Facturation électronique fournisseur (TGE, PME et TPE)

Comment mettre en place la facturation électronique pour les fournisseurs types TGE, PME et TPE ? Axonaut vous explique tout.

À partir du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises établies en France devront accepter la facture électronique. Le processus de généralisation suivra un calendrier progressif entre 2024 et 2026 pour permettre aux entreprises de s’adapter en douceur. Cela leur permettra également d’opter pour la plateforme de facture électronique de leur choix.

Si depuis 2020, les entreprises sont dans l’obligation d’éditer leurs factures numériques via le portail Chorus Pro pour leurs demandes de paiement, l’État prévoit de généraliser la facturation électronique entre les entreprises assujetties à la TVA. La réforme comprend également l’obligation pour les entreprises de transmettre les données de paiement et de transaction à l’administration fiscale, appelée « e-reporting ». Les entreprises concernées sont les structures assujetties à la TVA établies en France, lorsque celles-ci réalisent des opérations en BtoC ou avec des opérateurs étrangers.

Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en place le processus tout en améliorant vos relations fournisseurs avec la facture électronique.

MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

Les dates clés de la mise en place de la facturation électronique

Le déploiement de la facturation électronique a été fixé dans l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021. Ce calendrier est progressif et permet ainsi aux entreprises de s’adapter à la généralisation, selon leur taille :

Quels sont les enjeux de la facturation électronique pour les entreprises ?

Le passage à la facturation électronique pour les entreprises représente un véritable enjeu stratégique pour leur développement économique. Voici les principaux enjeux à prendre en compte :

Amélioration de l’efficacité opérationnelle : la facturation électronique permet d’optimiser les processus de facturation, en réduisant les délais de traitement et les risques d’erreurs.

Réduction des coûts : elle permet de baisser les coûts liés à l’impression, l’envoi et le stockage des factures papier.

Respect des obligations légales : la facturation électronique est devenue obligatoire en France depuis le 1er janvier 2023 pour les fournisseurs soumis à la TVA. Les entreprises doivent donc nécessairement se conformer à cette réglementation.

Amélioration de la relation client : elle simplifie la gestion et le suivi des factures, ce qui assure une meilleure communication avec les clients.

Contribution à la transition écologique : la facturation électronique permet de réduire l’impact environnemental de l’entreprise en limitant la consommation de papier et les émissions de CO2 liées au transport des factures.

Les défis à relever pour mettre en place la facturation électronique fournisseur

La mise en place de la facturation électronique pour vos fournisseurs nécessite de relever plusieurs défis. En premier lieu, les entreprises doivent comprendre les normes et les exigences légales pour se conformer aux règles en vigueur. Ensuite, il est important de choisir une solution de facturation électronique qui répond à leurs besoins.

Enfin, les entreprises doivent établir des connexions avec les systèmes clients pour permettre une transmission automatisée et en temps réel des données.

Quels sont les effets de la facture électronique avec vos fournisseurs sur l’organisation interne ?

La généralisation de la facture électronique pour vos fournisseurs a également des effets sur l’organisation interne de l’entreprise. Elle nécessite une réorganisation des processus internes, une formation des équipes (notamment au service comptable et commercial) ainsi qu’une évolution des compétences métier. Cette étape est cruciale pour garantir la fluidité de la transmission des données.

La facturation électronique implique également une évolution des compétences métier, notamment en matière de gestion de données et de sécurité informatique. De plus, les entreprises doivent former leurs équipes pour leur permettre d’identifier les enjeux de la facturation électronique et d’être en mesure de l’utiliser efficacement.

Facturation électronique : quels avantages pour vos relations fournisseurs ?

Si la facturation électronique implique un certain nombre de changements, elle peut aussi et surtout vous permettre de fluidifier vos relations avec vos fournisseurs. Parmi les principaux avantages de cette généralisation, nous retrouvons :

L’accélération et la simplification du traitement des factures.

La réduction des coûts d’envoi des factures.

La traçabilité des données comptables de façon systématique.

La réduction des risques de fraudes et la fiabilisation les données.

La réduction des délais de paiement.

Vos fournisseurs auront un accès simplifié aux informations de paiement des factures.

Comment réussir la transition vers la facturation électronique ?

Pour permettre à vos fournisseurs de s’intégrer sereinement au processus de facturation électronique, il est important de les sensibiliser sur le sujet. Pour les accompagner au mieux dans cette transition importante, certaines actions de communication peuvent être mises en place :

Envoyer une lettre un ou e-mail d’information.

Mettre en place des sessions de formation en ligne.

Créer une F.A.Q en ligne.

Organiser des webinaires.

Mettre des kits de communication à disposition de vos fournisseurs.

Organiser des rendez-vous physiques.

L’idée est d’adapter votre méthode en fonction de vos fournisseurs. Certaines plateformes de facturation électronique telles qu’Axonaut proposent un accompagnement personnalisé pour leur permettre de l’adopter.

Faire appel à une plateforme de facturation électronique

Les plateformes jouent un rôle essentiel dans la généralisation des factures électroniques, à deux niveaux :

L’e-invoicing : la facturation électronique.
L’e-reporting : la transmission de données de transaction et de paiement à l’administration fiscale.

Les entreprises peuvent choisir parmi plusieurs solutions pour réussir cette transition. Trois plateformes vont d’ailleurs être au cœur de cette réforme : PDP, PPF ou OD. Ces solutions sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises en matière de facturation électronique.

Les éditeurs de logiciels proposent également des services de facturation électronique. Ils permettent aux entreprises de bénéficier d’une solution clé en main, sans avoir à investir dans une solution propriétaire.

Enfin, il est possible de faire appel à des cabinets de conseil spécialisés dans la facturation électronique. Ces cabinets de conseil peuvent accompagner les entreprises dans toutes les étapes de la mise en place, depuis la compréhension des normes et des exigences légales jusqu’à la formation des équipes.

Les perspectives de la généralisation de la facture électronique

La facturation électronique est un enjeu majeur pour les entreprises en France. Elle permet de réduire les coûts de traitement et de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA. La loi anti-fraude fixe des objectifs ambitieux en matière de facturation électronique. En effet, elle vise à ce que 100% des factures émises en France soient électroniques d’ici 2025.

Elle présente également des bénéfices certains pour les fournisseurs, car elle permet de renforcer la relation de confiance avec les clients tout en garantissant l’authenticité et l’intégrité des données. La gestion des factures devient alors plus efficace et l’accès aux informations est simplifié et accéléré.

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