Vous avez avancé des frais pour votre client et vous souhaitez en obtenir le remboursement ? Vous devrez dans ce cas créer une note de débours pour le justifier dans votre comptabilité. Souvent confondue avec la note de frais, nous vous expliquons en détail dans cet article la différence et sa définition pour l’utiliser à bon escient dans votre activité professionnelle !
La définition d’une note de débours est comparable à celle d’une note de frais. En effet, les deux documents correspondent à une avance de frais. Cependant, la note de débit correspond à des dépenses réalisées pour une entreprise tierce. En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes d’ailleurs souvent amené à demander des remboursements de frais de ce type.
Un exemple de note de débours peut être le cas suivant : vous avez une micro-entreprise dans l’évènementiel et vous avancez les frais liés à la décoration d’une salle. Vous devrez créer une note de débours pour obtenir un remboursement des frais engagés pour votre client. Cela concerne différents types de frais comme les frais de port, de l’achat de marchandises ou matières premières ou des frais kilométriques dans le cas où ils ont été réalisés pour le client.
Les dépenses engagées devront donc être établies au nom du client et le client pourra récupérer la TVA sur la note de débours. Il est également important de savoir qu’elle ne comptera pas dans votre chiffre d’affaires. Pour établir une bonne relation client, n’hésitez pas à prévenir votre client que des frais vont être réalisés et qu’il devra effectuer un remboursement des sommes engagées.
Ainsi, contrairement aux frais de débours, une note de frais doit être à votre nom et la TVA sera déductible pour vous dans ce cas.
La réalisation d’une note de frais est également de rigueur dans plusieurs cas. Elle concerne par exemple les dépenses liées aux :
Comment faire une note de débours ? Afin d’être conforme, une facture de remboursement doit contenir plusieurs mentions obligatoires :
Pour vous faire rembourser les frais, deux choix vont s’offrir à vous : joindre une copie de la facture ou intégrer à la facture de vente le détail des frais avancés.
Une fois rédigé, il se pose également la question de la comptabilisation de la note de débours. Pour être simple, il faudra comptabiliser votre facture de débours dans un compte tiers de classe 4 (compte 467).
Pour vous aider à mieux rédiger une facture de remboursement, nous vous présentons un modèle de note de débours réalisé avec le logiciel de facturation Axonaut. Nous avons pris ici l’exemple d’une secrétaire indépendante qui avance des frais de fournitures de bureau à son client :
Tout comme les factures, une note de débit peut prendre du temps à éditer. Avec un logiciel de note de frais et facture comme Axonaut, vous pouvez automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles grâce à plusieurs fonctionnalités :
En conclusion, la définition d’une facture de débours est simple : elle vous permet de vous faire rembourser lorsque vous engagez des frais pour eux. Vous permettrez ainsi à votre client de récupérer la TVA sur cet achat. Elle est cependant à différencier de la note de frais. Dans ce cas, vous justifiez d’un achat pour votre entreprise que vous avez effectué avec un moyen d’achat personnel par exemple. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, vous pourrez automatiser la gestion de vos dépenses en quelques clics et gagner du temps sur leur édition.
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