En France, les factures sont soumises à des règles de facturation qui ne doivent pas être négligées. Un logiciel de facturation en ligne vous aidera à automatiser cette tâche chronophage. Mais avant tout, il est important de connaître les règles de facturation françaises !
Qu’est-ce qu’une facture ?
En France, il existe une obligation de facturation pour toutes les entreprises ! L’utilisation d’une facture est obligatoire lorsqu’une vente / prestation de services est réalisée ! L’article L441-9 l’impose. Mais qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un document comptable où le mot “Facture” doit obligatoirement apparaître ! Ce dernier a pour but de certifier une vente, prestation, service. Une facture va donc attester une créance envers un débiteur ! Elle doit être réalisée en 2 exemplaires : une pour votre comptabilité internet et une autre pour le client, l’acheteur.
Le but de la facture est de vous faire payer la somme indiquée.
Comment faire une facture ?
Établir une facture n’est pas anodin car c’est un document légal à valeur juridique. Sa rédaction ne doit pas être négligée, pour votre propre gestion mais aussi pour vos clients ! Donc comment bien faire une facture ? Et respecter les règles de facturation ?
Une facture est soumise à des normes :
- Date d’émission de la facture.
- Numéro de la facture.
- TVA.
- Mentions obligatoires.
- Langue française.
- Support papier / numérique.
- Délai de conservation.
Toutes ces règles sont précises. Pour en savoir plus, nous vous conseillons notre article sur le sujet : Comment faire une facture à vos clients ?
La facturation électronique devient obligatoire
Dès le 1er janvier 2024, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront utiliser la facturation électronique pour facturer !
La facture électronique devient la nouvelle norme pour 2 raisons :
- Éviter la fraude à la TVA,
- Faciliter la gestion de la facturation en entreprise.
La facture électronique ne change rien in fine au quotidien. Le vrai changement est au niveau du format de la facture. En effet, en plus de la facture papier au format PDF, se rajoute un langage informatique XML.
Non visible directement, le langage XML procure une structuration et hiérarchisation des informations. L’objectif est d’être lu facilement par les ordinateurs. Ainsi toutes les factures électroniques émises seront envoyées à l’Administration sans action de votre part pour des contrôles, c’est ce qu’on appelle l’e-reporting !
Pour faciliter la transition, l’État a mis en place un calendrier de déploiement jusqu’au 1er janvier 2026. À cette date, toutes les entreprises françaises devront utiliser ce nouveau mode de facturation via un logiciel de factures électronique. Pour en savoir plus, découvrez notre dossier complet :
Supprimer une facture ?
En France, les factures comme on peut le voir avec cet article, sont soumises à des règles strictes. Dès la facture établie, il est formellement interdit de supprimer une facture en comptabilité !
En effet, il existe un type de document comptable : les avoirs ! Ils permettent d’annuler correctement les factures émises par erreur. Une facture établie ne peut être supprimée qu’avec un avoir. Il faudra fournir ces documents à vos clients.
Pour connaître toutes les règles pour supprimer les factures :
Comment numéroter ses factures ?
Les entreprises et dans certains cas, les particuliers doivent émettre des factures lorsqu’une vente / prestation de services est effectuée ! Mais comment numéroter ses factures pour être en règle avec l’Administration fiscale ?
La numérotation des factures est soumise à des règles, codifiée par le Code de Commerce et le Code Général des Impôts (CGI). Le plus important à retenir est que les numéros de factures doivent :
- Être uniques,
- Être chronologiques, continus et sans rupture.
Pour en savoir plus sur la numérotation des factures en France, voici l’article dédié :
Comment facturer une entreprise ?
Établir une facture est obligatoire entre 2 entreprises ! C’est l’élément clé pour le débiteur et créditeur. Il sert de support légal. Mais comment facturer une entreprise ?
Appelées aussi Notes d’honoraires pour les professions libérales, les factures françaises sont normées et régies par des règles strictes. Voici un article détaillé sur comment facturer une entreprise en France !
Comment facturer un particulier ?
Facturer un particulier en France est aussi soumis à des règles strictes. Émettre la facture pour un particulier va devoir répondre à des normes comme pour les entreprises. Alors comment facturer un particulier ?
Tout d’abord, les entreprises doivent détenir un Numéro SIRET pour être en droit de facturer un particulier. Tout comme les entreprises, les mentions obligatoires devront apparaître !
L’édition d’une facture pour un particulier peut et doit se faire sous certaines conditions :
- Si le montant total de la facture dépasse 25€, il existe une obligation de facturation,
- Le type de prestation de services / produit : vente à distance,
- L’hôtellerie,
- Le secteur automobile (réparation, garage),
- Les auto-écoles,
- Le secteur du BTP : Toutes les entreprises dans le bâtiment pratiquant chez des particuliers devront fournir une facture.
La délivrance de facture est obligatoire dans le cas où le client vous en fait la demande.
Pour en savoir plus sur toutes les conditions, nous vous conseillons notre article dédié :
Quelles sont les mentions obligatoires dans une facture ?
Les factures en France sont soumises à des règles de facturation strictes sous peine d’amendes pouvant être onéreuses ! Du coup, quelles sont les mentions obligatoires dans les factures ?
Que cela soit pour facturer une entreprise ou facturer un particulier, des mentions sont obligatoires et doivent figurer sur la facture finale :
- La mention “Facture”,
- La date d’émission de la facture,
- Le numéro de la facture,
- L’émetteur,
- Le récepteur,
- La prestation vendue ou le produit,
- En langue française,
- Le numéro du bon de commande qui fait référence à la facture,
- Les différentes remises, rabais ou ristournes,
- Indiquer les produits / biens / services,
- Le prix unitaire hors taxes,
- Le montant HT,
- Les taux de TVA avec les montants,
- Le montant de la facture toutes taxes comprises, TTC,
- Les pénalités possibles en cas de retards de paiement,
- Numéro au répertoire des métiers si dans le secteur de l’artisanat,
- L’assurance responsabilité civile professionnelle ou l’assurance décennale dans le BTP,
- Le numéro SIREN,
- L’adresse de livraison des biens,
- La catégorie de l’opération : livraison, prestation de services, mixte,
- Le Numéro de TVA intracommunautaire.
Fixées par le Code Général des Impôts (CGI), ces mentions sont obligatoires pour l’établissement des factures. Des manquements peuvent rendre ces dernières caduques vis-à-vis de la loi.
Mentions obligatoires pour les microentreprises
Dans le cas des autoentreprises, microentreprises, qui ont un régime fiscal avec une exonération de TVA, une mention supplémentaire doit apparaître sur vos factures (facture tva non applicable) :
« TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts »
Attention les règles de facturation changent souvent. Soyez au courant et découvrez l’ensemble des mentions obligatoires dans notre article dédié :
Quelles sanctions pour non-respect des mentions obligatoires ?
Si des mentions obligatoires sont oubliées ou délibérément non affichées, l’Administration fiscale a mis en place des sanctions financières pouvant être assez lourdes.
En effet, émettre la facture n’est pas anodin et impacte tous les services d’une entreprise : commercial, fiscal, comptable, de la gestion.
Les sanctions suivantes peuvent être mises en place par l’Administration :
- 15 euros d’amende par facture concernée avec un maximum d’environ 1/4 du montant total.
Les factures sur Excel / Word : avantages et inconvénients
La plupart des chefs d’entreprise qui se lancent dans l’entrepreneuriat utilisent Word & Excel pour gérer la facturation. Mais quels sont les avantages et les inconvénients de Excel / Word pour les factures ?
- Manque de professionnalisme,
- Perte de temps et d’automatismes,
- Coût de migration élevé,
- Des erreurs.
Voici un article sur le sujet : Faire ses factures sur Excel
Que dit la loi de facturation 2018 ?
Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises qui facturent avec de la TVA doivent créer leurs factures avec un logiciel agréé anti-fraude selon la loi de facturation 2018 !
Cette nouvelle législation vient bouleverser le quotidien de nombreux entrepreneurs qui utilisaient Word et Excel pour facturer les clients.
On vous dit tout dans notre article : Nouvelle loi de facturation 2018
Qu’est-ce que Chorus Pro ?
Facturer en France n’est pas anodin et la législation impose des règles strictes. Par exemple, facturer une Collectivité, l’Administration doit se faire en ligne. Qu’est-ce que Chorus Pro, la plateforme électronique pour facturer les Collectivités, l’Administration ?
L’ordonnance 2014-697 précise que les fournisseurs de l’Etat doivent émettre des factures électroniques. Datant de 2017, la loi de dématérialisation des factures dans le secteur des Marchés Publics oblige les entreprises à passer par une plateforme en ligne : Chorus Pro !
Cette dernière est un espace électronique où les fournisseurs de l’Etat qui souhaitent être payés, doivent déposer leurs factures. Mise en place gratuitement, elle permet de mieux gérer les transactions.
Pour en savoir plus sur cet espace, nous vous conseillons un article dédié : Chorus Pro : facturer les Collectivités
Comment facturer les marchés publics avec Chorus Pro ?
Chorus Pro est la nouvelle plateforme mise en ligne par l’Etat, permettant à ses fournisseurs de déposer les factures. Traitement sécurisé, plus rapide, il doit révolutionner la gestion et réduire les coûts. Mais concrètement, comment facturer les Collectivités avec Chorus Pro ?
Depuis 2017, la facturation des fournisseurs de l’Etat se fait via la plateforme Chorus Pro. Ce sont les prémices de la généralisation de la facture électronique qui sera déployée dès 2024. Très simple d’utilisation, elle permet de déposer en quelques clics les factures pour être payé plus vite et de manière sécurisée.
Elle permettra :
- Le dépôt des factures.
- La mise à disposition d’une messagerie.
- Des Pièces complémentaires.
- etc…
Acompte, Solde, Facture partielle, Avancement
En France, il existe différents types de facture qui sont utilisés selon le contexte, la temporalité, les besoins. Les voici :
- La facture d’acompte : cela consiste à demander une partie du montant de la facture avant la fin des travaux ou livraison des biens,
- La facture de solde : en conclusion de la facture d’acompte, le solde est demandé en dernier pour clôturer l’affaire,
- La facture partielle : fonctionnement mis en place lorsque des échelonnements sont prévus,
- L’avancement : très utilisé dans les travaux, le BTP, bâtiment, les factures d’avancement sont émises selon une temporalité qui varie en fonction de l’avancement des travaux.
Les factures impayées et leur gestion
La 1ère cause de faillite des TPE et PME françaises : les retards de paiement, les impayés. Ce problème récurrent touche surtout les petites entreprises qui n’ont pas la trésorerie nécessaire pour faire face aux défauts de paiements.
Les factures impayées doivent donc être gérées habilement pour éviter de se retrouver dans une situation compliquée.
Pour cela, il existe des logiciels de relances des impayés. En quelques clics ou automatiquement, des relances sont envoyées aux clients avec les factures concernées. Comme la facture est établie avec une date d’échéance, le logiciel peut la relancer en fonction de cette dernière sans laisser traîner et ainsi s’assurer de son paiement.
Découvrez tous nos conseils sur comment effectuer des relances de facture ?
Entreprises : tout savoir sur la conservation des factures
Pour un entrepreneur, il est difficile de connaître toutes les règles régissant la facturation. C’est pourtant un point essentiel !
La réglementation sur comment conserver une facture fait partie des lois essentielles à connaître.
Dans cet article, nous détaillerons pour vous :
- Pourquoi conserver les factures ?
- Combien de temps devez-vous conserver la facture ?
- Comment conserver une facture ?
- Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
Petit avant goût : La conservation des factures doit se faire sur 10 ans. Fiscalement, le délai est de 6 ans. Votre client peut vous demander à tout moment, le duplicata.
Découvrez donc notre article illustré sur “tout savoir sur la conservation des factures” ci-dessous :
Un logiciel de facturation français qui respecte les règles de facturation : Axonaut !
Comme nous l’avons vue, délivrer une facture est quasi obligatoire pour toutes les situations et les règles de facturation nombreuses. L’émission de sa facture ne doit être négligée et respecter les normes anciennes (mentions obligatoires) mais aussi celles qui arrivent (factures électroniques…).
L’utilisation d’un logiciel de facturation français permet de gagner du temps sur cette tâche chronophage, sans valeur ajoutée. Nous vous conseillons donc d’utiliser Axonaut, le meilleur logiciel de facturation en ligne qui permet :
- De créer des factures électroniques à l’image de votre entreprise (charte graphique),
- De proposer le paiement en ligne des factures émises,
- De conserver la facture numériquement selon la législation actuelle,
- De gérer les factures impayées.
Le tout dans un logiciel simple d’utilisation et abordable pour les TPE/PME. D’autres fonctionnalités vous attendent comme la gestion commerciale avec un CRM intégré, la comptabilité, la gestion de la trésorerie, des dépenses (notes de frais et IK)… Axonaut s’adapte à vos besoins.
En savoir plus sur cette thématique :
- Comment facturer une prestation de service ?
- Comment assurer un suivi de facturation efficace ?
- Facturation TVA DOM-TOM : quelles sont les règles ?
- Facture avec remise : on vous explique tout !
- Quel est le délai de facturation d’une prestation ?
- Quelles sont les différences entre les factures et les devis ?
- Comment fonctionne la facturation de la TVA à un client étranger hors UE ?
- Date d’échéance facture : définition & gestion
- Facture non acquittée – le guide pour les éviter
- Un client peut-il refuser de payer une facture ?
- Nouvelles règles de facturation au 1er Janvier 2018
- Comment numéroter un devis ?
- Loi de facturation 2018 : Axonaut est certifié !
- Facture d’acompte : tout ce qu’il faut savoir !
- Loi Droit à l’Erreur : les impacts pour les entrepreneurs
- Facturer sans SIRET : guide pratique pour les entreprises
