plateforme de facturation électronique

Plateforme de facturation électronique

Dans le milieu entrepreneurial et comptable, la facturation électronique est un sujet devenu d’actualité. Choisir une plateforme de facturation électronique deviendra important pour se conformer aux législations en vigueur.

En effet, pour lutter contre la fraude à la TVA, les pays membres de l’Union Européenne ont décidé d’accélérer la mise en place de la facture électronique. En France, le déploiement de la facture électronique ne saurait tarder pour l’ensemble des entreprises.

Qu’est-ce qu’une plateforme de facture électronique ?

passer du devis à la facture - Axonaut

Une plateforme de facturation électronique ou logiciel de facturation électronique vous permet d’automatiser la création et la conservation de vos factures clients et fournisseurs. Cependant, il convient de différencier facture dématérialisée ou dématérialisation et facture électronique. En effet, dans les prochaines lois en vigueur, la facture créée et transmise à vos clients au format électronique sera obligatoire. Nous vous parlons davantage de sa définition dans cet article :

L’utilisation d’un système de facturation électronique est déjà obligatoire pour l’ensemble des entreprises françaises qui traitent avec les organismes publics. En effet, elles doivent créer des factures et les déposer sur Chorus Pro, une plateforme spécialement conçue pour le marché public et ses contractants.

L’usage de la plateforme Chorus Pro pour l’administration permet entre autre de réduire la consommation de papier et avoir une meilleure visibilité et contrôle sur la facturation.

De manière générale, utiliser des solutions de facturation électronique permet d’être conforme et avoir une meilleure visibilité sur la santé de votre entreprise.

A partir de 2024, les entreprises françaises B2B auront elles aussi l’obligation d’être en conformité avec cette législation. En effet, l’état français a fixé un déploiement progressif de la dématérialisation de la facturation.

Ainsi, de 2024 à 2026, les entreprises devront être en mesure de recevoir et créer des factures au format électronique. Nous détaillons à cette occasion l’historique dans cet article :

Tout comme le déploiement de Chorus Pro dans le service public, cette obligation ne sera pas au même moment. Elle aura lieu en fonction de la taille de votre entreprise.

Autre point important au niveau de la législation : s’équiper d’un logiciel de facture électronique conforme à la loi anti-fraude à la TVA. Cela veut dire quoi ? Cette conformité repose sur quatre principes fondamentaux : l’inaltérabilité des factures, la sécurisation, la conservation ainsi que l’archivage des données.

Afin de vous aider à mieux comprendre ce qu’est une plateforme de facturation électronique, nous vous présentons quelques fonctionnalités clés d’une solution facture électronique :

  • La création et l’envoi de facture électronique
  • La signature électronique pour facture dématérialisée
  • Les factures récurrentes pour vos abonnements
  • Le paiement en ligne des factures pour réduire les délais de traitement
  • La création d’avoirs automatiquement
  • L’enregistrement de paiements directement notamment en connectant votre compte bancaire (le rapprochement bancaire)
  • La possibilité de passer du devis à la facture en quelques clics. Cela vous permet de mieux suivre l’ensemble du processus de vente.

Les avantages de la facturation électronique

Au delà de l’aspect purement légal, une solution de facture électronique peut devenir un véritable allié dans votre quotidien d’entrepreneur.

Premièrement, la création de vos factures prendra beaucoup moins de temps. En automatisant la connexion avec vos clients, vos produits et vos données de manière générale, créer des factures deviendra plus simple et plus rapide.

La trésorerie, le nerf de la guerre d’une entreprise ! Un logiciel de facturation électronique vous permettra donc de mieux contrôler la trésorerie de votre entreprise avec des statistiques en temps réel. Il sera désormais plus facile de voir venir d’éventuels “trous” dans votre trésorerie par exemple.

De plus, cela pourra vous aider à réduire vos délais de paiement. En effet, en proposant le paiement en ligne, cela facilitera la vie de vos clients et l’arrivée de la somme sur votre compte bancaire 😉.

Comment passer à la facture électronique ?

La facturation électronique va bientôt devenir une nécessité pour l’ensemble des entreprises en France. Cependant, malgré les avantages, on peut avoir peur de ce changement dans l’organisation de sa structure : “Comment assurer un changement en douceur ?”. Nous vous donnons quelques conseils pour vous aider dans le choix d’un éditeur de facturation électronique !

Définir précisément les besoins en interne

Avant de vous lancer à “la chasse au bon système de facturation électronique“, commencez par définir vos problématiques en interne. Est-ce que vous avez besoin d’une meilleure organisation pour relancer vos impayés ? Est-ce que vous pensez que la signature électronique de vos factures dématérialisées sera un plus dans la relation client ? Ou tout simplement éditer plus rapidement vos factures ?

Pour cela, vous pouvez créer un cahier des charges pour formaliser vos besoins à l’écrit et poser plus facilement des questions aux services de facturation électronique.

Prévoir un budget dédié

Un élément important à prendre en compte : le budget alloué à ce service. N’oubliez donc pas de définir un budget en amont de la sélection des différents éditeurs de facturation électronique. Dans la recherche d’une solution, il faudra également prendre soin de leur demander si des coûts additionnels sont à prévoir. De plus, lors de la mise en place, vous aurez peut être besoin d’avoir recours à une formation, renseignez-vous sur son coût éventuel !

Analyser le marché

Se poser des questions sur les logiciels peuvent vous permettre de faire un choix plus rapide :

  • Est-ce possible d’avoir une démonstration gratuite de l’outil ? Une démonstration vous permettra de savoir si l’outil vous correspond plus rapidement et de balayer l’ensemble des fonctionnalités nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise.
  • Est-ce facile d’utilisation ? Qui dit simplicité dit plus de facilité à utiliser au quotidien. Le changement peut faire peur surtout lorsque nos habitudes sont bien ancrées. Ainsi, favoriser la dématérialisation au sein de votre entreprise passe par l’adoption d’un logiciel facile à prendre en main. Bien entendu, cette définition varie parfois même d’un individu à l’autre. Cependant, en général, cela veut dire que le bouton émettre une facture se trouve à plusieurs endroits, qu’il est possible de faire une action depuis plusieurs pages différentes ou que l’interface est épurée et agréable. Pour que personne n’ait peur d’utiliser le logiciel au quotidien, faites le tester à quelques membres de votre équipe !
  • Est-ce qu’il correspond à la taille de mon entreprise ? Un logiciel qui comprend le plus de fonctionnalités possibles n’est pas forcément le choix de la raison 😉. Une TPE n’a pas forcément les mêmes attentes qu’une plus grande entreprise. Choisissez donc en fonction de vos besoins et de votre taille pour ne pas regretter un coût plus élevé !

Engager ses équipes

Etant donné que cet outil va faire partie intégrante de l’organisation de vos équipes, ils auront besoin de se sentir à l’aise avec ce choix dès le début. N’hésitez donc pas à les impliquer dans le processus ! Cela peut être en leur demandant de faire des recherches sur les différents outils, faire des tests et poser des questions au service client pour tester la réactivité de ce dernier.

Même s’il sera obligé d’adopter une plateforme de facturation électronique pour chaque entreprise, il sera important de ne pas se précipiter sur le choix et de consulter les membres des équipes pour une transition en douceur et réussie vers la dématérialisation !

Suivre l’évolution

Dès que vous avez choisi le logiciel adéquat, l’aventure ne s’arrête pas là ! Pour bien s’assurer que le logiciel est implémenté dans votre société, mesurez la satisfaction des équipes. Est-ce que l’outil est facile à prendre en main ? Est-ce que le service client est réactif ? Est-ce qu’une formation pourrait être nécessaire ?

Si certaines questions restent en suspens, vous pouvez leur transmettre directement les coordonnées du service client ou prévoir une formation.

Expert-comptable et facture électronique

La nouvelle législation sur la facture électronique ne va pas seulement impacter les chefs d’entreprise ! Cela va également être le cas pour les experts-comptables. Cette nouvelle norme va redéfinir les missions d’un expert-comptable qui va davantage avoir un rôle de conseiller.

Cela sera également une opportunité pour les cabinets de définir de vrais pôles de compétences autour de la digitalisation et la facturation électronique. Découvrez les conseils d’Axonaut pour accompagner les clients et les cabinets comptables vers cette transition !

Comment conserver les factures électroniques ?

Un autre point important pour les entreprises : la conservation des factures. Dans le cas d’un contrôle, chaque entreprise française est dans l’obligation avoir mis en place en amont tout un processus clair d’archivage des données. Cela permet de garantir la traçabilité des factures électroniques ou papier. La dématérialisation des factures devenant obligatoire prochainement, les entreprises devront aussi adapter leur système de traitement des factures.

Quel outil de facturation électronique choisir ?

L’offre sur le marché des éditeurs de facturation électronique est assez conséquente. Il est donc difficile de s’y retrouver et de faire un choix en adéquation avec ses attentes. Découvrez donc notre top 3 des meilleurs solutions de facturation électronique !

Axonaut : le logiciel de facturation électronique simple d’utilisation pour les TPE

Axonaut - plateforme de facturation électronique

Spécialement conçu pour les petites entreprises, Axonaut accompagne les petites entreprises au quotidien en toute simplicité. C’est un logiciel tout-en-un qui vous permet d’avoir un œil sur votre trésorerie, créer des factures en quelques clics. Autant de temps dégagé pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier. Objectif : augmenter votre productivité et votre CA 🚀.

  • Création de vos devis et factures en quelques clics et à l’image de votre entreprise
  • Création de factures d’abonnements et récurrentes
  • Signature électronique de vos documents
  • Relance des factures impayées
  • Connexion à votre compte bancaire
  • Statistiques automatiques en temps réel : trésorerie, CA, dépenses etc
  • Paiement en ligne de vos devis et factures : Paypal, Stripe & GoCardless

Sellsy : une solution française complète pour vos besoins

sellsy plateforme de facturation électronique

Le logiciel Sellsy propose une solution complète vous permettant de gérer votre entreprise. Ses nombreuses fonctionnalités vous permettent de structurer des entreprises plus grandes et de personnaliser votre interface davantage. Parmi les modules à choisir, vous trouverez :

  • l’édition de devis et factures électroniques,
  • la signature en ligne,
  • les tableaux de bord,
  • ou encore la gestion de votre stock.

Evoliz : un outil complet pour gérer votre entreprise au quotidien

evoliz plateforme de facturation électronique

Evoliz est un outil tout-en-un qui vous propose plusieurs fonctionnalités pour gérer votre entreprise au quotidien. Leurs fonctionnalités pour “kiffer la gestion” ?

  • La création de devis & factures
  • Création de dépenses
  • Connexion avec la banque
  • Gestion de la comptabilité

Conclusion : Une plateforme de facturation électronique est un véritable avantage pour votre entreprise : rapidité et meilleur contrôle de votre trésorerie pour une meilleure gestion ! Avant de choisir un logiciel pour vous, il faudra commencer par définir vos besoins ainsi qu’un budget adéquat.