Avant d’éditer une facture, le client doit connaître les caractéristiques importantes de son achat : prix, modalités, livraison… Généralement, cela se formalise par un document commercial : le devis ! Dans certains cas précis, il est même obligatoire. Découvrez quelles sont les règles pour créer un devis en France ? Comment un logiciel de devis en ligne peut vous aider ?
En France, les devis sont soumis à des règles, normes qui ne doivent pas être négligées. Un logiciel de devis en ligne vous aidera à automatiser cette tâche chronophage. Mais avant tout, il est important de connaître les règles des devis !
Qu’est-ce qu’un devis ?
Avant tout chose, posons les bases et découvrons : qu’est-ce qu’un devis ? L’utilisation d’une facture est obligatoire lorsqu’une vente / prestation est réalisée !
Un devis est un document plus commercial que comptable car il va vous permettre de présenter votre offre commerciale sur un document officiel de votre société ! Ce dernier a pour but de présenter le produit ou le service que vous proposez. Toutes les informations (prix, livraisons, conditions) doivent apparaître.
Le but du devis est de formaliser, sécuriser votre process commercial grâce à un document officiel. La prestation / marchandise devra être livrée par l’entreprise. Le prix indiqué devra être payé.
De plus, les devis qui sont bien réalisés, clairs permettront d’apporter une assurance supplémentaire à votre client sur le sérieux de votre entreprise.
Comment faire un devis à une entreprise ?
Attention, les devis sont un document commercial officiel. Si votre client le signe, il est en droit de réclamer tout ce qui est indiqué dessus. Il engage la responsabilité de la structure. C’est donc une tâche importante qui doit être réalisée avec rigueur.
Pour qu’il ait une valeur juridique, le devis doit être daté et signé par le client. Les mentions « bon pour travaux » ou « bon pour accord » doivent y figurer.
Dans la majorité des cas, les entreprises utilisent :
- Word ou Excel,
- Un logiciel de devis,
- Un carnet à devis.
Attention, l’établissement d’un devis peut être payant. Généralement, il le devient si l’entreprise doit se déplacer, effectuer une étude du projet approfondie.
Quand faire un devis ?
Généralement, les devis sont édités après l’étude d’un besoin client par une entreprise. C’est ce qu’on appelle “chiffrer” la demande, et donc établir un devis.
Les devis ne sont généralement pas obligatoires dans la majorité des cas, mais il existe des exceptions :
- Transactions au-delà de 1500 €, un devis devra être établi,
- Travaux et dépannages d’un montant au-delà de 150 € surtout pour l’assurance,
- Prestations de services à la personne au-delà de 100 € par mois, prestations de déménagement,
- Dépassements d’honoraires de professionnels de santé de 70€.
Quelle est la durée de validité d’un devis ?
À la discrétion de l’entreprise, la durée de validité d’un devis ou encore la durée de validité non signée peut varier. En effet, les entreprises ont toute liberté pour fixer la durée de vie d’un devis. Cela va dépendre de plus facteurs qui peuvent être spécifiques à l’activité, au secteur, à la situation géopolitique, etc…
Le plus courant, la durée d’un devis est de 30 jours. Mais comme indiqué ci-dessus, cela va pouvoir varier. C’est pourquoi il est important de bien spécifier l’information si vous émettez le devis et de bien regarder si c’est vous qui le recevez. Des surprises, souvent mauvaises, peuvent arriver.
Si vous souhaitez en savoir plus sur quelle est la durée de validité d’un devis avant signature, c’est par ici : Quelle est la durée d’un devis ?
Comment numéroter ses devis ?
Comme nous venons de le voir, les devis ne sont pas obligatoires, sauf dans certains cas précis ! Contrairement aux factures, les numéros de devis ne doivent pas suivre de règles particulières, la numérotation des devis n’est pas obligatoire ! Mais comment numéroter ses devis pour être en règle ?
La numérotation des devis en France est libre pour chaque entreprise. Comme nous souhaitons vous faire gagner du temps sur la gestion chronophage des devis, nous vous conseillons de suivre une numérotation logique qui suivra la numérotation des factures. Voici nos conseils pour numéroter ses devis :
- Un numéro unique qui suit les numéros de vos factures,
- Utilisez un préfixe spécifique “D” avant le numéro pour bien vous repérer,
- Essayez de changer le préfixe chaque année pour une gestion facilitée : D2019 > D2020 > D2021.
Quelles sont les mentions obligatoires dans un devis ?
Les devis en France sont soumis à des règles strictes sous peine d’amendes pouvant être onéreuses pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale ! Du coup, quelles sont les mentions obligatoires dans les devis ?
Que cela soit pour effectuer un devis à des entreprises ou des particuliers, des mentions sont obligatoires :
- Les coordonnées de l’émetteur,
- Les coordonnées de votre client,
- La date d’émission du devis,
- Les conditions de paiement,
- Les descriptions des produits/services vendus,
- Le prix de la prestation,
- Les conditions de garantie,
- La durée de validité du devis,
- etc…
Quelles sont les mentions spécifiques dans les devis ?
Certaines professions comme les micro-entreprises, les artisans doivent souscrire à des assurances professionnelles pour effectuer leur activité.
Ces assurances, c’est-à-dire :
- Le nom de l’assurance,
- Les coordonnées de l’assureur,
- La couverture géographique de l’assurance.
doivent figurer sur le devis. C’est une mention spécifique qui doit apparaître sur le devis.
La signature électronique des devis
Véritable révolution dans la relation commerciale, il est désormais possible de faire signer en ligne des documents. La signature électronique procure la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Son utilisation devient de plus en plus courante et les mentalités évoluent.
Les avantages d’un logiciel de devis
Nous venons de le voir, les devis ont une grande importance dans la gestion de votre entreprise. Ils doivent respecter des normes, règles claires. Son édition ne pourra donc pas être négligée.
Logiciel de devis = gain de temps
En effet, un logiciel de devis en ligne vous permettra un gain de temps non négligeable.
Toutes les conditions, les mentions obligatoires, les spécificités doivent apparaître. Grâce à un outil d’édition de devis, vous automatisez la création de vos documents tout en les sécurisant car le paramétrage sera déjà effectué.
Une personnalisation de vos Devis
La personnalisation est un des points les plus importants dans votre stratégie commerciale. Face à une concurrence accrue, les clients se dirigent vers les entreprises avec qui ils ont la meilleure expérience.
Un devis bien présenté, qui sera en accord avec votre marque, votre charte graphique sera tout aussi important que le fond. L’utilisation d’un logiciel de devis en ligne vous offrira la possibilité de travailler sur les éléments graphiques : logo, intégration d’images, etc.
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