Lorsqu’on se lance dans une toute nouvelle activité, la recherche de clients devient vite une nécessité pour développer son activité. Néanmoins, être autoentrepreneur ne veut pas forcément dire être le meilleur des commerciaux ! C’est également vrai pour une secrétaire administrative : vous souhaitez davantage vous concentrer sur votre cœur de métier et c’est tout à fait normal ! Découvrez notre article qui vous explique en quelques points comment trouver des clients pour une secrétaire indépendante. Des méthodes simples et applicables rapidement pour faire décoller son activité auprès des professionnels !
Quelles sont les tâches d’une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante auto-entrepreneur est contactée par des chefs d’entreprises qui souhaitent externaliser une partie de leur gestion administrative. A ce titre, une assistante de direction peut exercer des missions diverses et variées :
- Secrétariat téléphonique : répondre aux appels entrants des clients.
- Rédaction de lettres et d’emails.
- Classement des documents administratifs.
- Effectuer des démarches administratives et assurer le suivi des dossiers.
- Gestion du budget.
- Création des documents comptables indispensables : devis, factures, bon de commande.
- Relance des paiements clients et fournisseurs.
- Organisation des déplacements, tenue à jour d’un planning et prise de rendez-vous.
- Organisation des évènements.
Secrétaire indépendante : comment trouver des clients ?
En tant que secrétaire indépendante, la prospection vous fait peur ? Démarcher de potentiels clients ne faisant pas partie de votre cœur de métier, il est difficile de savoir par où commencer. Pour vous faciliter la tâche, il existe plusieurs moyens pour se faire connaître et acquérir des clients plus facilement. Découvrez nos conseils pour trouver des clients comme secrétaire indépendante !
Trouver des clients pour une secrétaire indépendante : le réseau
Si vous débutez votre auto-entreprise de secrétaire externe, vous pouvez commencer par parler de votre activité autour de vous. Même si votre réseau personnel direct n’a possiblement pas besoin de vos services, ils peuvent penser à vous s’ils entendent parler d’une opportunité.
En effet, le bouche à oreille reste un moyen puissant d’étoffer votre base clients. C’est d’autant plus important pour votre entourage professionnel ! N’hésitez donc pas à demander à vos clients actuels de vous recommander. Pour les inciter à le faire, une astuce qui peut marcher est un système de parrainage. Par exemple, vous demandez une recommandation auprès de plusieurs autres professionnels. Si vous avez acquis un client grâce à ce processus, vous pouvez proposer une réduction à vos clients.
Les espaces de coworking sont aussi un excellent moyen de se créer un réseau et rencontrer des prospects par ce biais.
Faire partie d’un réseau de secrétaires indépendantes pour trouver des clients plus rapidement
Avoir une activité à son compte dans l’assistance administrative n’est pas toujours facile et on peut avoir besoin d’accompagnement. En rejoignant un réseau de secrétaires à domicile comme ASSIST By Cécile, vous pourrez bénéficier d’un suivi personnalisé tout en ne perdant pas votre indépendance.
De plus, vous pourrez recevoir des demandes de missions trouvées par le réseau sans avoir à prospecter. Il veillera également à vous attribuer des missions en fonction de vos domaines de prédilection (comptabilité, commercial, ressources humaines etc.).
C’est l’occasion aussi de profiter des retours d’expériences d’autres professionnels et de bénéficier de leur expertise.
Choisir les bonnes vieilles méthodes : le phoning ou l’emailing
Même si ce sont des méthodes qui sont de plus en plus mal considérées, elles sont encore beaucoup utilisées par les commerciaux. Par exemple, d’après une étude, 45% des prospects contactés par téléphone réalisent un achat.
Cependant, diversifier sa stratégie prospection est important et vous permet de ne pas capitaliser uniquement sur la prospection téléphonique et par email qui peuvent paraître trop commerciales ou intrusives.
Participer à des forums
Un autre moyen de se faire connaître ? Participer à des forums ou des salons d’entrepreneurs. C’est un excellent moyen de rencontrer physiquement vos prospects et de mieux comprendre leurs besoins et attentes. Pouvoir échanger de vive voix avec les entrepreneurs permet de leur laisser un souvenir davantage ancré. Ils peuvent en effet recevoir beaucoup de mails par jour et passer facilement à côté de l’information !
Par exemple, l’un des réseaux d’affaires les plus connus est le réseau BNI. Son entrée peut être chère lorsqu’on débute mais c’est un excellent moyen de se faire des contacts.
Créer une page Google My Business
C’est un outil gratuit qui vous permet de mettre en avant votre marque et votre site internet sur Google. Grâce à cet outil, les internautes peuvent vous contacter, consulter votre site web et les avis vous concernant.
Les avis Google étant très puissants, il est important de les mettre en avant et de demander à vos clients d’en poster directement. Comme le réseau, c’est un excellent moyen de faciliter le bouche à oreille.
De plus, créer une page Google apporte de la crédibilité à votre micro-entreprise. On a tendance à faire davantage confiance à une entreprise qui a pris le temps de faire apparaître cet encart directement sur Google.
Créer un site internet clair
Votre site web est un des meilleurs moyens de trouver des clients pour une secrétaire indépendante ! Il est la vitrine de votre activité et il vous permet de montrer clairement vos compétences. Pour propulser l’efficacité de la prospection de votre activité de secrétaire indépendante, vous pouvez créer un formulaire de contact sur votre site web. Cela vous permettra de recueillir des informations pour les contacter plus rapidement. Pour optimiser davantage cette démarche, vous pourrez connecter ce formulaire à un logiciel de gestion commerciale.
Nous vous présentons quelques astuces pour un site web performant :
- Utilisez un CMS performant. Pour créer un site internet, le CMS le plus utilisé reste WordPress. Cela garantit davantage la sécurité des données et la fiabilité technique.
- Ne perdez pas votre interlocuteur ! Il faut qu’un internaute trouve en quelques minutes l’information. Évitez donc de créer beaucoup de pages sans valeur ou compliquer à aller chercher.
- Mettez en avant les avis clients. Nous y revenons : les recommandations sont le nerf de la guerre en prospection ! N’hésitez donc pas à citer leurs avis directement sur votre page internet.
- Évitez les erreurs 404. Google n’aime pas lorsqu’une page devient introuvable et cela peut porter préjudice à la réputation de votre site. Des outils comme Screaming Frog peuvent vous permettre de les repérer plus facilement si vous avez plusieurs pages.
- N’ayez pas peur de vous présenter. La part humaine dans une relation professionnelle est très importante. On ne choisit pas seulement un savoir-faire mais aussi un savoir-être ! Dans un site web, vous pouvez donc ajouter un encart “à propos” pour vous présenter, votre parcours.
Faire appel à un professionnel du référencement naturel est une excellente idée pour vous aider à remonter dans les résultats Google.
Utiliser les réseaux sociaux
La prospection pour une secrétaire indépendante doit également passer par les réseaux sociaux. L’un des plus connus et indispensables reste LinkedIn.
Pour démarrer sur LinkedIn, vous pouvez commencer par créer un profil personnel. Pour plus d’efficacité, veillez à renseigner les informations suivantes :
- Une photo de profil.
- Une bannière avec un message clair sur votre entreprise.
- Un titre à votre profil qui indique clairement quels sont vos services.
- Une section infos. Elle vous permet de partager vos expériences et mettre en avant vos valeurs professionnelles.
En complément de votre page personnelle, la deuxième étape sera de créer une page d’entreprise. Vous pourrez ainsi partager vos valeurs d’entreprise et renseigner le plus d’informations possibles. Le but sera de rediriger un maximum de prospects vers votre site internet.
Pour vous aider davantage dans la recherche de nouveaux clients, vous pouvez utiliser LinkedIn Sales Navigator. Il vous permettra de créer des listes qualifiées pour ensuite les contacter directement sur ce réseau.
Comme il est facile de se perdre dans cette tâche exigeante, des outils de gestion commerciale comme Axonaut mettent à votre disposition des extensions Linkedin. C’est un excellent moyen d’avoir un suivi précis des contacts ciblés et centraliser l’information en un clic.
Faire de la publicité sur internet
La publicité sur internet vous aidera à ramener des clients potentiels vers la vitrine de votre activité : votre site internet.
Avant de vous lancer pleinement sur Google Ads, il faudra vous poser plusieurs questions :
- Comment les internautes trouvent votre entreprise ? Est-ce qu’ils utilisent des mots ou expressions particulières en cherchant en ligne ?
- Comment vos concurrents se présentent ? Vous pouvez essayer de taper quelques mots-clés qui correspondent à votre activité dans Google Ads pour voir ce qui apparait.
- Quel est votre budget ? Sur Google Ads, vous pourrez répartir ce budget et voir son évolution.
Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez répartir un budget sur l’achat de mots-clés pertinents pour votre activité, qui ne soient pas trop chers dans un premier temps.
Afin d’établir une stratégie de publicité en ligne pour une secrétaire indépendante auto-entrepreneur, Google Ads vous propose une série de conseils détaillée pour démarrer sereinement.
Envoyer des newsletters
Partir à la conquête de nouveaux clients c’est bien mais fidéliser les actuels c’est mieux ! Un des moyens pour parvenir à conserver une base cliente importante reste la newsletter.
Dans celle-ci, vous pouvez par exemple donner des astuces sur la gestion administrative ou les dernières nouvelles sur votre activité de secrétaire à domicile. Cela permet ainsi de maintenir une relation avec vos clients.
S’inscrire sur une plateforme secrétaire indépendante
Pour trouver une secrétaire à distance, de plus en plus d’entreprises se tournent vers une plateforme de secrétaire indépendante. Une des plus connus pour les freelances reste Malt. Vous pouvez ainsi vous créer un profil et les entreprises peuvent vous contacter par ce biais. Cela vous permet de bénéficier de la notoriété d’une plateforme pour recevoir des demandes de missions.
Il existe aussi des plateformes qui proposent une mise en relation en fonction de votre profil.
Les annuaires des assistantes secrétaires indépendantes
Pour de nombreux chefs d’entreprise, l’annuaire reste encore un moyen pour répondre à un besoin dans leurs entreprises.
Vous pouvez donc créer une annonce dans un annuaire comme ADASI qui a été spécialement créé pour l’activité de secrétariat externalisé. Vous pourrez ainsi renseigner vos compétences et un professionnel pourra faire appel à vos services.
Déposer des flyers
Nous avons beaucoup évoqué des solutions en ligne pour trouver des clients en tant que secrétaire indépendante. Cependant, les professionnels sont encore friands des moyens dématérialisés. Un flyer ou une carte de visite permettent encore de marquer les esprits.
Ainsi, déposer ce type de documents à des endroits bien choisis est d’excellents moyens de se faire connaître. Par exemple, vous pouvez choisir des magasins de fournitures de bureau, des espaces de coworking ou encore les cabinets d’experts-comptables.
Organiser parfaitement sa prospection
Diversifier ces méthodes de prospection pour une secrétaire indépendante est important. Cependant, sans une bonne organisation, vos efforts ne seront probablement pas récompensés. Comme bon nombre d’entrepreneurs, vous vous êtes tourné vers des outils bureautiques comme Excel. Malheureusement, cet outil a ses limites : manque d’automatisation, données pouvant être altérées, manque de rappels etc. Comment donc être sûr de ne louper aucune information et faire décoller votre chiffre d’affaires ?
Un logiciel de gestion commerciale comme Axonaut vous propose plusieurs fonctionnalités pour gagner du temps sur cette partie :
- Faciliter la relance des devis. Axonaut vous prévient lorsqu’un devis est consulté directement par email et vous avez un historique directement dans l’application.
- Organiser efficacement votre prospection commerciale de A à Z. En effet, vous pourrez créer des cycles commerciaux ainsi que des opportunités d’affaires. Cela vous permettra de voir en un seul coup d’œil où vous en êtes et de connaître vos prochaines actions !
- Centraliser vos échanges. Vous pourrez connecter votre email et Axonaut classe automatiquement l’ensemble des échanges dans une fiche client dédiée pour les retrouver plus facilement.
- Suivre ses rendez-vous clients plus facilement. Vous pouvez connecter votre agenda, envoyer des demandes de rendez-vous et avoir des rappels pour vos rendez-vous. Vous êtes sûr de ne louper aucune demande client !
Pour la gestion administrative et commerciale d’une entreprise, Axonaut peut également être un allié de taille dans vos missions quotidiennes : création de devis et factures en quelques clics, gestion des impayés automatisée, création de dépenses avec reconnaissance de caractères automatique (OCR) etc.
D’ailleurs, une de nos utilisatrices secrétaire indépendantes, nous explique plus en détail comment gérer son activité efficacement grâce à Axonaut dans cette vidéo :
En conclusion, trouver des clients pour une secrétaire indépendante consiste à multiplier les canaux. Une présence en ligne est bien évidemment nécessaire avec la création d’un site internet optimisé, les réseaux sociaux ou encore de la publicité en ligne. Il ne faut cependant pas négliger les rencontres en physique grâce aux salons ou les espaces de coworking par exemple.
En savoir plus sur cette thématique :
