Dans le milieu entrepreneurial et comptable, la facturation électronique est un sujet devenu d’actualité. Et pour cause ! À partir de 2026, elle deviendra obligatoire pour l’ensemble des entreprises françaises. Choisir une plateforme de facture électronique deviendra donc important pour se conformer aux législations en vigueur.
Dans notre série d’article, nous vous donnons les clés pour mieux comprendre ce nouvel enjeu pour les entreprises françaises !
MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :
L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.
Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Pour bien comprendre la définition d’une facture électronique, il convient de différencier facture dématérialisée ou dématérialisation et facture électronique. En effet, on peut seulement déclarer qu’une facture est électronique quand elle est émise et transmise sous ce format.
Avec l’obligation de la facture électronique, vous entendrez certainement parler de différents types de format. Nous pouvons en compter trois :
- Les factures au format non structuré. Cela concerne les factures PDF ou JPEG par exemple. La facture électronique devenant obligatoire dans le secteur privé, ce format sera donc interdit à partir de 2024.
- Les factures au format structuré. Cela correspond à des données lisibles par des robots comme le fichier XML.
- Les factures au format mixte. Comme son nom l’indique, elles regroupent des données structurées et un PDF lisible par l’homme. Le standard le plus connu est la Facture-X.
Plateforme facture électronique : la définition
Une plateforme de facture électronique ou logiciel de facturation électronique vous permet d’automatiser la création et la conservation de vos factures clients et fournisseurs. L’utilisation d’un système de facturation électronique est déjà obligatoire pour l’ensemble des entreprises françaises qui traitent avec les organismes publics. En effet, elles doivent créer des factures et les déposer sur Chorus Pro, une plateforme spécialement conçue pour le marché public et ses contractants.
L’usage de la plateforme Chorus Pro pour l’administration permet entre autres de réduire la consommation de papier et avoir une meilleure visibilité et contrôle sur la facturation.
De manière générale, utiliser des solutions de facture électronique permet d’être conforme et avoir une meilleure visibilité sur la santé de votre entreprise.
À partir de 2024, les entreprises françaises B2B auront elles aussi l’obligation d’être en conformité avec cette législation. En effet, l’État français a fixé une date pour la facturation électronique. Pour aider les entreprises à s’y conformer petit à petit, un déploiement progressif de la dématérialisation de la facturation a été prévu.
Ainsi, de 2024 à 2026, les entreprises devront être en mesure de recevoir et créer des factures au format électronique. Nous détaillons à cette occasion l’historique dans cet article :
Tout comme le déploiement de Chorus Pro dans le service public, cette obligation ne sera pas au même moment. Elle aura lieu en fonction de la taille de votre entreprise.
Autre point important au niveau de la législation : s’équiper d’une solution de facture électronique conforme à la loi anti-fraude à la TVA. Cela veut dire quoi ? Cette conformité repose sur quatre principes fondamentaux : l’inaltérabilité des factures, la sécurisation, la conservation ainsi que l’archivage des données.
Afin de vous aider à mieux comprendre ce qu’est une plateforme de facture électronique, nous vous présentons quelques fonctionnalités clés d’un logiciel de facturation électronique :
- La création et l’envoi de facture électronique.
- La signature électronique pour facture dématérialisée.
- Les factures récurrentes pour vos abonnements.
- La relance de factures impayées : première cause de cessation d’activité en France.
- Le paiement en ligne des factures pour réduire les délais de traitement.
- La création d’avoirs automatiquement.
- L’enregistrement de paiements directement notamment en connectant votre compte bancaire (le rapprochement bancaire).
- La possibilité de passer du devis à la facture en quelques clics. Cela vous permet de mieux suivre l’ensemble du processus de vente.
Facture électronique : les avantages
Au-delà de l’aspect purement légal, une solution de facture électronique peut devenir un véritable allié dans votre quotidien d’entrepreneur.
Premièrement, la création de vos factures prendra beaucoup moins de temps. En automatisant la connexion avec vos clients, vos produits et vos données de manière générale, créer des factures deviendra plus simple et plus rapide.
La trésorerie, le nerf de la guerre d’une entreprise ! Un logiciel de facturation électronique vous permettra donc de mieux contrôler la trésorerie de votre entreprise avec des statistiques en temps réel. Il sera désormais plus facile de voir venir d’éventuels “trous” dans votre trésorerie par exemple.
De plus, cela pourra vous aider à réduire vos délais de paiement. En effet, en proposant le paiement en ligne, une plateforme de facture électronique facilitera la vie de vos clients et l’arrivée de la somme sur votre compte bancaire.
Comment passer à la facture électronique ?
La facturation électronique va bientôt devenir une nécessité pour l’ensemble des entreprises en France. Cependant, malgré les avantages, on peut avoir peur de ce changement dans l’organisation de sa structure : “Comment assurer un changement en douceur ?”. Nous vous donnons quelques conseils pour vous aider dans le choix d’un éditeur de facturation électronique ! Comment passer à la facture électronique ?
Définir précisément les besoins en interne
Avant de vous lancer à “la chasse à la bonne plateforme partenaire de la facturation électronique“, commencez par définir vos problématiques en interne. Est-ce que vous avez besoin d’une meilleure organisation pour relancer vos impayés ? Est-ce que vous pensez que la signature électronique de vos factures dématérialisées sera un plus dans la relation client ? Ou tout simplement éditer plus rapidement vos factures ?
Pour cela, vous pouvez créer un cahier des charges pour formaliser vos besoins à l’écrit et poser plus facilement des questions au logiciel de facture électronique.
Prévoir un budget dédié
Un élément important à prendre en compte : le budget alloué à ce service. N’oubliez donc pas de définir un budget en amont de la sélection des différents systèmes de facturation électronique. Dans la recherche d’une solution, il faudra également prendre soin de leur demander si des coûts additionnels sont à prévoir. De plus, lors de la mise en place, vous aurez peut-être besoin d’avoir recours à une formation, renseignez-vous sur son coût éventuel !
Analyser le marché
Se poser des questions sur les plateformes de facture électronique peut vous permettre de faire un choix plus rapide :
- Est-ce possible d’avoir une démonstration gratuite de l’outil ? Une démonstration vous permettra de savoir si l’outil vous correspond plus rapidement et de balayer l’ensemble des fonctionnalités nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise.
- Est-ce facile d’utilisation ? Qui dit simplicité dit plus de facilité à utiliser au quotidien. Le changement peut faire peur surtout lorsque nos habitudes sont bien ancrées. Ainsi, favoriser la dématérialisation au sein de votre entreprise passe par l’adoption d’un logiciel facile à prendre en main. Bien entendu, cette définition varie parfois même d’un individu à l’autre. Cependant, en général, cela veut dire que le bouton émettre une facture se trouve à plusieurs endroits, qu’il est possible de faire une action depuis plusieurs pages différentes ou que l’interface est épurée et agréable. Pour que personne n’ait peur d’utiliser le logiciel au quotidien, faites-le tester à quelques membres de votre équipe !
- Est-ce qu’il correspond à la taille de mon entreprise ? Un logiciel qui comprend le plus de fonctionnalités possibles n’est pas forcément le choix de la raison ?. Une TPE n’a pas forcément les mêmes attentes qu’une plus grande entreprise. Choisissez donc en fonction de vos besoins et de votre taille pour ne pas regretter un coût plus élevé !
Engager ses équipes
Étant donné que cet outil va faire partie intégrante de l’organisation de vos équipes, ils auront besoin de se sentir à l’aise avec ce choix dès le début. N’hésitez donc pas à les impliquer dans le processus ! Cela peut être en leur demandant de faire des recherches sur les différents outils, faire des tests et poser des questions au service client pour tester la réactivité de ce dernier.
Même s’il est obligé d’adopter une plateforme de facturation électronique pour chaque entreprise, il sera important de ne pas se précipiter sur le choix et de consulter les membres des équipes pour une transition en douceur et réussie vers la dématérialisation !
Suivre l’évolution
Dès que vous avez choisi le logiciel adéquat, l’aventure ne s’arrête pas là ! Pour bien s’assurer que le logiciel est implémenté dans votre société, mesurez la satisfaction des équipes. Est-ce que l’outil est facile à prendre en main ? Est-ce que le service client est réactif ? Est-ce qu’une formation pourrait être nécessaire ?
Si certaines questions restent en suspens, vous pouvez leur transmettre directement les coordonnées du service client ou prévoir une formation.
Comment faire une facture électronique ?
Pour créer une facture électronique, il vous faudra vous équiper d’un logiciel conforme aux nouvelles normes en vigueur. Un tel outil
Elle devra comporter exactement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier ou PDF :
- La date,
- Le numéro de la facture ainsi qu’une numérotation qui se suit,
- Les coordonnées de l’émetteur et du destinataire,
- La description exhaustive du produit ou du service,
- Les quantités,
- Le taux de TVA,
- Les montants HT et TTC,
- Le numéro SIREN du client dans le cas où vous traitez avec un professionnel,
- L’adresse de livraison des biens,
- La catégorie de l’opération,
- L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Expert-comptable et facture électronique
La nouvelle législation sur la facture électronique ne va pas seulement impacter les chefs d’entreprise ! Cela va également être le cas pour les experts-comptables. Cette nouvelle norme va redéfinir les missions d’un expert-comptable qui va davantage avoir un rôle de conseiller.
Cela sera également une opportunité pour les cabinets de définir de vrais pôles de compétences autour de la digitalisation et la facturation électronique. Découvrez les conseils d’Axonaut pour accompagner les clients et les cabinets comptables vers cette transition !
Comment conserver les factures électroniques ?
Un autre point important pour les entreprises : la conservation des factures. Dans le cas d’un contrôle, chaque entreprise française est dans l’obligation avoir mis en place en amont tout un processus clair d’archivage des données. Cela permet de garantir la traçabilité des factures électroniques ou papier. La dématérialisation des factures devenant obligatoire prochainement, les entreprises devront aussi adapter leur système de traitement des factures dans une plateforme de facture électronique.
Quel outil de facturation électronique choisir ?
L’offre sur le marché des solutions de facture électronique est assez conséquente. Il est donc difficile de s’y retrouver et de faire un choix en adéquation avec ses attentes. Découvrez donc notre top 3 des meilleurs logiciels de facturation électronique !
Axonaut : le logiciel de facturation électronique simple d’utilisation pour les TPE
Spécialement conçu pour les petites entreprises, Axonaut accompagne les petites entreprises au quotidien en toute simplicité. C’est un logiciel tout-en-un qui vous permet d’avoir un œil sur votre trésorerie, créer des factures en quelques clics. Autant de temps dégagé pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier. Objectif : augmenter votre productivité et votre CA.
- Création de vos devis et factures en quelques clics et à l’image de votre entreprise.
- Création de factures d’abonnements et récurrentes
- Signature électronique de vos documents
- Relance des factures impayées
- Connexion à votre compte bancaire
- Statistiques automatiques en temps réel : trésorerie, CA, dépenses etc.
- Paiement en ligne de vos devis et factures : Paypal, Stripe & GoCardless
Sellsy : une solution française complète pour vos besoins
Le logiciel Sellsy propose une solution complète vous permettant de gérer votre entreprise. Ses nombreuses fonctionnalités vous permettent de structurer des entreprises plus grandes et de personnaliser votre interface davantage. Parmi les modules à choisir, vous trouverez :
- L’édition de devis et factures électroniques,
- La signature en ligne,
- Les tableaux de bord,
- Ou encore la gestion de votre stock.
Evoliz : un outil complet pour gérer votre entreprise au quotidien
Evoliz est un outil tout-en-un qui vous propose plusieurs fonctionnalités pour gérer votre entreprise au quotidien. Leurs fonctionnalités pour “kiffer la gestion” ?
- La création de devis & factures,
- Création de dépenses,
- Connexion avec la banque,
- Gestion de la comptabilité.
Conclusion : Une plateforme de facture électronique est un véritable avantage pour votre entreprise : rapidité et meilleur contrôle de votre trésorerie pour une meilleure gestion ! Avant de choisir un logiciel pour vous, il faudra commencer par définir vos besoins ainsi qu’un budget adéquat.
Pour aller plus loin dans cette thématique :
- E-invoicing et e-reporting : comment ça marche ?
- Modèle de facture électronique
- Logiciel dématérialisation factures fournisseurs : lequel choisir ?
- Facture électronique et obligations : comment ça marche ?
- Facture papier ou électronique : quel impact en entreprise ?
- Logiciel devis et facture bâtiment en ligne : quels avantages ?
- Comment passer à la dématérialisation des factures en entreprises privées ?
- Envoi des factures électroniques : comment ça marche ?
- Comment faire une facture électronique ?
- Comment faire une facture en ligne et la classer ?
- Comment vérifier l’authenticité d’une facture ?
- Facturation électronique fournisseur
- Qui est concerné par la facturation électronique ?
- Axonaut – Chorus Pro : comment ça marche ?
- Tout savoir sur la facturation électronique B2B en France
- Facture électronique : les avantages pour vos clients
