Le stockage de la facture électronique

Publié le 28/07/2022 • Mis à jour le 16/12/2024

Le stockage de la facture électronique : un sujet qui va devenir capital pour l’ensemble des entreprises françaises. En effet, à partir de 2024, les entreprises devront recevoir et envoyer des factures sous ce format. Pour être sûr d’être conforme à la législation en vigueur, il faudra être au point sur la question de la conservation de vos factures en ligne. Si vous utilisez déjà une plateforme de facture électronique, découvrez plus en détail comment éviter des sanctions potentielles !

Dans cet article, nous vous aidons donc à répondre à plusieurs questions : combien de temps faut-il conserver une facture électronique ? Comment ?

MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

Archivage factures électroniques : combien de temps ?

Pour l’archivage électronique des factures, plusieurs articles de lois indiquent des durées différentes.

En effet, en matière comptable, les pièces justificatives doivent être conservées pendant une durée d’au moins 10 ans (c. com art. L. 123-22).

En matière fiscale, le délai est quant à lui différent pour les factures : il est de 6 ans (Code Général des Impôts, LPF, art. L. 102 B). Cette date s’applique à partir de la date d’émission ou de la date de dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de société. Cela concerne donc les factures clients et fournisseurs.

Tout savoir sur la conservation des factures

Comment faut-il assurer la conservation de la facture électronique ?

Entre facture électronique et facture papier, les entreprises peuvent parfois être perdues sur les conditions de conservation d’une facture. Surtout lorsqu’on veut entreprendre un projet de dématérialisation de ses données : quand ? Comment ? Où ?

La dématérialisation des documents devenant un sujet de plus en plus important pour une entreprise, le stockage de la facture électronique devient une question centrale également. Découvrez comment assurer la conservation des factures transmises par voie électronique !

La piste d’audit fiable et le stockage de la facture électronique

Concernant l’archivage électronique des factures, il faudra assurer la mise en place d’une piste d’audit fiable.

Qu’est-ce qu’une piste d’audit fiable pour une entreprise ? Cela consiste à implémenter de manière continue un processus de contrôle de la gestion de la facture dans votre entreprise. Cela permet de mettre en lumière la validité et garantir l’authenticité de vos factures ainsi que le sérieux de votre système de conservation de vos factures.

Ainsi, l’administration fiscale pourra vérifier l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures papier ou électroniques (E facture). Comment assurer une conservation des factures optimale ?

Tout d’abord, vous devez vous assurer que les factures soient conservées dans sa forme originelle. Plus précisément, l’obligation de conservation porte sur l’ensemble du contenu dans la facture, même les mentions non obligatoires.

La question du format (électronique ou papier)

Pour la suite, cela dépend du format d’origine (format papier ou électronique) de ce document comptable. Si vous la facture originale est au format papier, les factures créées à l’origine sous cette forme dans votre entreprise peuvent être conservées sous format dématérialisé mais elles doivent être à l’identique de l’original. Elles peuvent également être gardées sous format papier mais l’entreprise devra définir un cadre strict d’archivage.

Quant aux factures électroniques, elles doivent être stockées dans leur format d’origine. Vous ne pourrez donc pas les archiver sous forme papier. En effet, l’impression sur papier des factures électroniques ne signifie pas que cela sera une facture d’origine. Avec ce format de factures, vous n’êtes donc pas dans l’obligation de les imprimer systématiquement pour votre comptabilité.

En revanche, il faudra les conserver dans un logiciel dédié pendant au minimum 3 ans en cas de contrôle. Passé le délai de 3 ans, vous pouvez continuer à les conserver sur votre logiciel ou sur un support de votre choix pendant encore 3 ans. Sachez tout de même que l’Administration fiscale peut exiger de contrôler ces factures au format numérique.

De plus, dans ce délai de conservation de 6 ans, il est important de ne modifier aucune information contenue dans la facture.

Autre point important : si vous utilisez la signature électronique pour vos documents et notamment les factures électroniques, il faudra les conserver dans leur forme originelle également.

Un système de conservation en France

Dans le cas de l’archivage des factures électroniques, la question du “où” est également essentielle. Un logiciel de facturation dédié est évidemment la solution la plus simple. Existe-t-il des contraintes ? Eh bien oui ! Vous ne pourrez choisir n’importe quel système de facturation pour votre entreprise.

En effet, L’administration fiscale privilégie la conservation de vos factures dématérialisées sur le territoire français si votre entreprise est en France.

Vous pourrez cependant choisir de les conserver dans un autre état de l’Union Européenne s’il fournit les mêmes garanties au niveau de la conservation des données et qu’il est accessible par l’administration fiscale française.

Il est également possible de choisir un pays en dehors de l’Union Européenne seulement s’il partage une convention avec l’État français.

Si vous choisissez ces deux dernières options, il faudra en informer l’Administration fiscale, elle devra être au courant lors d’un contrôle éventuel.

Facture électronique archivage : quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

Le stockage de la facture numérique répond à des exigences précises. En cas de non-respect, des sanctions ont été prévues par l’Administration fiscale.

Vous pouvez recevoir une amende de 500 euros en cas de refus de montrer les documents demandés par l’administration fiscale.

Autre cas de figure : votre entreprise peut se voir infliger une pénalité de 50% des montants facturés si vous n’avez pas conservé vos factures.

Dans le cas des factures fournisseurs, il est possible que vous n’ayez plus droit à des déductions.

Le rejet de comptabilité est également un risque dans le cas d’une non-conservation de vos documents. Cela voudra dire que cela pourra aller jusqu’à la suppression du résultat déclaré pour rectifier votre déclaration. Cela pourra s’accompagner également de pénalités.

Axonaut : un logiciel de facturation 100% français pour assurer le stockage de vos factures électroniques en toute conformité

Pour éviter toute sanction et avoir une comptabilité “propre”, se doter d’une solution de dématérialisation française est la solution la plus sûre. De plus, cela sera un véritable gain de temps pour vous entrepreneurs qui n’êtes pas un fan inconditionnel de la comptabilité. Pour éviter les tâches chronophages, Axonaut vous propose plusieurs fonctionnalités :

L’édition de devis & factures électroniques à l’image de votre entreprise.

La conservation de vos données automatiquement sur plusieurs serveurs dédiés en France.

Conforme à la loi anti fraude à la TVA en France.

Automatisation de l’envoi et création de factures récurrentes (abonnements).

Export de vos données comptables facilement en cas de contrôle. Votre comptable a également un accès dédié gratuit pour réaliser les exports.

Paiement de vos factures en ligne pour lutter contre les impayés : Paypal, Stripe et GoCardless.

Conclusion : Le stockage de la facture électronique pour les entreprises en France suit des règles précises. En effet, il faut conserver vos factures a minima 6 ans et les conserver précieusement en fonction du format. En cas de non-respect, une entreprise encourt une forte amende.

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