Qu’est-ce la GED : définition, fonctions et avantages

Qu’est-ce que la GED ? La définition désigne le terme Gestion Électronique des Documents. Voici son fonctionnement et son utilité.

Les entreprises génèrent un nombre conséquent de documents numériques et la gestion de ces derniers représente un temps colossal. Pour pallier ces problématiques et permettre aux entreprises de gagner en productivité et en fiabilité, les systèmes de gestion électronique des documents (GED) sont de véritables atouts.

Vous songez à utiliser un système GED pour votre entreprise ? Dans cet article, Axonaut, votre solution de facture électronique, vous explique tout ce que vous devez savoir sur la GED avec des définitions simples pour vous permettre d’identifier les leviers qu’elle peut représenter.

Système GED : définition

Vous n’avez jamais entendu parler de GED ? La définition est la suivante : le terme « GED » signifie « Gestion Électronique des Documents ». Il s’agit d’un système informatique qui gère vos documents numériques et qui s’intègre à un logiciel GED d’entreprise. L’objectif d’un tel logiciel est de pouvoir dématérialiser certains processus métiers.

Le processus vise à améliorer la gestion ainsi que l’utilisation des données et des documents qui y sont associés au travers d’un logiciel adapté. Souvent liées à des plateformes de facturation électronique, les solutions GED permettent de stocker et de gérer efficacement les factures d’une entreprise. 

Définition de la GED, de ses acronymes et sigles

Pour bien comprendre la définition de la GED, il est important de définir les acronymes et les sigles qui sont associés au terme, notamment dans l’univers de l’entreprise.

En effet, d’autres sigles peuvent être utilisés pour définir la GED, notamment ses équivalents anglophones :

• EDM « Electronic Document Management ».
• DMS « Document Management System ».

Il existe également d’autres équivalents en français :

• GEIDE « Gestion Électronique de l’information et des Documents de l’Entreprise ».
• GEC « Gestion Électronique du Courrier » permettant de centraliser les correspondances liées à l’activité d’une société.

On parle également de « ECM », pour « Entreprise Content Management » qui est un logiciel gérant l’ensemble des contenus numériques de l’entreprise.

GED : la définition informatique

La définition GED (Gestion Électronique Documents) décrit avant tout un logiciel capable de numériser, stocker et indexer la gestion des documents numériques.

Il utilise des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), les workflows, les métadonnées et les règles de gestion pour organiser et automatiser la gestion documentaire. Les documents sont stockés dans une base de données centralisée, accessible par les utilisateurs autorisés. Les systèmes GED offrent des fonctionnalités de recherche, de consultation, de modification, d’annotation et de validation des documents. Ils peuvent être intégrés avec d’autres systèmes d’entreprise, tels que les ERP, les CRM ou les applications métier.

La GED (Gestion Électronique des Documents) et son fonctionnement

La GED (Gestion Électronique des Documents) a plusieurs fonctionnalités avantageuses pour la vie d’une entreprise. Mais alors comment fonctionne un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ?

Un logiciel GED permet aux entreprises d’organiser, de stocker et de gérer des documents sur un système centralisé. Ainsi, l’ensemble des documents, comme les factures, les contrats, les courriers ou autres sont tous numérisés et stockés sur une base de données unique, ce qui simplifie à la fois leur gestion, leur recherche et leur archivage.

Pour ce faire, le logiciel ou la plateforme utilise des outils de type OCR (Optical Character Recognition = Reconnaissance Optique de Caractères). L’OCR permet de convertir les documents papiers en version numérique. Grâce à cela, le logiciel va ensuite les classer et les indexer en fonction de plusieurs paramètres pour faciliter la recherche :

• Le type de document.

• Le contenu.

• Le destinataire.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED)

• Numérisation et conversion des documents sous format électronique.

• Stockage, organisation et indexation des documents sur une base de données centralisée.

• Gestion des métadonnées associées aux documents pour faciliter la recherche et la consultation de ces fichiers.

• Gestion des workflows en fonction des règles de gestion de l’entreprise pour automatiser les processus de traitement des documents (validation, correction et distribution des documents).

• Gestion des accès aux documents selon les droits d’accès définis pour chacun des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs. Il est possible de mettre en place des fonctionnalités propres à la sécurité (traçabilité des accès, confidentialité des données, etc…).

• Recherche et consultation des documents selon les critères de recherche définis (nom du document, date, type de document).

Utiliser la GED : quels sont les avantages concrets ?

Pour une entreprise, l’utilisation d’une solution GED (Gestion Électronique des Documents) lui permet de gagner en productivité.

Un logiciel GED est par définition un outil intuitif qui peut s’adapter aux règles de votre structure et de votre domaine d’activité. Voici les principaux avantages que peut obtenir votre entreprise en mettant en place ce système :

• Gagner du temps sur votre gestion documentaire grâce à un accès facile et rapide à vos documents, avec des fonctionnalités de recherche avancées telles que l’indexation et la classification automatique.

• Réduire les coûts liés à la gestion documentaire, notamment les coûts de stockage de papier, d’impression, de gestion des archives et de traitement manuel.

• Améliorer l’efficacité opérationnelle en simplifiant et en automatisant les processus de traitement documentaire. Cela réduit les délais de traitement en évitant les erreurs de saisie. Un logiciel GED permet également de rendre les documents plus accessibles et de favoriser une manière de travailler plus collaborative.

• Améliorer la sécurité et la conformité grâce au contrôle d’accès aux documents électroniques avec des fonctionnalités de droits d’accès et de traçabilité. À l’aide de workflows automatisés, vous pouvez également suivre des règles de confidentialité et de conservation des données. Le logiciel de GED peut également être formaté selon les règlementations et normes en vigueur.

• Faciliter la collaboration entre les acteurs de l’entreprise grâce à un accès centralisé et sécurisé aux documents électroniques. Les équipes peuvent gagner du temps avec des fonctionnalités de consultation, de modification et de validation des documents en temps réel. Les échanges et les processus de travail sont ainsi fluidifiés.

Les systèmes GED ont-ils certains inconvénients ?

Si les avantages d’un logiciel GED sont nombreux, il existe aussi certains inconvénients :

• Le coût initial : car l’acquisition et la mise en place d’un système GED peuvent être coûteuses, notamment pour les PME.

• Le coût de la maintenance : la mise à jour régulière du logiciel ainsi que les éventuels dépannages peuvent exiger des coûts importants.

• La formation des utilisateurs : pour que les utilisateurs du logiciel puissent l’utiliser, il est nécessaire de les former, ce qui peut prendre un certain temps et impliquer des ressources supplémentaires.

• Le risque de perte de données : les systèmes GED peuvent être sujets aux pertes de données, en cas de pannes techniques, de bugs ou de cyberattaques.

• Le risque de non-conformité : si le logiciel n’est pas mis en place conformément aux réglementations en vigueur, cela peut entraîner des risques juridiques et des problèmes de conformité pour l’entreprise.

Questions fréquentes sur les GED

Le GED qu’est-ce que c’est ?

Un système GED (Gestion Électronique des Documents) est un logiciel qui permet la numérisation, le stockage, l’indexation et la gestion de documents électroniques pour une entreprise.

Existe-t-il des systèmes GED pour la signature électronique ?

Oui. La plupart des systèmes GED proposent des fonctionnalités permettant de signer les documents sur version numérique.

Quelle est la définition d’un « GED bureautique » ?

Un système GED peut être intégré à un logiciel bureautique tel que Microsoft Office ou Google Suite pour numériser, stocker, gérer et rechercher des documents électroniques directement depuis le logiciel bureautique en question.

GED RH : définition et fonctions

Un système GED peut être utilisé pour gérer les documents électroniques relatifs aux Ressources Humaines d’une entreprise.

GED facturation : définition et fonctions

Un système de GED de facturation permet de gérer électroniquement l’ensemble du processus de facturation, depuis la création de la facture jusqu’à son archivage, en passant par sa validation et son envoi.

En savoir plus sur cette thématique :

• La définition de la facture d’avoir