La facture dématérialisée est le nouveau format de facturation qui se généralise pour les entreprises privées et publiques. Déjà mis en place pour les marchés publics depuis le 1er janvier 2018 (Chorus Pro), elle arrive pour toutes les sociétés. Mais qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ? Quels impacts sur les sociétés ? Comment une solution de dématérialisation permet de gagner du temps.
MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :
L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.
Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Avant de définir ce qu’est la dématérialisation des factures pour les entreprises, il est intéressant de définir ce qu’est la facturation électronique.
Vis-à-vis de la loi, “une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papiers ou du PDF ordinaire.” Source gouvernementale.
La réception des factures électroniques va devenir obligatoire pour toutes les entreprises. Le but de la dématérialisation des factures est d’assurer l’authenticité, l’exhaustivité et l’intégrité des données.
3 formats pour les factures dématérialisées
En France, on reconnaît 3 formats de facture électronique :
- Facture numérisée : édition d’une facture papier et numérisation une fois traitée
- Facture dématérialisée simple : créer et envoyer une facture électronique par e-mail
- Facture dématérialisée fiscale : tout le processus de traitement des factures se fait via un logiciel de facturation (qui prend en compte la signature électronique certifiée de la facture ou alors l’échange de données informatisé EDI) ou par la plateforme Chorus Pro > format attendu par la nouvelle législation
La facture électronique est soit Factur-X ou EDI (Échange de données informatiques) avec certificat électronique ! On l’appelle ainsi car il contient dans le même document, plusieurs formats. Tout d’abord, un fichier PDF classique que vous utilisez au quotidien déjà. Et un fichier technique appelé XML, qui est un langage informatique permettant une lecture rapide par des ordinateurs.
Dans tous les cas, les mentions obligatoires d’une facture (numéro de la facture, dates, etc…) ne sont pas à oublier pour respecter les différentes normes.
Facture dématérialisée : nouvelle législation
La facture électronique se généralise à toutes les entreprises françaises, qu’elles soient privées ou publiques. En effet, depuis le 1er janvier 2018, les PME et grandes entreprises ont l’obligation d’émettre une facture électronique lorsqu’ils facturent les marchés publics. Pour cela, elles doivent passer par la plateforme gouvernementale Chorus Pro.
Normalement le passage aux factures dématérialisées était prévu pour la période 2023-2025. Mais les autorités ont décidé de la décaler afin de laisser plus de temps aux entreprises françaises pour s’adapter et être prêtes. Pour cela, la nouvelle période est à partir du 1er janvier 2024 jusqu’au 1er janvier 2026. À partir de 2026, l’obligation de dématérialisation des factures sera effective pour toutes les sociétés françaises.
Voici un calendrier de déploiement des factures au format électronique :
Quels avantages pour les factures dématérialisées ?
Passer à la facture électronique pour les entreprises doit être vu comme une opportunité. En effet, il existe de nombreux avantages à la dématérialisation :
- L’émission de facture électronique
- La réception des factures électroniques
Tout d’abord, le traitement manuel d’une facture papier est un processus long. Pour transmettre la facture, il faut soit l’envoyer par la Poste, ou se déplacer chez le client. Dématérialiser une facture fait sauter ces étapes et donc permet un gain de temps dans la gestion chronophage de ces documents comptables.
Recevoir une facture ou envoyer une facture est une charge pour l’entreprise. En effet, le temps passé par les différentes parties prenantes fait vite monter le coût d’une facture, au niveau de sa gestion interne. Le passage à la facture dématérialisée va créer des automatismes (moins de temps passé par le dirigeant ou les salariés) et fait baisser les charges de gestion des factures.
La 1ère cause de faillite des entreprises françaises : les impayés et les retards de paiements. Le gouvernement met en avant la facturation électronique car cela permet de réduire les délais et ainsi d’assurer un niveau de trésorerie stable pour les TPE et PME. Ce sont les premières à souffrir de ce phénomène.
Les échanges avec l’expert-comptable durant les fins d’exercice ne sont généralement pas les plus joyeux : Où est la facture XXX ? Où est le justificatif de la dépense du 15 janvier dernier ? L’e-facture ou la numérisation des factures est un moyen facile et abordable pour fluidifier les relations et passer cette épreuve annuelle sereinement.
Comme nous venons de le voir, le format de facture électronique détient de nombreux avantages pour les entreprises. Si vous souhaitez l’impact de la dématérialisation d’une facture, c’est sur notre article dédié :
E-INVOICING pour faciliter le E-REPORTING
Dématérialiser une facture correspond à l’e-invoicing. En effet, l’e-facture est le système de gestion par lequel vous devez passer pour gérer dorénavant vos documents comptables.
Quant à l’e-reporting, cela est défini comme la transmission des données de transaction à l’Administration. Ainsi toutes les entreprises françaises qui sont assujetties à la TVA devront transmettre les factures au format électronique via une plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation. Attention à toujours bien respecter les différentes mentions obligatoires (numéro de facture) qui restent toujours valables.
Outre les avantages que nous avons vu ci-dessus, la raison de la mise en place de la facturation électronique par l’Administration fiscale répond à un besoin de contrôle. La fraude à la TVA coûte des milliards d’euros chaque année à l’Etat. Via l’e-facture, l’Etat souhaite reprendre le contrôle.
Pour aller plus loin sur le sujet, nous avons réalisé un dossier complet sur l’e-invoicing et l’e-reporting.
Choisir son logiciel de facturation dématérialisée
En tant qu’entrepreneur, chef d’entreprise, vous devez vous adapter à cette nouvelle législation sans pour autant perdre de la flexibilité sur la gestion interne ou encore du temps !
C’est pourquoi il est important de choisir le meilleur logiciel de facturation électronique. Simple d’utilisation, abordable pour toutes les tailles d’entreprise, il doit répondre à vos besoins et assurer la continuité de la gestion des documents comptables.
Axonaut est une plateforme de dématérialisation française conforme à la nouvelle norme. Vous pourrez facturer en toute sérénité les marchés publics et les entreprises sans vous soucier des normes, de la transmission fiscale. Tout sera automatisé dans une seule interface simple d’utilisation avec un support client réactif en cas de questions.
Le passage à la facture dématérialisée est une véritable opportunité pour l’ensemble des entreprises françaises. Comme nous l’avons vu, les avantages sont nombreux et permettent de se projeter plus facilement sur sa mise en place. Le traitement des factures ne devrait jamais être lourd. Raison pour laquelle, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel pour factures électroniques français.
Pour rappel, dès 2026, toutes les entreprises sont concernées par la facturation électronique et le format papier ne sera plus accepté !
En savoir plus sur cette thématique :
- Le modèle de facture électronique
- Le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs
- La réforme de la facturation électronique
- Qu’est-ce qu’un opérateur de dématérialisation ?
- Dématérialisation fiscale de vos factures : définition et avantages
- Dématérialisation des factures en cabinet avocats : le guide complet !
- Dématérialisation des factures clients : mode d’emploi
- Comment passer à la dématérialisation des factures en entreprises privées ?
- Logiciel dématérialisation factures fournisseurs : lequel choisir ?
- Quel est le coût d’une facture dématérialisée ?
