La gestion de la comptabilité en entreprise est une tâche importante mais qui fait peur à nombre d’entrepreneurs, dirigeants ! En effet, dans la gestion comptable, il existe de nombreuses règles et cela peut prendre du temps. Dans cet article, nous vous détaillons comment tenir une comptabilité à jour simplement et comment un logiciel comptabilité va automatiser les tâches chronophages !
Tenir la comptabilité d’une entreprise : ça veut dire quoi ?
La gestion d’entreprise fait partie du quotidien des entrepreneurs. Entre toutes les tâches, la comptabilité et gestion sont primordiales. Cela signifie suivre les comptes et s’assurer de leur fiabilité à travers plusieurs indicateurs clés comme le chiffre d’affaires, la trésorerie ou la rentabilité. Cette tâche comprend plusieurs missions :
- La réalisation des écritures comptables,
- Le suivi des immobilisations,
- La production des comptes annuels,
- Le contrôle des coûts et des charges,
- La réalisation d’inventaire,
- L’analyse financière,
- Le suivi budgétaire,
- La gestion de la trésorerie.
Pourquoi s’assurer de la bonne tenue de votre comptabilité ? Tout d’abord, c’est une obligation légale pour l’ensemble des sociétés en France. Cependant, il existe quelques spécificités en fonction de certains types d’entreprises :
- Les petites entreprises artisanales peuvent effectuer une comptabilité simplifiée,
- Les professions libérales elles aussi peuvent faire une compta simplifiée avec notamment la possibilité de ne pas réaliser un bilan,
- Pour une micro entreprise, vous pouvez uniquement créer un livre des recettes et de dépenses.
La gestion de la comptabilité est également essentielle pour le bon fonctionnement de l’entreprise. En effet, elle permet aux gérants de prévoir et anticiper une situation financière délicate et de rectifier le “tir” dans le cas échéant. De manière générale, cela permet tout simplement de visualiser concrètement l’état financier pour piloter au plus près votre entreprise.
Les différents types de comptabilité
Quand on vous parle de la gestion de votre entreprise, plusieurs sujets peuvent apparaître : de comptabilité et de gestion. Ce n’est pas seulement les chiffres. Découvrons les 2 types de comptabilité :
Comptabilité générale
Obligatoire pour la majorité des sociétés françaises, la tenue d’une comptabilité générale va permettre d’obtenir des données claires sur la structure. Utile en interne mais aussi en externe, ces obligations comptables .
Des partenaires, des établissements financiers vont vouloir et/ou devoir se renseigner sur les chiffres. Le but étant d’évaluer la santé financière.
Comptabilité de gestion
Quand on parle de comptabilité de gestion ou comptabilité analytique, cela touche les données internes de la société. Généralement via un service de comptabilité qui agrège les données pour en sortir des statistiques. L’objectif est d’optimiser la gestion quotidienne pour pouvoir :
- Réduire les coûts inutiles,
- Optimiser les ressources (humaines, matériels,…),
- Investir sereinement avec des enregistrements comptables.
La tenue de la comptabilité analytique n’est pas obligatoire, mais toutes les structures françaises devraient choisir un outil de gestion pour améliorer la gestion d’entreprise. Que vous soyez une TPE ou une grande entreprise, cela permettra d’effectuer un contrôle de gestion quotidien, d’assurer les activités comptables et financières.
Comment gérer sa comptabilité ?
Les objectifs de la comptabilité vont dépendre de plusieurs
La comptabilité demandant des compétences bien précises, on peut parfois être perdu et ne pas savoir par où commencer. Nous vous présentons quelques points pour savoir comment gérer la comptabilité d’entreprise !
Se procurer un logiciel comptable conforme
Comment faire la comptabilité d’une petite entreprise ? Si vous répondez Excel, détrompez-vous ! En effet, Excel est particulièrement déconseillé car elle ne rentre plus dans le cadre de la loi. En effet, les mouvements doivent être enregistrés et conservés, ce que ne permet pas Excel.
Adopter un logiciel de comptabilité est devenu donc un élément important pour l’amélioration de l’organisation comptable d’une entreprise. La meilleure solution sera de prendre un logiciel tout-en-un qui vous permet également de gérer les devis et factures et encore mieux s’il permet la gestion commerciale !
Au moment du choix de votre futur outil, veillez bien à le tester pour s’assurer de sa simplicité et flexibilité selon votre activité. Pour découvrir comment le choisir, voici notre guide :
S’assurer de la conservation de vos pièces comptables
Afin de savoir comment gérer la comptabilité, la question du classement et de la conservation de vos pièces comptables est également central. Une comptabilité “propre” et à jour signifie dans un premier temps créer et réunir différents documents :
- Les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat, annexe) : ils doivent être établis à la fin de chaque exercice.
- Les livres comptables qui enregistrent tous les flux de l’activité de l’entreprise. Ils sont ensuite organisés dans différents comptes (client par exemple) dans le grand livre.
- Les pièces justificatives (factures de vente et d’achat par exemple).
Concernant les documents, il existe un délai de conservation à respecter. Combien de temps faut-il garder la comptabilité d’entreprise ? Cela dépend de la nature des documents. Concernant les factures ainsi que les livres et registres, la durée à respecter a été fixée à 10 ans en France.
Une gestion de la comptabilité de son entreprise à jour
Pour ne pas être débordé lors du bilan comptable, tenir une comptabilité à jour est important. Pour cela, ne tardez pas à renseigner les paiements sur les factures.
Sur un logiciel comptable, une fonctionnalité clé peut vous y aider : le rapprochement bancaire. Vous pouvez connecter votre banque et voir l’ensemble des entrées et sorties d’argent remonté en temps réel. Le logiciel reconnaît ensuite quand le montant d’une ligne correspond à une facture ou à une dépense et vous propose de rapprocher les deux. Concrètement, cela contribue à l’amélioration de l’organisation comptable d’une entreprise car plus besoin de chercher à quoi correspond tel ou tel paiement et il est plus facile d’exporter vos dépenses et ventes à votre comptable.
Si vous proposez le paiement de vos factures via un logiciel, elles peuvent également être automatiquement déclarées comme payées. Plus besoin de vérifier qu’un paiement est bien passé !
Deuxième point : ne pas oublier les justificatifs. Par exemple, lorsqu’un commercial oublie de fournir un justificatif d’achat, il peut être difficile de le retrouver au moment fatidique de la clôture. Un logiciel de comptabilité vous rappelle qu’un justificatif est manquant et vous aide à les retrouver plus facilement dans un seul et même endroit.
Avoir un calendrier des actions comptables à effectuer
Avec l’ensemble des actions à effectuer, il est difficile de s’y perdre et surtout d’oublier. Après tout, vous vous concentrez sur le développement de votre activité et la gestion comptable prend beaucoup de temps !
Vous pouvez donc préparer un calendrier pour effectuer des déclarations de TVA, l’établissement des comptes annuels, la déclaration charges sociales et fiches de paie etc. Des outils comme Notion proposent des calendriers à utiliser.
Ne pas mélanger compte professionnel et compte privé
Pour une entreprise, il est obligatoire de séparer son compte professionnel et son compte privé sauf dans certains cas (microentreprises, professions libérales et petites entreprises artisanales).
Au-delà de l’aspect purement légal, avoir un compte professionnel dédié présente plusieurs avantages. Premièrement, cela vous permet de ne pas mélanger vos opérations commerciales privées et professionnelles. Quelque chose qui pourrait être véritablement problématique lors d’un contrôle fiscal !
Si vous avez des associés, avoir un compte professionnel vous permettra de désigner des cotitulaires différents des titulaires de votre compte privé.
Enfin, vous pourrez souscrire à des offres spécialement conçues pour les professionnels.
Faut-il un comptable pour une micro entreprise ?
Quand vous débutez dans l’entrepreneuriat, une des questions qui se posent est : comment faire la comptabilité d’une petite entreprise ? Plusieurs choix se présentent à vous : la gérer soi-même en intégralité, se charger d’une partie et confier le reste à un expert-comptable ou confier l’intégralité en externe ou interne.
Pourquoi choisir cette dernière option ? À quoi sert un comptable dans une entreprise ?
Déléguer la gestion de sa comptabilité à un expert-comptable permet de gagner du temps. En effet, quand on n’a pas les compétences, se renseigner ou faire sa comptabilité soi-même peut être une véritable perte de temps et source d’erreurs.
En plus de vous décharger de vos tâches quotidiennes, le rôle d’un expert-comptable est aussi de vous apporter son expertise, c’est un réel conseiller voire bras droit du chef d’entreprise. C’est un rôle pourtant méconnu mais qui peut être précieux lors de la rédaction de vos business plan par exemple.
Axonaut, le logiciel comptabilité simple et efficace
Chacun son métier ! On le sait, la comptabilité n’est pas la tâche préférée des dirigeants. Pourtant, comme nous venons de le voir, c’est une activité essentielle quel que soit le secteur d’activité. C’est pour cela qu’un logiciel de comptabilité français comme Axonaut va pouvoir vous accompagner.
Dans un outil de gestion simple, il sera possible de gérer toutes les informations comptables :
- Plan comptable général,
- Livre comptable obligatoire (recette, dépense, banque),
- Facturation,
- Gestion des dépenses,
- Trésorerie,
- Accès gratuit à votre expert-comptable.
L’objectif étant de vous faciliter la vie, gagner du temps sur des tâches chronophages et enfin prendre les bonnes décisions avec des données claires.
En conclusion, la gestion de la comptabilité en entreprise demande de connaître plusieurs règles et d’établir une organisation stricte pour être conforme aux réglementations en vigueur. Choisir un logiciel comptable vous permettra d’automatiser des tâches qui prennent beaucoup de temps. Si vous souhaitez vous concentrer sur votre activité, opter pour un expert en interne ou en externe vous permettra de vous assurer de la fiabilité de votre situation financière et de passer moins de temps sur des tâches à valeur non ajoutée.
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