Dans la relation commerciale des entreprises, les devis et factures sont des étapes primordiales. Dans un premier temps, ce sont les devis qui seront utilisés pour décrire votre offre. La mise en place d’un logiciel de devis en ligne permettra d’automatiser vos process commerciaux et donc de gagner du temps. Mais comment faire un devis ? Quelles sont les règles pour fournir un devis ? Pourquoi utiliser un logiciel pour devis ? Quels sont les avantages ? On répond à toutes vos questions dans notre article !
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis est une proposition commerciale ! Un document écrit qui va reprendre le produit vendu et/ou les prestations à réaliser. C’est un document non officiel tant qu’il n’a pas été signé par le client. Signer le devis le rendra officiel et en fera un contrat.
Les devis sont des documents utiles qui permettent aux entreprises de communiquer au client leur offre, leurs services et leurs tarifs. Chaque entreprise (en général) doit avoir un modèle de devis standard. Ce dernier doit contenir des informations importantes telles que l’identité de l’entreprise, la description du projet, la date de réalisation de la prestation, les informations sur le paiement, tous les frais y compris les taxes, le nom et le numéro d’assurance sociale du facteur. Le devis est un document officiel qui permet de rédiger le contrat une fois la signature effectuée. L’émission du devis a donc une importance particulière, surtout dans certains secteurs d’activité.
Les devis sont aussi utilisés pour les commandes de fournitures et de services, et permettent d’établir un budget pour la réalisation du projet. Les devis peuvent aussi être utilisés comme un outil marketing puisqu’ils permettent de fixer un prix précis pour la réalisation du projet.
L’accord pour l’exécution de la prestation via la signature du devis, transforme le document en contrat qui détient une valeur juridique. Il est donc important de respecter toutes les règles de la rédaction d’un devis. Les voici !
Les règles pour créer des devis entreprise
En France, les règles concernant les devis sont assez simples si on les compare aux règles sur les factures. En effet, tant que le devis n’est pas signé, il n’a pas de valeur légale. C’est un document commercial formalisé qui va présenter votre offre. Une fois le devis signé, il devient un contrat liant l’émetteur et le signataire.
Même si les règles ne sont pas courantes, ils en existent tout de même et il ne faut pas les négliger afin d’éviter des pénalités, amendes. En effet, des métiers ont l’obligation de délivrer un devis (certains secteurs d’activité comme les prestations de dépannage). Pour connaître toutes les règles qui régissent les devis, voici un article complet avec des exemples :
En voici quelques-unes, les plus importantes.
Mentions obligatoires dans les devis
En France, les devis sont des documents commerciaux qui peuvent être normés et donc comporter des mentions obligatoires. Ces dernières sont des informations sur le client, votre entreprise, les produits / services vendus. Voici les éléments à faire figurer sur le devis :
- Date du devis.
- Durée de validité du devis.
- Nom du client.
- Adresse du client.
- Devis avec la mention bon pour accord.
- Montant HT et TTC du travail ou de la prestation.
- Prix unitaire / Montant de la prestation / Quantité.
Dans le cas d’un devis de construction (bâtiment), d’une rénovation, d’une prestation de dépannage, la prestation doit faire l’objet d’un devis et doit être établie par le spécialiste de la construction ou le spécialiste de la rénovation. Le contenu du devis est le suivant :
- Le nom et l’adresse de l’entreprise.
- Date du devis.
- Durée de validité du devis.
- Le nom et l’adresse du client.
- Une description précise du projet, du bien, du site ou du détail du projet.
- L’évaluation des travaux à faire, prix de la prestation.
- Un rapport avec les différentes étapes de la réalisation du projet.
- La date de début des travaux.
- Mention bon pour travail.
Tout comme les factures, les devis sont soumis à des règles (forme, fond, mentions obligatoires…). Obligatoire dans certaines conditions, dans certains secteurs comme le Bâtiment.
Comment numéroter les devis ?
Contrairement aux factures qui disposent de règles claires, la numérotation des devis est libre. Aucune règle n’est à prendre en compte ! Vous pourrez donc avoir un numéro de devis personnalisable.
Cependant, nous vous conseillons de les normer car cela vous permettra de mieux les suivre et d’avoir une gestion interne beaucoup plus claire. Pour obtenir des conseils, voici un article illustratif : Comment numéroter mes devis ?
Comment faire un devis à une entreprise ?
Les devis B2B sont des devis spécifiques qui sont ciblés à des fournisseurs et des clients professionnels. Ils sont utilisés pour la vente en gros ou pour la vente au détail dans des industries telles que le commerce, l’agriculture, la construction, l’informatique, les services professionnels ou encore le transport.
L’établissement d’un devis en B2B implique souvent des informations sur le moment où les articles doivent être livrés, toutes les caractéristiques de l’article commandé, le prix total de l’article ou du service, les frais de livraison, les frais d’emballage et de transport et le mode de paiement.
Pour ne pas se tromper, il est donc important de savoir comment éditer un devis à une entreprise.
Utiliser Excel pour faire ses devis ?
Excel est un outil très plébiscité par les entreprises qui démarrent leur activité ! Très flexible, peu onéreux. C’est un bon outil pour démarrer son activité.
Cependant, il existe des limites assez claires qui vont empêcher la croissance de votre activité et l’automatisation des tâches chronophages (éditer le devis, l’envoyer, le faire signer…).
Pour découvrir les limites d’utiliser Excel pour faire ses devis, nous vous conseillons notre article dédié :
Faire ses devis sur Excel, les limites !
Signature du devis
Afin de rendre le devis valable et qu’il devienne un contrat officiel, il faut signer le devis ! C’est grâce à cette signature que sa valeur juridique advient. Avec l’arrivée des nouvelles technologies, la signature électronique est de plus en plus présente et facilite la gestion quotidienne.
En effet, signer un devis peut être fastidieux, long avec la signature numérique, tout est automatisé et se fait en moins de 1 minute. Il existe encore des réticents à la signature en ligne. Pourtant, la signature électronique des devis détient la même valeur juridique que les signatures manuscrites, signature à la main.
Pour en savoir plus sur la réalisation du devis et sa signature :
Signature électronique : quelle valeur juridique ?
Pourquoi demander un devis ?
Il y a différentes raisons qui peuvent vous motiver à demander un devis. En tant que consommateur, vous pouvez le faire si vous souhaitez comparer deux marchands et comparer leurs prix. Vous pouvez aussi le faire si vous souhaitez obtenir de l’information concernant un produit ou un service particulier que vous voulez acquérir. Vous pouvez également demander un devis si vous voulez être sûr que votre entreprise est prête à offrir le meilleur service possible à vos clients.
Vous pouvez également demander un devis personnalisé lorsque vous souhaitez effectuer des travaux de rénovation. Vous pouvez aussi le demander si vous prévoyez d’effectuer des travaux d’aménagement dans votre maison. Pour ces travaux, il est important de bien choisir les matériaux de construction et de contrôler leurs coûts.
Demandez des devis de plusieurs fournisseurs afin de comparer leurs tarifs et choisissez le fournisseur qui offre les meilleures conditions.
Sachez aussi qu’il peut exister un prix du devis. En effet, certaines activités peuvent établir un devis et le faire payer à leurs clients. Mais dans la majorité des cas, accepter le devis permettra d’obtenir une ristourne sur la facture finale. Des entreprises mettent en place ce process afin d’éviter des déplacements, chiffrages inutiles. L’établissement du devis peut donc être payant. Le devis reçu devra être signé pour qu’il se transforme en contrat.
Un logiciel pour devis ?
Pour aider les entrepreneurs à se concentrer sur leur métier, un logiciel pour faire des devis est essentiel, car les automatisations et le gain de temps sont importants et visibles rapidement.
- Établir un devis ne prend qu’une minute.
- Toutes les mentions obligatoires à faire figurer sur le devis sont déjà remplies.
- Vous disposez d’un catalogue produit, des prestations avec la quantité.
- Bibliothèque des prix.
- Signer un devis en ligne est possible facilement.
- Création de modèle de devis pour gagner du temps.
- Vous pourrez facturer le devis en 1 clic.
En savoir plus sur cette thématique :
- Quelles sont les différences entre les factures et les devis ?
- Comment numéroter une facture ?
- Pourquoi faire un devis ?
- Qu’est-ce qu’un devis ?
- Devis payant : Tout savoir pour l’établir et le présenter au client
- 25 modèles de devis type conforme à télécharger (GRATUIT)
- Mise en page devis : découvrez les meilleurs modèles de devis !
- Devis obligatoire : dans quels cas ?
- Quelle est la durée de vie d’un devis ?
- Bon pour accord : définition et valeur juridique (+modèles)
