Qu’est-ce que la GED ? La définition désigne le terme Gestion Électronique des Documents. Voici son fonctionnement et son utilité.
Les entreprises génèrent un nombre conséquent de documents numériques et la gestion de ces derniers représente un temps colossal. Pour pallier ces problématiques et permettre aux entreprises de gagner en productivité et en fiabilité, les systèmes de gestion électronique des documents (GED) sont de véritables atouts.
Vous songez à utiliser un système GED pour votre entreprise ? Dans cet article, Axonaut, votre solution de facture électronique, vous explique tout ce que vous devez savoir sur la GED avec des définitions simples pour vous permettre d’identifier les leviers qu’elle peut représenter.
Vous n’avez jamais entendu parler de GED ? La définition est la suivante : le terme « GED » signifie « Gestion Électronique des Documents ». Il s’agit d’un système informatique qui gère vos documents numériques et qui s’intègre à un logiciel GED d’entreprise. L’objectif d’un tel logiciel est de pouvoir dématérialiser certains processus métiers.
Le processus vise à améliorer la gestion ainsi que l’utilisation des données et des documents qui y sont associés au travers d’un logiciel adapté. Souvent liées à des plateformes de facturation électronique, les solutions GED permettent de stocker et de gérer efficacement les factures d’une entreprise.
Pour bien comprendre la définition de la GED, il est important de définir les acronymes et les sigles qui sont associés au terme, notamment dans l’univers de l’entreprise.
En effet, d’autres sigles peuvent être utilisés pour définir la GED, notamment ses équivalents anglophones :
Il existe également d’autres équivalents en français :
On parle également de « ECM », pour « Entreprise Content Management » qui est un logiciel gérant l’ensemble des contenus numériques de l’entreprise.
La définition GED (Gestion Électronique Documents) décrit avant tout un logiciel capable de numériser, stocker et indexer la gestion des documents numériques.
Il utilise des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), les workflows, les métadonnées et les règles de gestion pour organiser et automatiser la gestion documentaire. Les documents sont stockés dans une base de données centralisée, accessible par les utilisateurs autorisés. Les systèmes GED offrent des fonctionnalités de recherche, de consultation, de modification, d’annotation et de validation des documents. Ils peuvent être intégrés avec d’autres systèmes d’entreprise, tels que les ERP, les CRM ou les applications métier.
La GED (Gestion Électronique des Documents) a plusieurs fonctionnalités avantageuses pour la vie d’une entreprise. Mais alors comment fonctionne un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ?
Un logiciel GED permet aux entreprises d’organiser, de stocker et de gérer des documents sur un système centralisé. Ainsi, l’ensemble des documents, comme les factures, les contrats, les courriers ou autres sont tous numérisés et stockés sur une base de données unique, ce qui simplifie à la fois leur gestion, leur recherche et leur archivage.
Pour ce faire, le logiciel ou la plateforme utilise des outils de type OCR (Optical Character Recognition = Reconnaissance Optique de Caractères). L’OCR permet de convertir les documents papiers en version numérique. Grâce à cela, le logiciel va ensuite les classer et les indexer en fonction de plusieurs paramètres pour faciliter la recherche :
Pour une entreprise, l’utilisation d’une solution GED (Gestion Électronique des Documents) lui permet de gagner en productivité.
Un logiciel GED est par définition un outil intuitif qui peut s’adapter aux règles de votre structure et de votre domaine d’activité. Voici les principaux avantages que peut obtenir votre entreprise en mettant en place ce système :
Si les avantages d’un logiciel GED sont nombreux, il existe aussi certains inconvénients :
Un système GED (Gestion Électronique des Documents) est un logiciel qui permet la numérisation, le stockage, l’indexation et la gestion de documents électroniques pour une entreprise.
Oui. La plupart des systèmes GED proposent des fonctionnalités permettant de signer les documents sur version numérique.
Un système GED peut être intégré à un logiciel bureautique tel que Microsoft Office ou Google Suite pour numériser, stocker, gérer et rechercher des documents électroniques directement depuis le logiciel bureautique en question.
Un système GED peut être utilisé pour gérer les documents électroniques relatifs aux Ressources Humaines d’une entreprise.
Un système de GED de facturation permet de gérer électroniquement l’ensemble du processus de facturation, depuis la création de la facture jusqu’à son archivage, en passant par sa validation et son envoi.