réunion gratuit
Pour vous aider dans la réalisation de ce document, vous pouvez télécharger notre modèle de compte rendu de réunion sur Word :
Comment simplifier la gestion de vos comptes-rendus ?
Pour être sûr que vos comptes rendus des réunions soient impactant et facilitent la communication interne, vous pouvez adopter plusieurs outils.
Le premier est Google Docs. C’est un outil de traitement de texte en ligne qui permet la collaboration en temps réel. Les équipes peuvent créer et éditer des comptes rendus de réunion directement dans le navigateur.
Avec Slack, vous pourrez faciliter la communication en interne. Les équipes peuvent créer des canaux dédiés aux réunions et aux discussions, où elles peuvent partager des comptes rendus de réunion et collaborer en temps réel.
Un CRM (Customer Relationship Management) est un outil de gestion commerciale qui vous assure de centraliser et assurer un suivi continu avant et après la réunion. Avec Axonaut, vous pourrez :
- Planifier les prochaines réunions et envoyer une notification sur chaque agenda.
- Centraliser l’ensemble des documents sur une seule et même plateforme.
- Créer en quelques clics des modèles de documents pour les partager facilement.
- Attribuer des tâches à chaque personnel et suivre sur le long terme leur réalisation avec le temps passé sur chaque tâche.
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