La pré comptabilité joue un rôle important dans la gestion de votre entreprise. En effet, elle vous permet de mieux organiser vos données comptables pour mieux comprendre la santé financière de votre entreprise. Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre :
- La définition de la pré comptabilisation.
- Sa différence avec la comptabilité “traditionnelle”.
- Comment l’effectuer dans votre entreprise.
- Et enfin nos conseils pour mieux gérer votre comptabilité et ainsi éviter des erreurs !
Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?
La pré comptabilité fait référence à tout le travail réalisé en amont de l’intervention d’un expert-comptable. Ce sont des tâches qui précèdent ainsi l’utilisation d’un logiciel comptable. Cela peut être par exemple :
- Le classement et archivage des documents comptables.
- La gestion des notes de frais.
- La vérification des relevés bancaires.
- Le paramétrage des bulletins de paie.
- La gestion du stock.
- La création de devis et factures.
- La mise à jour régulière des tableaux de bord sur le CA etc.
Cette définition est à différencier d’une autre notion : le pré bilan comptable. En effet, il est différent car il désigne un bilan comptable intermédiaire, réalisé au cours d’un exercice civil. Contrairement au bilan comptable définitif, il n’est pas obligatoire mais il permet d’en savoir plus sur les résultats de l’entreprise à un instant T.
La différence entre la comptabilité traditionnelle et la pré comptabilisation
La différence entre comptabilité et pré comptabilisation s’établit en premier lieu sur son objectif principal.
En effet, la pré-comptabilité est une étape préliminaire qui vise à organiser, saisir et catégoriser de manière simplifiée les données financières de l’entreprise. Son objectif principal est de fournir une vue d’ensemble rapide des finances de l’entreprise. Quant à la comptabilité traditionnelle, c’est une discipline plus complète et rigoureuse qui consiste à enregistrer, analyser, vérifier et rapporter en détail toutes les transactions financières de l’entreprise.
Cela crée ainsi une différence sur la complexité de traitement de ces deux pratiques.
La pré-comptabilité est généralement moins complexe que la comptabilité traditionnelle. Elle se concentre sur les opérations financières de base, telles que les dépenses, les revenus, la trésorerie et les budgets, sans entrer dans les détails comptables complexes comme les amortissements, les provisions, etc. La comptabilité traditionnelle est hautement détaillée et suit les règles et les normes comptables strictes. Elle implique la création de comptes spécifiques pour chaque transaction par exemple.
Pour réaliser un bilan comptable complet, vous aurez également besoin de préparer vos déclarations fiscales et entrer en contact avec un expert-comptable pour rassembler l’ensemble des données.
Quel est le rôle de la pré comptabilité ?
La pré comptabilité vous permet d’agir sur plusieurs aspects de la gestion de votre entreprise pour s’assurer de sa bonne santé :
- Gestion des factures et des paiements : elle facilite la gestion des factures fournisseurs, le suivi des paiements clients et la gestion des délais de paiement.
- Suivi des dépenses et des revenus : la pré-comptabilité permet de garder une trace des dépenses et des revenus de l’entreprise. Cela inclut le suivi des factures, des reçus, des paiements, des ventes et d’autres transactions financières.
- Établissement de budgets : elle permet à l’entreprise de créer et de gérer des budgets pour planifier ses dépenses futures.
- Gestion de la trésorerie : le suivi régulier des mouvements de trésorerie dans la pré-comptabilité permet de s’assurer que l’entreprise dispose des liquidités nécessaires pour couvrir ses besoins financiers à court terme.
- Suivi des actifs et des passifs : elle aide à suivre les actifs de l’entreprise (comme les stocks et les équipements) ainsi que les passifs (comme les dettes et les obligations à court terme).
- Conformité fiscale : la pré-comptabilité facilite la collecte et la conservation des informations nécessaires à la préparation des déclarations fiscales de l’entreprise.
- Simplification du travail de l’expert-comptable : en organisant et en préparant les données financières de manière structurée dans la pré-comptabilité, le processus de transfert vers un système de comptabilité complet est plus fluide et moins sujet aux erreurs. Cela facilitera également le traitement par votre comptable.
- Détection en amont des problèmes : en surveillant régulièrement les données financières, cela permet de détecter rapidement les problèmes potentiels tels que les dépenses excessives, les retards de paiement, ou les baisses de revenus. Vous pourrez ainsi modifier vos processus en interne pour préserver votre trésorerie.
Les étapes clés de la pré comptabilité
La pré comptabilité regroupe plusieurs tâches qui permettent de s’assurer de son bon déroulé :
- Collecte des documents financiers : rassemblez tous les documents financiers pertinents, tels que les factures fournisseurs, les reçus, les relevés bancaires, les contrats de vente, etc. Vous pourrez plus facilement poser les bases de votre comptabilité. N’hésitez pas à bien vérifier que toutes les pièces sont bien présentes et à les valider.
- Pointage de la comptabilité : cela consiste à vérifier que toutes les opérations comptables dans votre relevé bancaire ont bien été enregistrées à la ligne correspondante dans votre comptabilité.
- Enregistrement des transactions : saisissez toutes les transactions financières dans un système de pré-comptabilité. Cela inclut les dépenses, les revenus, les paiements, les ventes, les achats, les dépôts bancaires, etc.
- Catégorisation des transactions : classez chaque transaction dans des catégories appropriées. Par exemple, séparez les dépenses en catégories telles que les frais de bureau, les frais de déplacement, les frais de matériel, etc.
- Suivi des comptes clients et fournisseurs : maintenez un suivi régulier des comptes clients et fournisseurs. Marquez les paiements reçus et effectuez le suivi des paiements dus aux fournisseurs.
- Gestion de la trésorerie : surveillez la trésorerie de votre entreprise en suivant les mouvements de fonds, les dépôts et les retraits.
- Gestion des factures : suivez les factures émises et recevables. Envoyez des rappels de paiement aux clients en retard de paiement pour maintenir un flux de trésorerie positif.
- Gestion des stocks : si votre entreprise gère des produits physiques, assurez-vous de tenir un inventaire précis. Suivez les entrées et sorties de stock pour éviter les pénuries ou les surplus.
- Archivage des documents : conservez tous les documents financiers et les rapports pendant la période requise par la réglementation fiscale. Utilisez des méthodes de stockage sécurisées, physiques ou électroniques.
- Rapprochement bancaire : effectuez régulièrement des rapprochements bancaires pour vous assurer que vos relevés bancaires correspondent à vos enregistrements de pré-comptabilité.
- Imputation comptable : cette étape consiste à attribuer un compte du plan comptable de l’entreprise à une opération.
- Export des pièces comptables : enfin, vous devrez exporter l’ensemble des données comptables pour pouvoir les traiter directement dans votre logiciel comptable. Cela vous permettra de réaliser un bilan comptable, le compte de résultats etc.
Les erreurs à éviter : nos conseils !
Malgré toutes les précautions prises, il peut arriver de commettre des erreurs dans sa comptabilité qui peuvent coûter cher. Nous vous donnons quelques conseils pour être sûr d’être point sur votre pré imputation comptable !
- Mélanger les finances personnelles et professionnelles : même si ce n’est pas obligatoire, nous vous recommandons d’avoir des comptes bancaires distincts pour l’entreprise. Cela vous évitera d’intégrer vos dépenses personnelles dans votre comptabilité. Autant ne prendre aucun risque et profiter de services dédiés de la part de votre banque !
- Négliger la documentation : La conservation des documents de comptabilité est obligatoire. En effet, vos justificatifs comme les factures doivent être conservés pendant 10 ans. En plus de compliquer la déclaration de vos dépenses et revenus, vous pouvez être sanctionné lors de contrôles.
- Ne pas suivre les échéances : Les dates d’échéance pour les paiements de factures, les déclarations fiscales et autres obligations financières sont cruciales. Nous vous recommandons de dédier un temps de votre gestion à la vérification de ces dates pour éviter les décalages de trésorerie.
- Oublier les charges périodiques : les charges récurrentes telles que les abonnements, les loyers ou les frais d’assurance doivent être intégrées à la pré-comptabilité. Si vous les oubliez, cela peut créer un déséquilibre dans votre trésorerie.
- Ne pas consulter un expert : si vous ne vous sentez pas à l’aise avec la pré-comptabilité, ne pas consulter un comptable ou un expert financier peut être une erreur coûteuse. Un professionnel peut vous aider à éviter des erreurs majeures.
- Ne pas automatiser : Négliger l’automatisation des tâches de pré-comptabilité peut entraîner des erreurs et une perte de temps. En effet, les fonctionnalités d’un logiciel de pré comptabilité peuvent vous aider à mieux gérer votre entreprise.
Automatisez votr activité avec un logiciel de pré comptabilité
Un logiciel de pré comptabilité comme Axonaut vous aide à gagner du temps sur la gestion comptable de votre entreprise, pour le plus grand bonheur de votre expert-comptable !
En effet, grâce à ses fonctionnalités, vous pouvez automatiser votre comptabilité et éviter les erreurs au moment de la réalisation de votre bilan comptable :
- Création de devis et factures conformes en quelques clics.
- Synchronisation en temps réel de votre compte bancaire. Vous pourrez alors rapprocher en quelques clics vos dépenses et factures des lignes correspondantes.
- Paiement en ligne de vos factures et dépenses. Objectif ? Réduire vos délais de paiement et centraliser la gestion des paiements fournisseurs pour plus de facilité.
- Connexion au portail comptable. Facilitez la communication avec votre comptable grâce à un accès gratuit avec l’ensemble de vos données comptables.
- Suivi des dépenses : Axonaut vous permet de prendre en photo vos justificatifs et pré remplir automatiquement vos dépenses.
- Un CRM : vous pouvez synchroniser vos données clients et assurer la gestion commerciale de votre entreprise.
- Sécurité des données : Veillez à ce que le logiciel de pré-comptabilité choisi offre des mesures de sécurité solides pour protéger les données financières de votre entreprise.
