Retard de paiement : conseils et modèle 2024

Publié le 25/04/2023 • Mis à jour le 16/12/2024

Comment réduire les délais de règlement dans mon entreprise ? La première cause de faillite étant le retard de paiement, savoir comment gérer les pénalités de retard de paiement et les relances est un enjeu majeur. Découvrez donc dans cet article :

Quelles sont les pénalités de retard de paiement et comment les gérer ?
Comment procéder au calcul des pénalités de retard ?
Comment relancer les impayés ?
Comment suivre les délais de paiement ? (+ modèle gratuit).

Quelles sont les conséquences des retards de paiement ?

En cas de retard de paiement, le client s’expose à des pénalités de retard et à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrements à verser au fournisseur.

Les pénalités de retard

Les pénalités de retard font partie des mentions obligatoires sur une facture. Cette mention vient indiquer à l’ensemble de vos clients quels sont les frais encourus en cas de dépassement du temps imparti dans le règlement. Dans la majorité des cas, elle est incitative pour qu’ils payent dans les délais impartis. Malheureusement, dans certains cas, les frais doivent être appliqués. Ils ont donc pour but d’inciter votre débiteur à payer la somme demandée, la dette.

💡Attention, cette mention obligatoire ne s’active que lorsque la date d’échéance est dépassée. La date d’échéance est aussi une mention à faire figurer. Une fois dépassée, vous pourrez mettre en place la législation concernant les pénalités.

Concernant le taux d’intérêt, il est libre. Vous pouvez donc le choisir et l’indiquer dans vos conditions générales de vente (CGV). Toutefois, l’Administration a mis en place des règles pour éviter les abus :

Ne doit pas être inférieur à 3 fois le taux légal, 6,18 % (à partir du 1er janvier 2023), qui correspond à 3 fois le taux d’intérêt légal (2,06 %),

Concernant ce taux, il faut savoir qu’il est fixé selon la Banque Centrale Européenne (BCE). Il change tous les 6 mois (janvier et juillet).Le taux est ensuite majoré de 10 points.

S’il existe une omission de votre part dans les CGV, alors le taux directeur applicable sera celui de la Banque Centrale européenne, majoré de 10 points. Attention alors à bien vérifier les différents taux directeurs au fil de l’année afin de mettre à jour vos mentions légales ou à utiliser un logiciel de facturation conforme comme Axonaut.

Qu’est-ce que l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ?

Les indemnités forfaitaires sont un montant fixé par le droit français afin d’inciter les débiteurs à régler les différentes dettes. De plus, elles permettent aux entreprises victimes de couvrir les différents coûts liés aux relances : temps, papiers, logiciel… Cette indemnité est différente du taux vu précédemment.

Elle est réservée aux transactions soumises au Code du commerce, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 €. Les conditions générales de vente doivent préciser le montant.

Comment calculer les pénalités de retard de paiement ?

Pour bien mesurer le retard de paiement sur une facture, il est important de se renseigner sur la méthode de calcul, les taux d’intérêt légaux de retard. En effet, les intérêts de retard sont soumis à la législation française qui a donné un calcul simple pour tous les types d’entreprise.

Comme nous l’avons vu, le taux d’intérêt applicable en cas de retard de paiement est défini librement et indiqué dans vos CGV. D’où l’importance de les faire figurer sur tous les documents commerciaux échangés. Sinon le taux d’intérêt légal applicable est basé sur celui de la BCE.

(Montant TTC x taux de pénalités de retard x nombre de jours de retard à compter de la date d’émission de la facture)/(365 x 100).

En plus de cela, une indemnité forfaitaire de 40 € par facture non soldée est possible. Cela va permettre de couvrir le temps passé par vous-même ou vos services dans le recouvrement.

Pour mieux comprendre, voici un exemple concret : vous vendez des marchandises ou faites une prestation de services. La facture envoyée à votre client d’un montant de 1 000€ est impayée depuis 10 jours. Le calcul des intérêts de retard est le suivant :

(1 000€ x 10 %) x (10/365) + 40€ indemnité forfaitaire = 42,74€.

À savoir : ces coûts ne sont pas soumis à la TVA.

Vous pouvez également retrouver les taux d’intérêt légaux mis à jour sur le site du service public.

Quels sont les délais de paiement d’une facture en France ?

En France, la législation indique un délai légal de 30 jours à partir de la date de réception de la marchandise pour payer la somme due. Toutefois, les délais peuvent différer selon les entreprises : elles peuvent choisir un délai de paiement à 45 jours fin de mois ou 60 jours. Chaque société est libre dans son choix mais nous conseillons de garder un seuil acceptable pour les 2 parties : vous et vos clients !

À savoir : en tant qu’entreprise qui facture à un particulier, la somme est due à la réalisation de la prestation ou bien dès la livraison. Ces mentions sont donc inutiles dans ce cas précis.

Quand mettre en place le paiement des pénalités de retard ?

Dans la législation française, les pénalités de retard sont dues dès que la date d’échéance est dépassée, donc dès le 1er jour de retard de paiement. Dans la majorité des cas, elles ne sont pas appliquées afin de résoudre le problème à l’amiable. La pénalité de retard est due de plein droit dès le 1er jour de retard.

À savoir : il n’est pas obligatoire d’exiger les frais liés aux pénalités. En effet, l’accord à l’amiable est toujours préférable. Cela permet de garder des bonnes relations avec vos différents clients mais aussi d’éviter la paperasse.

Comment faire un rappel de paiement ?

Votre client ne vous a pas réglé dans les impartis ? Nous vous donnons quelques étapes à respecter pour obtenir votre dû.

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Commencez par un email courtois

Les oublis arrivent à tout le monde ! Même si vous pouvez être agacé par ce retard de paiement, ce premier email se doit avant tout d’être cordial afin de ne pas nuire à la relation commerciale.

Rappelez donc simplement les faits en quelques lignes : numéro de la facture payée en retard, le montant dû, la date de paiement initiale, ladite facture en pièce jointe ainsi que vos coordonnées.

Et si vous facilitez la vie de vos clients ? Envoyez-lui également un lien vers un paiement en ligne. Il pourra ainsi régler le montant en quelques clics sans que cela soit chronophage pour lui.

La relance des impayés par courrier

Après avoir épuisé tous vos recours par mail, vous devrez passer à la phase de relance par courrier. Nous vous conseillons en règle générale d’envoyer deux relances par email de passer ensuite par un courrier recommandé avec accusé de réception.

Vous devrez ici être plus ferme et prévenir votre client que la prochaine étape sera la voie judiciaire.

Les options en cas d’échec

Si vous n’avez pas obtenu gain de cause via les courriers ou les mails, il vous reste plusieurs options :

Faire appel à une société de recouvrement : vous pouvez confier l’ensemble des relances de vos factures à une entreprise externe, c’est ce qu’on appelle l’affacturage.
La procédure d’injonction de payer : vous demandez à un juge de signifier à votre client de régler ses impayés. Il faudra au préalable rédiger une requête d’injonction de payer et joindre des documents comme la mise en demeure ou la preuve de la facture sans paiement par exemple.
La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances : un commissaire de justice envoie un courrier recommandé avec avis de réception au client. Vous pouvez ainsi vous mettre d’accord sur le montant et les modalités de paiement.

Tableau des délais de paiement : modèle gratuit

Pour vous aider à suivre vos règlements au quotidien, téléchargez gratuitement le tableau des délais de paiement sur Excel :

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Retard de paiement : comment le réduire ?

Adopter un tableau de suivi des règlements clients sur Excel est une première étape pour lutter contre les impayés. Cependant, rapidement, vous allez constater ses limites : manque d’automatisation, risque accru d’erreurs, manque de collaboration etc.

Comment donc réduire l’impact des retards de paiement sur votre trésorerie ? Automatisez avec un logiciel de facture comme Axonaut aura plusieurs avantages :

Sécurisez dès le départ la relation client : proposez la signature électronique à vos clients pour avoir une preuve en cas de litige et passez plus facilement à la facturation.
Créez des modèles de factures conformes : toutes les mentions obligatoires de vos factures sont indiquées (taux des pénalités, nombre de jours de retard, montant, indemnité de retard). Des factures conformes sans aucune action de votre part !
Relancez automatiquement vos impayés : paramétrez la relance automatique de vos factures et retrouvez automatiquement l’historique sur chaque fiche client. Vous pouvez bien entendu personnaliser chaque modèle si vous le souhaitez.
Facilitez le paiement de vos factures : avec le paiement en ligne, Axonaut permet à vos clients de régler les factures en quelques clics. Une meilleure expérience pour vous et votre client !
Faites financer vos factures : vous avez besoin de financer votre facture en moins de 48 heures ? Axonaut propose l’avance de trésorerie ! Vous n’avez plus besoin d’attendre la date d’échéance de votre facture pour être payé. Utile si vous avez besoin d’un financement rapide !
Surveillez vos entrées et sorties de trésorerie plus facilement : connectez votre compte bancaire et suivez en temps réel les mouvements de trésorerie. Vous pourrez rapprocher chaque ligne pour vérifier chaque paiement.

Pénalité de retard sur facture : exemple

Découvrez comment intégrer une pénalité de retard sur facture via cet exemple sur Axonaut :

Exemple facture avec mentions obligatoires

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