Depuis quelques années, le gouvernement français et les institutions européennes souhaitent accélérer la transition numérique pour les entreprises. Cela passe notamment par la dématérialisation des factures pour de nombreux pays. Une des normes mises en place dans ce sens est la Factur-X. Pour vous aider à mieux comprendre, nous répondrons à ces questions dans cet article : Factur-X c’est quoi ? Quels sont les avantages de Factur-X et comment la mettre en place dans mon entreprise ?
MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :
L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.
Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.
Vous avez déjà certainement entendu parler de cette nouvelle norme mais Factur-X, c’est quoi au juste ?
Factur-X est une norme de facture électronique (ou e facture) dite mixte ou hybride c’est-à-dire qu’elle contient plusieurs formats de fichiers pour être lisible et exploitable par tous les utilisateurs et les logiciels comptables. Ainsi, il ne suffira pas qu’une facture soit au format PDF ! Il faudra que les factures soient émises, transmises et réceptionnées sous ce format.
Pour les entrepreneurs, elle va permettre une transition vers le format électronique peu coûteux, plus “convivial” et surtout adapté aux besoins des petites et moyennes entreprises. C’est aussi ce qu’on appelle l’EDI (échange de données informatisé), conforme au niveau international.
Derrière ce mot qui reste un peu flou, on a un concept très simple : dites au revoir au format papier et bonjour aux factures au format électronique ! En effet, cela vient d’une norme européenne qui vise à faciliter l’édition, le partage et le contrôle des factures. Et pour cause : la fraude à la TVA est évaluée à plus de 15 milliards d’euros rien qu’en France…
Ainsi, toutes les structures seront dans l’obligation de se mettre à la Factur-X progressivement. D’ailleurs, depuis le 1er janvier 2020, seules les entreprises facturant le secteur public doivent produire des factures électroniques, en passant par la plateforme Chorus Pro.
Cependant, le gouvernement a publié un calendrier de déploiement concernant l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA. A partir de 2024, les grandes entreprises devront passer à la facture numérique. Toutes les entreprises devront également être en mesure de recevoir les factures sous ce format. En 2025, les entreprises de taille intermédiaire devront également sauter le pas ! Enfin, en 2026, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les très petites entreprises (TPE) devront abandonner les factures papier également. Autant de raisons de ne pas tarder à implémenter une solution de dématérialisation !
Comme nous l’avons vu précédemment, la facturation électronique, dématérialisée deviendra obligatoire pour l’ensemble des entreprises d’ici 2025. Au-delà de l’argument légal, quels sont les avantages de Factur-X ? Pourquoi passer à la facturation électronique ?
La gestion des factures par voie électronique vous permettra de gagner du temps au quotidien car vous pourrez automatiser l’ensemble des tâches chronophages qui vous prennent du temps. Vous passez un temps considérable à éditer vos factures ? En quelques clics, vous pouvez entrer le client, les mentions obligatoires, le produit et valider et c’est prêt à envoyer !
Chercher où se trouve la liste des clients, la liste des produits, s’assurer qu’elle soit bien à jour : tout ça c’est le quotidien d’un entrepreneur sans logiciel de facturation ! Avec un outil de facturation, le deuxième avantage est la centralisation. Toute l’information se retrouve sur une seule et même plateforme et surtout elles sont connectées entre elles vous permettant de gagner du temps dans la création d’une facture.
Sachant que beaucoup d’entreprises françaises souffrent des délais de paiement à rallonge, mettre en place des process de facturation claire avec le paiement en ligne de vos factures simplifie la tâche de vos utilisateurs. Qui dit simplification des process dit amélioration des délais de paiement !
Toujours dans cet esprit d’optimisation de vos processus : la signature électronique. Vous n’aurez plus besoin de perdre du temps sur l’envoi et la signature de vos documents. Tout se fera en ligne et beaucoup simplement !
Concernant l’archivage, le format papier demande d’être beaucoup plus rigoureux que le format électronique. En effet, un logiciel agréé se doit de respecter les délais de conservation prévus par la loi et vous n’aurez plus à vous inquiéter de créer des dossiers entassés dans des armoires !
En bref, en plus d’un gain de temps, opter pour un processus de facturation électronique permet également une réduction des coûts : réduction d’achat de papier, d’erreurs humaines etc.
Maintenant que vous avez compris l’importance de la facturation électronique dans l’organisation de votre entreprise, une question reste en suspens : comment mettre en place la facturation électronique au sein de son entreprise ?
Pour élaborer un projet de dématérialisation, la bonne nouvelle c’est que le gros du travail est pour les éditeurs de logiciels qui sont agréés et certifiés ! En effet, les plateformes de dématérialisation comme Axonaut sont chargées de transmettre la facture sous format dématérialisé du fournisseur vers le client.
Ces logiciels extrairont certaines données des factures clients pour les transmettre à l’administration fiscale. Parmi les éléments transmis, il pourra y avoir l’identification du fournisseur et du client, le montant HT de l’opération et le montant de la TVA due par exemple.
Dans la mise en place des factures numériques, vous devrez connaître l’existence de la piste d’audit. Cela permet de retracer comptablement chaque étape de la commande à la facturation pour l’émetteur.
Aujourd’hui, le support papier représente une perte de temps pour une entreprise : repartir de zéro à chaque facture/devis, retrouver les éléments dans plusieurs dossiers, n’oublier aucun élément etc. Abandonner (enfin) la facture papier et choisir la dématérialisation des documents commerciaux sont donc une aubaine pour mieux collaborer et optimiser la relation client !
Dans ce sens, Axonaut a été créé pour répondre à ce besoin : un logiciel simple d’utilisation qui vous permet de gérer le traitement des factures. L’automatisation sera donc au rendez-vous !
En effet, grâce à des solutions de dématérialisation, vous retrouverez l’ensemble des données sur une plateforme unique et il vous suffira de quelques clics pour créer une facture. Le logiciel vous permet également de créer des factures récurrentes si vous proposez des abonnements ou des forfaits à vos clients. Vous n’aurez plus à vous occuper de la transmission des factures car elles sont éditées et envoyées automatiquement grâce à cette fonctionnalité.
Axonaut vous accompagnera également dans la gestion de vos factures fournisseurs. Vous pourrez retrouver l’ensemble de vos dépenses et les créer en quelques clics.
Mais ce n’est pas tout ! Axonaut est un outil de gestion d’entreprise tout-en-un. Vous pouvez donc gérer votre stock, vos projets, vos RH, vos demandes clients, vos dépenses et vos campagnes marketing.
Pour faire partie de nos 70 000 utilisateurs, commencez une période d’essai dès aujourd’hui et n’hésitez pas à poser vos questions à support@axonaut.com :).
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