Comment assurer un suivi de facturation efficace ?

Pour être sûr d’être conforme aux règles de facturation en vigueur en France, adopter un bon suivi de facturation est essentiel. De plus, mettre en place ce type de processus vous permet de connaître en temps réel la santé de votre entreprise. Cependant, comment s’y retrouver parmi toutes les factures clients et fournisseurs ? Quels sont les bons réflexes à adopter ? Excel ou un logiciel de facturation ? Découvrez nos conseils dans cet article !

Suivi facturation : la définition

Le suivi de la facturation est un processus mis en place par une entreprise pour suivre tout le processus de facturation clients et fournisseurs. Il vous permet de suivre les délais de paiements ainsi que l’encaissement. Pourquoi assurer un suivi facture client et fournisseur ? Cette étape est essentielle pour avoir une visibilité en temps réel sur votre trésorerie et ainsi réagir rapidement pour l’optimiser. Cela vous garantit également de garder un œil sur votre besoin en fonds de roulement (BFR) pour être sûr de disposer suffisamment de fonds pour vos affaires générales. Enfin, mettre en place un suivi facture représente un véritable rempart contre les défaillances d’entreprise, crainte majeure des entrepreneurs.

Pour être sûr que votre entreprise se porte bien, il est donc essentiel de mettre en place une organisation bien spécifique. Nous allons voir les différentes solutions ainsi que leur pertinence pour votre entreprise !

Le tableau de suivi des règlements clients Excel

Pour s’assurer de la santé de votre entreprise, un entrepreneur a souvent le réflexe d’établir un tableau de suivi des règlements clients sur Excel. Il faudra pour cela créer plusieurs tableaux :

Tableau de suivi de facturation

Sur un tableau de suivi de facturation client, vous pourrez indiquer plusieurs éléments manuellement :

Le nom du client.

Le numéro de facture.

La date de facturation.

La date d’échéance.

Le montant TTC et HT.

L’état du paiement.

Le nombre de relances.

La majoration et le nombre de jours sans paiement.

Tableau échéancier de paiement

Sur cette feuille Excel différente, ce tableau pour les factures vous permet de connaître si et quand différents versements ont été effectués sur vos factures. Si vous n’avez pas reçu de paiement, vous pourrez voir le reste à payer et les pénalités de retard. Cela exige cependant de réaliser des calculs avec des formules Excel directement sur le document, ce qui représente une perte de temps.

Tableau de suivi de devis sur Excel

Dans ce tableau de suivi de devis sur Excel, vous pourrez renseigner la date d’envoi, si l’offre a été acceptée et si elle doit donner lieu rapidement à une facturation. Si pour plus de sécurité, vous faites signer vos devis, n’oubliez pas également d’ajouter une annotation pour vérifier la signature du document.

Si vous réalisez directement vos devis sur Excel, le plus important sera d’indiquer les mentions légales à l’avance pour éviter les oublis.

Le suivi des factures fournisseurs

Pour le suivi des factures fournisseurs, le plus important sera de surveiller les délais de paiement imposés et savoir si vous êtes à jour dans vos règlements. Pour cela, vous devrez créer un tableau pour connaître le numéro de vos factures fournisseurs, les dates d’émission, les montants, l’échéance ainsi que le jour des règlements.

Comment assurer un bon suivi de la facturation ?

Même si Excel est la référence parmi les entrepreneurs pour leur comptabilité, ses limites peuvent vite apparaître. Comment assurer un bon suivi de la facturation dans ce cas ?

En amont, la tâche la plus importante sera de définir une organisation interne précise. Concrètement, cela signifie communiquer clairement à vos clients plusieurs informations concernant le règlement de vos factures :

Le délai de règlement : le mieux est de proposer le plus court possible à vos clients et le plus long possible à vos fournisseurs.

Le paiement en plusieurs fois : est-ce que vous mettez en place un système de paiement en plusieurs fois de vos factures ?

L’acompte à la signature du devis : cela fait partie des protections utilisées en cas de paiement tardif ou un impayé.

Les moyens de paiement acceptés : par exemple, les chèques peuvent représenter un risque et peuvent prendre du temps à traiter contrairement au virement bancaire par exemple.

Les indemnités de retard.

Sans automatisation, vous risquez d’oublier des éléments ou commettre des erreurs. Avec un logiciel de facturation, vous pouvez enfin passer moins de temps sur ces tâches administratives. En effet, une fois réfléchi au sein de votre entreprise, il vous suffira de les rentrer une seule fois dans le logiciel pour qu’il soit proposé à chaque client systématiquement. Vous n’aurez plus l’obligation de mettre à jour manuellement de manière quotidienne le tableau de suivi des règlements clients sur Excel. En plus d’une perte de temps pour vous (les formules Excel sont parfois difficiles par exemple…), cela augmente les risques d’erreurs de fausses manipulations.

Mettre à jour manuellement les informations augmente notamment les risques de commettre des imprécisions dans le processus de relance. Qui dit processus de relance absent ou non optimisé dit moins de chances d’obtenir son dû ! Un logiciel de facturation vous apportera la possibilité d’automatiser l’envoi des emails de relance et d’avoir un historique centralisé en cas de litige.

Le suivi de la facturation sur Excel ne facilite pas non plus la collaboration entre les équipes. Au fur et à mesure du développement de votre entreprise, les différentes équipes (dirigeantes, financières ou comptables par exemple) auront besoin de notifications et de centralisation des données pour pouvoir savoir quelles actions ont été effectuées.

Enfin, un logiciel de facture vous permettra de créer facilement vos devis ainsi que vos factures électroniques. Fini de passer du temps sur la création de vos factures sur Excel !

La gestion de votre entreprise avec Excel : c’est terminé !

Qu’est-ce que la facture électronique ?

Pour simplifier vos démarches administratives et limiter la fraude à la TVA, l’État a décidé de mettre en place un calendrier de facture électronique. Il a pour but de permettre le déploiement progressif pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA en France.

Qu’est-ce que la facture électronique ? Une facture est uniquement considérée comme électronique lorsqu’elle est créée et transmise sous ce format.

Grâce à ce format, vous pourrez simplifier et automatiser la gestion de la facturation. En effet, plus besoin de penser à bien intégrer les mentions légales ou encore créer une facture de zéro pour chaque client. Un logiciel de facture électronique garantit la connexion entre vos différentes données (produits, clients etc.) pour créer une facture plus rapidement.

Suivi facture : pourquoi utiliser Axonaut ?

Au vu de la nouvelle législation et automatiser la gestion de votre entreprise, quel logiciel de facturation choisir ? Axonaut vous accompagne dans votre transformation digitale et vous permet d’optimiser le suivi de la facture client grâce à plusieurs fonctionnalités :

Création de devis, factures et dépenses en quelques clics.

Relance automatique de vos factures.

Connexion à votre compte en banque en temps réel pour suivre vos entrées et sorties de trésorerie.

Un tableau de bord détaillé sur l’ensemble des indicateurs clés de votre entreprise.

Paiement en ligne de vos devis et factures (Paypal, Stripe et GoCardless).

Signature électronique de vos devis.

Je crée une période d’essai gratuite !

En savoir plus sur la thématique :