La facture électronique : définition

La facturation est un sujet au cœur des préoccupations de tous les entrepreneurs. Avec l’évolution des obligations, chaque entreprise devra connaître la définition de la facture électronique. D’autant plus que de nombreuses règles sont mises en place pour contrôler cette partie. Pour échapper aux sanctions mises en place, un chef d’entreprise se doit de les connaître et de les appliquer. D’ailleurs, une nouvelle réglementation va être mise en place : l’obligation d’adopter une plateforme de facturation électronique. Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quand devrez-vous intégrer à 100% la facture électronique dans votre organisation ? Nous vous disons tout dans notre article dédié !

MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La définition d’une facture électronique peut paraître floue pour les entreprises. Est-ce qu’il s’agit d’une facture papier transformée en PDF ? Ou c’est bien plus que cela ?

Pour répondre à cette première question, il convient de différencier la facture électronique et le PDF. Une facture est seulement électronique quand elle est émise et transmise au format électronique. Autrement dit, les factures papier transformées en PDF ne sont pas des factures électroniques car elles ne respectent pas l’ensemble de ce processus. On parlera plutôt de facture dématérialisée ou de dématérialisation. En somme, la différence entre la facture électronique et le PDF réside davantage dans son format .

D’ailleurs, pour bien répondre à la question “qu’est-ce qu’une facture électronique ?“, il faut également définir les différents types de format. Ils sont au nombre de trois :

Les factures au format non structuré. Pour faire simple, ce sont des factures au format PDF ou JPEG. Ce type de factures ne sera plus accepté par les autorités avec la mise en place des nouvelles lois de facturation électronique à partir de 2024. En effet, ce format ne permet pas d’effectuer des contrôles de manière automatique.

Les factures au format structuré. Les données de ce type de factures sont organisées pour qu’elles soient lues automatiquement par des logiciels. C’est ce format de facture qui va devenir la norme avec la mise en œuvre de la nouvelle législation.

Les factures au format hybride. Comme son nom l’indique, ce type de facture est un mélange des formats présentés ci-dessus. L’exemple le plus connu est la Factur-X.

Qu’est-ce que Factur-X ?

Facture électronique obligation : où en est-on en France ?

Après avoir apporté une définition à la facture électronique, vous vous demandez certainement quelle est exactement la législation en vigueur en France.

Pour le moment, le service public est seulement concerné par la dématérialisation de la facture en France. En effet, pour les établissements publics et leurs collaborateurs, un calendrier de la facture électronique a été mis en place pour une transition progressive.

Ainsi, les entreprises traitant avec les marchés publics ont l’obligation d’envoyer leurs factures via une plateforme dédiée : la solution Chorus Pro. Dans l’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014, l’état a prévu un déploiement en plusieurs étapes en fonction de la taille de l’entreprise :

A partir du 1er janvier 2017, les grandes structures de plus de 5000 salariés et les administrations doivent envoyer des factures au format électronique (ou factures dématérialisées).

Dès le 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ont l’obligation de rentrer dans le cadre de cette ordonnance. Ces structures comptent entre 250 et 5000 employés.

La prochaine étape concerne les PME. En effet, à partir du 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises ont dû se conformer à cette nouvelle législation. Elles comptent entre 10 et 250 collaborateurs.

Enfin, en 2020, la mise en place s’est terminée avec les micro entreprises qui comptent moins de 10 salariés.

En savoir plus sur Chorus Pro dans l’Administration française

Décret facturation électronique : le déploiement pour les entreprises privées

Vous le savez peut-être déjà mais les entreprises françaises devront s’adapter aux nombreux changements en matière de facturation. L’ère du tout papier arrive à sa fin ! Chaque entreprise en fonction de sa taille aura l’obligation d’intégrer les factures électroniques dans sa comptabilité.

En effet, le 15 septembre 2021, l’Etat français a publié un calendrier de déploiement de la facturation électronique sur le territoire. Ce même calendrier pour la facture électronique entre entreprises privées a d’ailleurs été confirmé en août 2022.

Pour mieux comprendre la définition de la facture électronique, il convient de répondre à deux questions : Quelles sont les dates et les conditions pour la facture électronique ? Quelles seront les obligations des entreprises ?

Le 1er juillet marque le début de l’implémentation du décret de la facturation électronique en France. En effet, l’ensemble des entreprises devront être en capacité d’assurer la réception des factures au format électronique. En complément, les grandes entreprises devront envoyer également leurs factures sous ce format. Cette obligation concernera donc les structures qui ont plus de 5000 salariés, un chiffre d’affaires supérieur à 1,5 milliards d’euros ou un total de bilan supérieur à 2 milliards d’euros.

Prochaine étape : le 1er janvier 2025. C’est à partir de cette date-là que les entreprises de taille intermédiaire (ETI) doivent créer des factures électroniques. Ces structures comptent entre 250 et 5000 employés.

Enfin, à compter du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro entreprises devront créer des factures électroniques également. Ces sociétés comptent moins de 250 salariés, un chiffre d’affaires de moins de 50 millions d’euros et un total du bilan annuel en dessous de 43 millions d’euros.

Concernant les contours de la réforme, c’est simple : toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront assurer la création et la transmission des factures sous forme électronique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? Les avantages

En tant qu’entrepreneur, vous l’aurez compris : vous devrez passer à la facturation électronique prochainement pour être en conformité avec les lois en vigueur conformément au calendrier de facturation électronique. Chaque entreprise en France aura donc l’obligation d’adopter une solution pour le traitement des factures. Fini le papier ou le PDF, bonjour les factures au format électronique ! Au-delà de l’aspect purement législatif, les avantages de la facture électronique pour votre entreprise sont multiples.

Qui n’a jamais passé 30 minutes voire plus sur une facture pour un client ? Avec la facturation électronique, l’objectif est de simplifier votre quotidien. Et pour les entreprises, ce point est crucial ! Vous pourrez ainsi automatiser la saisie de vos factures car l’ensemble de vos données seront connectées sur un seul et même logiciel. De plus, avec l’automatisation de votre saisie, les erreurs humaines auront moins de place. Cela aura pour effet d’améliorer la relation avec vos clients également et la réduction des coûts également.

Et ce pour une raison toute simple : vous leur faciliterez davantage la vie !

En choisissant une plateforme de facture électronique, la connexion avec un système de paiement pourra être un allié de taille sur un combat capital : la lutte contre les impayés. En effet, en proposant des services de paiement en ligne sécurisé, cela simplifiera la vie de votre client et il y aura plus de chances de voir vos délais de paiement raccourcir. Une bonne nouvelle pour votre productivité et votre trésorerie en somme.

Autre fonctionnalité proposée par ce type de logiciel : la signature en ligne. Elle permettra à vos clients de signer vos documents en un seul clic. Vous n’aurez donc plus besoin d’imprimer une facture au format papier, la scanner de nouveau, obtenir une signature de votre client pour ensuite la scanner de nouveau. Avec la signature électronique, le gain de temps est considérable et l’archivage de vos documents devient plus optimisé.

Le même principe s’appliquera avec vos fournisseurs. Avec une solution dédiée aux dépenses fournisseurs et aux factures clients, vous obtiendrez le combo gagnant ! En effet, vous pourrez retrouver plus facilement vos factures d’achat et de vente sur une seule et même plateforme. Au moment d’établir votre comptabilité, plus besoin de retrouver les justificatifs.

Autre bonne nouvelle concernant votre trésorerie : un système de facturation électronique vous permettra de la suivre en temps réel. Vous pourrez ainsi prévoir l’état de votre trésorerie et prendre les décisions en fonction.

La facture électronique présente des avantages pour les institutions publiques également. L’état voit en la facturation électronique un moyen de lutter contre la fraude à la TVA en facilitant le contrôle des factures.

Comment faire une facture électronique ?

Vous avez désormais compris l’importance de comprendre la définition d’une facture électronique. Petit à petit, le papier ne va plus être acceptable pour réaliser votre comptabilité. La dématérialisation des factures va s’imposer pour faciliter la vie des entreprises ainsi que l’échange et l’émission des factures. Pour répondre aux nouvelles exigences de l’économie et aux nouvelles réglementations, comment faire une facture électronique ?

Un logiciel de facture électronique certifiée

Tout d’abord, il sera nécessaire de s’équiper d’un logiciel de facturation électronique certifié. Il vous permettra d’être conformes aux lois en vigueur. À l’heure du choix de votre outil, vous devrez donc vérifier qu’il respecte 4 principes fondamentaux :

L’inaltérabilité des factures. Cela signifie que le logiciel conserve les données dans leur état d’origines sur le serveur.

La sécurisation des données. L’ensemble des données des utilisateurs doivent être sécurisées sur plusieurs serveurs dédiés. N’hésitez pas à privilégier un outil qui a choisi des serveurs sur le territoire français.

La conservation des données. La législation française obligeant notamment la conservation des factures pendant 6 ans, un logiciel de facturation certifié vous assure de retrouver vos données n’importe quand en cas de contrôle dans ce délai.

L’archivage des données. Ce type de logiciel vous permet d’archiver vos données et de les dater pour mieux les retrouver.

Afin de vérifier, n’hésitez pas à demander à l’éditeur du logiciel une certification de facture électronique ou une attestation de conformité. Il pourra également vous aider dans votre projet de dématérialisation de vos documents et votre organisation.

Choisir un logiciel de facturation adapté

Après avoir apporté une définition à la facture électronique et expliqué son importance actuelle et future, il convient de se pencher sur l’adoption d’une solution de facturation adaptée. Les échéances du calendrier de la facture électronique approchant, vous pouvez suivre ces questions étapes pour vous aider :

Commencez par définir les besoins en interne. En effet, vous pouvez vous poser cette question “quelles sont les problématiques au sein de ma structure ?”. Cela peut être lutter contre les impayés, se faire payer plus facilement en ligne ou encore permettre la signature électronique de vos documents. Vous pourrez ainsi poser plus facilement des questions aux différents services support et sélectionner plus rapidement. Ce type de logiciel apportera une solution à votre problématique et centralisera également l’ensemble des informations.

En fonction de vos besoins, sélectionnez plusieurs logiciels de facturation qui proposent des fonctionnalités qui correspondent aux attentes. Il faudra également que ce logiciel puisse se connecter avec vos outils existants ! Un outil doit vous accompagner dans votre situation présente et future. N’hésitez donc pas à créer une période d’essai afin de tester l’outil ainsi que la réactivité des équipes support.

Dans tout ce process de tests, vos équipes auront besoin d’avoir une visibilité également. Il faudra donc les impliquer et leur demander si l’outil leur convient et si l’utilisation leur paraît assez facile pour l’utiliser tous les jours.

Comment bien choisir un logiciel de facturation ?

Créez des factures en quelques clics

Fini le temps où vous perdez vos factures papier ou sur Excel ! Plus besoin également de passer beaucoup de temps à créer une facture. Il vous suffira de vous rendre dans votre logiciel de facture électronique certifiée et ensuite cliquer sur créer une facture. L’ensemble des informations obligatoires sur une facture vous sera demandé et sera même pré configuré en amont.

Par exemple, sur ce type de plateforme, vous pouvez définir l’ajout automatique de vos conditions générales de ventes (CGV). Il y aura donc moins de risques d’oublis des mentions obligatoires lors de la création de vos documents comptables.

De plus, si vous choisissez un logiciel CRM et de facturation, vos données clients seront également connectées facilitant ainsi la création de vos factures.

Axonaut : logiciel de facturation électronique 100% français et conforme

Utilisé par plus de 40 000 utilisateurs, Axonaut est le logiciel de facturation électronique pour TPE 100% français et conforme. En quelques clics, vous pouvez émettre des factures électroniques (e facture) et les transmettre à vos clients. Si vous proposez des abonnements récurrents, l’émission et la réception de vos factures peuvent être automatisées. De plus, il est possible de les créer automatiquement à partir de vos devis afin de gagner encore plus de temps. Axonaut c’est également bien plus que cela ! En effet, il vous accompagne sur tous les aspects chronophages de votre entreprise :

Gestion des contacts (prospects, clients, fournisseurs).
Paiement de vos factures en ligne (Stripe, GoCardless, Paypal).
Gestion de vos dépenses et saisie automatique de vos justificatifs de dépenses (OCR).
Connexion à vos emails et à votre agenda.
Gestion de votre stock.
etc.

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Pour conclure, la définition de la facture électronique est une facture émise et transmise sous ce format. Une facture électronique et PDF ne sont pas la même chose car il faut respecter ce processus de dématérialisation dans son intégralité. Pourquoi est-ce important ? L’ensemble des entreprises devront se conformer à cette obligation à partir de 2024 ! Choisir un logiciel de facturation deviendra donc important pour intégrer les factures dématérialisées dans votre organisation.

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