Vous avez avancé des frais pour votre client et vous souhaitez en obtenir le remboursement ? Vous devrez dans ce cas créer une note de débours pour le justifier dans votre comptabilité. Souvent confondue avec la note de frais, nous vous expliquons en détail dans cet article la différence et sa définition pour l’utiliser à bon escient dans votre activité professionnelle !
Note de débours : définition
La définition d’une note de débours est comparable à celle d’une note de frais. En effet, les deux documents correspondent à une avance de frais. Cependant, la note de débit correspond à des dépenses réalisées pour une entreprise tierce. En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes d’ailleurs souvent amené à demander des remboursements de frais de ce type.
Un exemple de note de débours peut être le cas suivant : vous avez une micro-entreprise dans l’évènementiel et vous avancez les frais liés à la décoration d’une salle. Vous devrez créer une note de débours pour obtenir un remboursement des frais engagés pour votre client. Cela concerne différents types de frais comme les frais de port, de l’achat de marchandises ou matières premières ou des frais kilométriques dans le cas où ils ont été réalisés pour le client.
Les dépenses engagées devront donc être établies au nom du client et le client pourra récupérer la TVA sur la note de débours. Il est également important de savoir qu’elle ne comptera pas dans votre chiffre d’affaires. Pour établir une bonne relation client, n’hésitez pas à prévenir votre client que des frais vont être réalisés et qu’il devra effectuer un remboursement des sommes engagées.
Ainsi, contrairement aux frais de débours, une note de frais doit être à votre nom et la TVA sera déductible pour vous dans ce cas.
La réalisation d’une note de frais est également de rigueur dans plusieurs cas. Elle concerne par exemple les dépenses liées aux :
- Frais de transport réalisés avec votre véhicule personnel par exemple (péages, trajet). Ces frais de déplacements devront être réalisés pour le compte de votre entreprise. Dans le cas où c’est une dépense pour votre client, vous devrez alors le facturer avec une note de débours.
- Frais de repas.
- Frais d’hébergement.
Comment faire une facture de débours ?
Comment faire une note de débours ? Afin d’être conforme, une facture de remboursement doit contenir plusieurs mentions obligatoires :
- Le détail des frais engagés pour le client.
- Le montant exact des frais professionnels engagés pour le client (TTC et HT).
- Le taux de TVA correspondant.
- Le nom de l’entreprise ainsi que vos coordonnées.
- Les informations sur votre client.
- Le délai ainsi que le mode de règlement.
Pour vous faire rembourser les frais, deux choix vont s’offrir à vous : joindre une copie de la facture ou intégrer à la facture de vente le détail des frais avancés.
Une fois rédigé, il se pose également la question de la comptabilisation de la note de débours. Pour être simple, il faudra comptabiliser votre facture de débours dans un compte tiers de classe 4 (compte 467).
Note de débours : un modèle
Pour vous aider à mieux rédiger une facture de remboursement, nous vous présentons un modèle de note de débours réalisé avec le logiciel de facturation Axonaut. Nous avons pris ici l’exemple d’une secrétaire indépendante qui avance des frais de fournitures de bureau à son client :
Axonaut : automatisez la gestion de vos dépenses !
Tout comme les factures, une note de débit peut prendre du temps à éditer. Avec un logiciel de note de frais et facture comme Axonaut, vous pouvez automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles grâce à plusieurs fonctionnalités :
- Créer des modèles de devis et factures. Fini de repartir de zéro pour la création de vos documents commerciaux et comptables !
- Passer du devis à la facture en un clic.
- Créer des factures de vente et des notes de débits en un seul clic.
- Relancer automatiquement vos factures impayées. Un moyen efficace de lutter contre les retards de paiement !
- Gestion automatisée des dépenses : un système de reconnaissance automatique de caractères (OCR) remplit automatiquement vos notes de frais, indemnités kilométriques à partir de vos justificatifs.
- Retrouver un panneau dédié pour contrôler et valider rapidement les notes de frais. Il ne sera plus possible d’oublier une information et passer du temps sur la gestion des notes de frais !
- Faire payer vos factures en un seul clic depuis un portail sécurisé (carte bancaire, prélèvement automatique et Paypal).
En conclusion, la définition d’une facture de débours est simple : elle vous permet de vous faire rembourser lorsque vous engagez des frais pour eux. Vous permettrez ainsi à votre client de récupérer la TVA sur cet achat. Elle est cependant à différencier de la note de frais. Dans ce cas, vous justifiez d’un achat pour votre entreprise que vous avez effectué avec un moyen d’achat personnel par exemple. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, vous pourrez automatiser la gestion de vos dépenses en quelques clics et gagner du temps sur leur édition.
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