- La note de débours est un document comptable qui détaille les frais avancés par une entreprise pour le compte de son client.
- La note de frais est une dépense réalisée par un employé pour son entreprise alors que la note de débours concerne des frais réalisés pour un client.
- Le logiciel Axonaut permet d’automatiser la création, l’envoi et le suivi des notes de débours (OCR, relances, intégration comptable), simplifiant ainsi la gestion des dépenses professionnelles.
Vous avez avancé des frais pour le compte d’un client et vous souhaitez en obtenir le remboursement ? Vous devrez dans ce cas créer une note de débours pour le justifier dans votre comptabilité. Souvent confondue avec la note de frais, nous vous expliquons en détail dans cet article la différence et sa définition pour l’utiliser à bon escient dans votre activité professionnelle !
Note de débours : définition
La note de débours est un document comptable qui détaille les frais avancés par une entreprise pour le compte de son client.
Il est important de préciser que les frais de débours ne sont pas une refacturation : vous ne devez donc pas réaliser une marge sur cette opération.
En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes d’ailleurs souvent amené à demander des remboursements de frais de ce type.
Un exemple de note de débours
Un exemple de note de débours peut être le cas suivant : vous avez une micro-entreprise dans l’évènementiel et vous avancez les frais liés à la décoration d’une salle. Vous devrez créer une note de débours pour obtenir un remboursement des frais engagés pour votre client. Cela concerne différents types de frais comme les frais de port, de l’achat de marchandises ou matières premières ou des frais kilométriques dans le cas où ils ont été réalisés pour le client.
Les dépenses engagées devront donc être facturées au nom du client et le client pourra récupérer la TVA sur la note de débours.
Pour établir une bonne relation client, n’hésitez pas à prévenir votre client que des frais vont être réalisés et qu’il devra effectuer un remboursement des sommes engagées.
💡La note de débours n’est comptabilisée dans votre chiffre d’affaires.
Quelle est la différence entre une note de frais et une note de débours ?
| Critère | Frais (note de frais) | Débours (note de débours) |
|---|---|---|
| Définition | Dépense engagée pour le compte du professionnel ou salarié | Dépense avancée pour le compte exclusif du client |
| Propriété de la dépense | Appartient à l’entreprise ou au professionnel | Appartient au client |
| Facture fournisseur | Émise au nom du professionnel ou de son entreprise | Émise au nom du client |
| Refacturation | Avec ou sans marge, soumise à TVA | Montant exact, sans marge ni TVA |
| Impact sur chiffre d’affaires | Inclus dans le CA et les cotisations sociales | Exclus du CA et des cotisations sociales |
| Obligations spécifiques | Justificatifs internes suffisants | Accord écrit préalable + justificatifs au nom du client |
| Exemple typique | Frais de déplacement, hôtel pour un RDV client | Achat de matériel spécifique demandé par le client, frais d’huissier avancés |
Les deux documents correspondent à une avance de frais. Cependant, il existe une différence majeure :
- La note de frais concerne les dépenses effectuées par un salarié pour le compte de son entreprise. L’entreprise devra les rembourser sous présentation de pièces justificatives.
- La note de débours correspond à des dépenses réalisées par une entreprise pour le compte de son client.
Ainsi, contrairement aux frais de débours, une note de frais doit être à votre nom et la TVA sera déductible pour vous dans ce cas.
La réalisation d’une note de frais est également de rigueur dans plusieurs cas. Elle concerne par exemple les dépenses liées aux :
- Frais de transport réalisés avec votre véhicule personnel par exemple (péages, trajet). Ces frais de déplacements professionnels devront être réalisés pour le compte de votre entreprise. Dans le cas où c’est une dépense pour votre client, vous devrez alors facturer des frais avec une note de débours.
- Frais de repas.
- Frais d’hébergement.
Comment faire une facture de débours ?
Comment faire une note de débours ? Afin d’être conforme, une facture de remboursement doit contenir plusieurs mentions obligatoires :
- Le détail des frais engagés pour le client.
- Le montant total exact des frais professionnels engagés pour le client (TTC et HT).
- Le taux de TVA correspondant.
- Le nom de l’entreprise ainsi que vos coordonnées.
- Les informations sur votre client.
- Le délai ainsi que le mode de règlement.
Pour vous faire rembourser les frais, deux choix vont s’offrir à vous : joindre un justificatif (une copie de la facture d’achat) ou intégrer à la facture de vente le détail des frais avancés.
⚠️ Vous ne pouvez pas déduire les frais de débours des impôts : ils ne sont pas considérés comme des charges. Une charge déductible est réalisée pour sa propre entreprise, et non pour votre client.
Une fois rédigé, il se pose également la question de la comptabilisation de la note de débours. Pour être simple, il faudra comptabiliser votre facture de débours dans un compte tiers de classe 4 (compte 467).
Le cas des auto-entrepreneurs
Micro-entrepreneurs : attention à la gestion de vos notes de débours !
En effet, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas récupérer la TVA sur leurs achats professionnels. Vous ne pourrez donc pas récupérer la TVA sur les dépenses engagées pour votre client.
Au moment de la facturation, vous devez inclure le montant total de la dépense, y compris la TVA. Pour éviter toute confusion, il est important de le signaler à vos clients.
Note de débours : un modèle
Pour vous aider à mieux établir une facture de remboursement, nous vous présentons un modèle de note de débours réalisé avec le logiciel de facturation Axonaut. Nous avons pris ici l’exemple d’une secrétaire indépendante qui avance des frais de fournitures de bureau à son client :
Axonaut : automatisez la gestion de vos dépenses !
Tout comme les factures, une note de débit peut prendre du temps à éditer. Avec un logiciel de facturation comme Axonaut, vous pouvez automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles grâce à plusieurs fonctionnalités :
- Créer des modèles de devis et factures. Fini de repartir de zéro pour la création de vos documents commerciaux et comptables !
- Passer du devis à la facture en un clic.
- Créer des factures de vente et des notes de débits en un seul clic.
- Relancer automatiquement vos factures impayées. Un moyen efficace de lutter contre les retards de paiement !
- Gestion automatisée des dépenses : un système de reconnaissance automatique de caractères (OCR) remplit automatiquement vos notes de frais, indemnités kilométriques à partir de vos justificatifs.
- Retrouver un panneau dédié pour contrôler et valider rapidement les notes de frais. Il ne sera plus possible d’oublier une information et passer du temps sur la gestion des notes de frais !
- Faire payer vos factures en un seul clic depuis un portail sécurisé (carte bancaire, prélèvement automatique et Paypal).
En conclusion, la définition d’une facture de débours est simple : elle vous permet de vous faire rembourser lorsque vous engagez des frais pour eux. Vous permettrez ainsi à votre client de récupérer la TVA sur cet achat. Elle est cependant à différencier de la note de frais. Dans ce cas, vous justifiez d’un achat pour votre entreprise que vous avez effectué avec un moyen d’achat personnel par exemple. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, vous pourrez automatiser la gestion de vos dépenses en quelques clics et gagner du temps sur leur édition.
FAQ – Note de débours
Qu’est-ce qu’une facture de débours ?
Une facture de débours est un document par lequel un professionnel refacture à son client des frais avancés en son nom. Ces frais restent la propriété du client et ne génèrent pas de TVA sur la refacturation.
Comment comptabiliser une note de débours ?
Le fournisseur doit débiter le compte 467 du prix TTC des débours puis créditer le compte 512 du même montant. Concernant le client, il faudra créditer le compte 512 et débiter ensuite les débours sur le compte 467.
Quelle est la différence entre une facture et une note ?
La note est un document remis par un professionnel à un client particulier, elle est obligatoire dans certains cas. Quant à la facture, c’est un document obligatoire entre professionnels dans tous les secteurs d’activités.
Qui peut faire une note de débours ?
La note de débours est souvent utilisée par les auto-entrepreneurs. Elle permet de montrer clairement les dépenses effectuées pour le compte d’un client.
En savoir plus sur cette thématique :
- Les notes de frais : comment ça marche ?
- Top 3 des logiciels de note de frais
- Créer une note de débours dans Axonaut
- Modèles notes de frais gratuits
- Récupération TVA véhicule : tout savoir pour votre entreprise
- Les indemnités kilométriques sur Axonaut
- Les indemnités kilométriques : comment ça marche ?
- Comment faire une note de frais ?
- Charge variable : définition, calcul et modèles
- Véhicule de fonction et avantage en nature : ce que vous devez savoir
