Quel est le coût d’une facture dématérialisée ?

Publié le 10/08/2023 • Mis à jour le 16/12/2024

Votre entreprise passe à la facturation électronique ? Découvrez le coût d’une facture dématérialisée par rapport à une facture papier.

Le traitement des factures implique des coûts importants pour une entreprise, aussi bien pour le fournisseur que pour l’acheteur. On estime que le traitement standard d’une facture papier serait d’environ 14 à 20 euros. Les frais du traitement d’une facture papier prennent en compte plusieurs éléments :

Le coût des fournitures nécessaires à l’envoi.
Le matériel requis, comme une imprimante ou une machine à mise sous pli.
La consommation électrique du matériel.
Le temps alloué au traitement des factures par les services de comptabilité.

Selon une étude de la Commission Européenne, les économies réalisées grâce à la facturation électronique atteindraient les 64 milliards d’euros. Obligatoire en réception dès le 1^er juillet 2024, la facture électronique devra être généralisée pour toutes les entreprises dont le fournisseur doit obligatoirement émettre ses factures sous format numérique.

MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

Quel est le coût d’une dématérialisation des factures en entreprise ?

Le coût d’une dématérialisation des factures en entreprise est divisé par trois par rapport à une facture papier. En effet, le coût serait de 40 à 45 centimes d’euros, soit une économie qui atteindrait les 75%. Pour ce qui est de la mise en place du projet de dématérialisation, il est nécessaire de définir un cahier des charges précis ainsi qu’un accompagnement permettant au personnel de s’adapter efficacement et en douceur aux nouveaux outils.

Celui-ci vous permettra d’établir un budget à allouer à votre projet :

Le volume de factures reçues (en globalité et ventilé par votre fournisseur).
Le nombre de fournisseurs ainsi que les produits/et ou services qu’ils proposent.
Le processus de validation des factures (bon à payer, engagements de commande, visa…).
Le mode de stockage et d’archivage des factures papier.
L’outil comptable dont dispose votre entreprise.
L’existence d’un workflow interne.
L’organisation entre le service comptable et les services utilisateurs tels que la gestion des litiges, relances, multisites…
La gestion des commandes et des notes de frais.

Quels sont les coûts de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Les coûts de dématérialisation des factures fournisseurs sont également réduits. Pour un traitement standard, le coût est d’environ 14 euros. Au-delà des économiques réalisées, le passage à la facturation électronique représente un véritable gain de temps pour vos fournisseurs.

Le traitement des factures papier peut être source d’erreurs et de retards de règlements, ce qui implique des coûts supplémentaires relatifs aux frais de rappels et d’amendes. Selon une étude de l’IDC, le temps consacré à la saisie manuelle des factures fournisseurs par les équipes comptables serait de l’ordre de 30% de leur temps.

Pour fluidifier le circuit de traitement des factures entre vous et vos fournisseurs, mettre en place une solution de dématérialisation permet de faire des économies importantes et de gagner en productivité.

Quel est le coût du traitement d’une facture fournisseur en version papier ?

Le traitement des factures fournisseurs comporte différentes étapes pour les entreprises, notamment des coûts qui, à la longue, représentent des sommes importantes.

Selon une étude menée par le cabinet de conseil en stratégie Arthur D. Little parue dans Les Échos, voici le montant impliqué dans le circuit de traitement des factures fournisseurs :

Traitement du courrier (soit l’impression, l’envoi, le prix du timbre et l’affranchissement) : 90 centimes.
Transmission et saisie manuelle de la facture dans le logiciel comptable : 1,4 €.
Validation de la facture au regard du devis par le service comptable : 5,4 €.
Retards de paiement éventuels : 2,8 €.
Archivage et gestion des litiges : 3,9 €.

Dématérialisation des factures fournisseurs : à quel prix ?

Le tarif d’une facture dématérialisée pour vos fournisseurs varie selon le nombre de factures à traiter, la simplicité du processus et la solution utilisée. Si la dématérialisation permet de faire des économies et de gagner en productivité, cela implique des investissements importants, notamment dans :

L’acquisition de logiciels et plateformes adaptés.
La personnalisation de l’outil souhaité pour s’adapter aux besoins spécifiques du domaine d’activité de la structure.
La formation des équipes aux outils déployés et à la gestion électronique des documents (GED).

Voici les différents coûts à prendre en compte pour la mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs :

Le logiciel ou la plateforme choisi.
L’installation et la configuration de l’outil.
La formation des équipes.
La maintenance et les mises à jour du support.
La gestion et l’archivage des documents électroniques.

Quel est le coût de dématérialisation d’une facture client ?

Le coût de dématérialisation d’une facture client est sensiblement le même que pour vos fournisseurs. Cependant, quelques détails peuvent différer et influer sur le workflow à mettre en place en interne.

Moins onéreux que pour vos fournisseurs, le coût d’une facture papier est compris entre 5 et 10 euros. La somme peut être conséquente, surtout si votre entreprise émet davantage de factures clients que de factures fournisseurs.

Quels sont les coûts impliqués dans le traitement d’une facture client en version papier ?

Le traitement d’une facture client dépend du workflow interne de l’entreprise et des différents circuits de validation impliqués : transfert de la facture au service production, puis au service achat, puis validation de la direction… Ce processus demande du temps, mais aussi de l’argent :

Préparation, vérification, validation et envoi de la facture : 1,5 €.
Émission du bon à payer : 1 €.
Relance éventuelle du client (en cas de retard) et archivage de la facture : 1,6 €.
Gestion des litiges (le cas échéant) : 2,4 €.
Coût de la trésorerie : 2 €.

En adoptant la facturation électronique, les coûts liés à l’ensemble de ces étapes sont considérablement réduits et permettent à vos équipes de gagner en productivité et en précision.

Elle assure une gestion plus efficace des factures, réduit les erreurs et les retards de paiement, et accélère le processus de facturation. La dématérialisation des factures est particulièrement adaptée aux entreprises traitant un grand volume de factures ou ayant des processus de facturation complexes. Résultat : votre entreprise gagne en rentabilité sur le marché.

Questions fréquentes sur le coût de la dématérialisation des factures

Voici les questions fréquentes sur le coût de la dématérialisation des factures en entreprise :

Comment estimer les coûts liés à la facturation électronique pour mon entreprise ?

Comme évoqué plus haut dans cet article, les coûts de la dématérialisation des factures varient en fonction de la taille de votre entreprise, du nombre de factures traitées et du niveau de complexité de votre système de facturation actuel. Les coûts incluent l’achat de logiciels, la formation du personnel, la gestion des documents électroniques, la maintenance du système et l’intégration avec d’autres systèmes de gestion. Une analyse de coûts et de bénéfices vous aidera à déterminer si la dématérialisation des factures est rentable pour votre entreprise.

La dématérialisation des factures est-elle rentable pour une petite entreprise ?

Pour les petites entreprises, la dématérialisation des factures peut offrir de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts liés à la facturation, l’amélioration de la gestion des factures et la réduction des risques d’erreurs et de retards de paiement. Cependant, il est important de réaliser une analyse de coûts et de bénéfices pour déterminer si la dématérialisation des factures est rentable pour votre entreprise.

Comment réduire le coût de la facture dématérialisée pour mon entreprise ?

Vous pouvez réduire les coûts en optant pour des logiciels abordables et adaptés aux besoins de votre entreprise, ainsi qu’en formant efficacement votre personnel et en automatisant autant que possible les processus de facturation. L’utilisation de signatures électroniques et l’intégration avec des plateformes de paiement en ligne, telles qu’Axonaut, peuvent également réduire les coûts et améliorer l’efficacité de la facturation.

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