Logiciel notes de frais - Top 3

Publié le 01/03/2023 • Mis à jour le 16/12/2024

Lorsqu’un salarié engage des dépenses dans le cadre d’une mission professionnelle, il peut se faire rembourser par son employeur en lui transmettant une note de frais via un logiciel notes de frais. Il s’agit d’un document récapitulant les montants avancés par le travailleur, que ce soit pour le transport, le repas, l’hébergement ou une autre activité effectuée dans l’intérêt de l’entreprise. La gestion manuelle de ces factures étant fastidieuse et sujette à des erreurs, il s’avère judicieux de réfléchir à la dématérialisation des notes de frais et dépenses. Le but étant d’utiliser le meilleur logiciel de note de frais conçus à cet effet. Découvrez notre sélection des 3 meilleurs logiciels de gestion de note de frais proposés sur le marché.

Dédiés à la dématérialisation des justificatifs, les logiciels de notes de frais aident les employés à saisir en temps réel leurs dépenses professionnelles. Ces programmes de gestion, à l’image d’Axonaut, de Mooncard et d’Expensify, permettent également aux gestionnaires comptables de maîtriser les ressources de leur société.

Axonaut, le logiciel de note de frais français

Axonaut est la solution de gestion des notes de frais qui permet aux TPE et aux PME de se libérer des tâches administratives chronophages tout en se recentrant sur leur cœur de métier. Cette application mobile de gestion de note de frais français, fonctionne en ligne, depuis une interface facile à prendre en main, le logiciel permet aux salariés de rédiger leurs notes de frais. Il leur suffit de renseigner les informations liées aux dépenses engagées pour le compte de la société : date, nature, catégorie, montant total, etc. Ou alors utiliser la technologie OCR qui remplit automatiquement tous les champs demandés en lisant simplement le justificatif, reçu…

En plus d’intégrer des formulaires automatisés, l’outil de gestion de frais professionnels dispose d’une option d’ajout de pièces justificatives. Vous pouvez ainsi scanner et télécharger sur l’interface vos factures d’hébergement, de restauration, de carburant, de péage, etc. Axonaut vous permet par ailleurs le calcul des frais kilométriques (IK) conformément au barème en vigueur de l’URSSAF. Les résultats obtenus sont 100 % fiables et exploitables, notamment grâce à la fonction de géolocalisation de l’application et à la connexion de cette dernière à l’administration fiscale (URSSAF). Plus de perte de temps à vérifier les informations, demander les tickets. Tout est centralisé dans un logiciel de gestion de note de frais unique et simple d’utilisation.

Le logiciel de gestion des notes de frais Axonaut fournit également un tableau de bord récapitulant vos dépenses professionnelles ainsi que les ressources consacrées par l’entreprise pour votre mobilité. Grâce à des tableaux simples, toutes les données sont exploitables en temps réel par les managers, ces données aident à la prise de décision tout en facilitant les écritures comptables.

Comme vous l’aurez compris, Axonaut est un logiciel en ligne permettant la gestion courante et la gestion comptable :

des frais engagés par les salariés.

du calcul des frais kilométriques.

Axonaut fonctionne sur ordinateur et via une application mobile. Cet outil de saisie de notes de frais intègre d’autres fonctionnalités innovantes pour contrôler la trésorerie, fournir des devis aux clients, facturer vos prestations et produits, etc. Pour plus d’informations sur nos solutions de gestion d’entreprise et nos tarifs, n’hésitez pas à visiter notre site ou à contacter notre service d’assistance en ligne.

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Mooncard, solution de gestion des notes de frais

Solution complète de dématérialisation de notes de frais et dépenses, Mooncard est conçue pour s’adapter aux besoins des PME et des grandes firmes. Ce logiciel permet la gestion complète de vos dépenses professionnelles, de la saisie des notes de frais à leur remboursement par la comptabilité. Grâce aux algorithmes de l’outil de note de frais, les sommes engagées par l’employé lors d’une mission officielle sont totalisées, sur la base de plusieurs informations telles que :

La nature de l’activité (restauration, achat de billet d’avion, etc.),
Le montant hors taxes et TTC facturé,
La date de l’opération.

Pour chaque note de frais enregistrée sur l’interface de Mooncard, le salarié peut photographier ses justificatifs et les archiver. Une fonction de rappel par SMS est également ajoutée à l’application dans le but de l’aider à constituer un dossier complet.

Par ailleurs, le logiciel est pensé pour générer automatiquement les écritures comptables liées aux demandes de remboursement. Cette fonctionnalité optimise la productivité des acteurs chargés des finances et de la trésorerie dans la société. De plus, les employés disposant d’un abonnement Mooncard (sur ordinateur ou mobile) ont droit à des cartes de paiement comportant un forfait pour leurs frais de mission.

Expensify, l’application de gestion de note de frais

Expensify est une application de gestion des notes de frais permettant aux managers de suivre automatiquement les dépenses professionnelles des collaborateurs et de générer les documents qui y sont rattachés. Les salariés utilisent principalement cette application de gestion de notes de frais pour renseigner les sommes avancées lors d’une mission commencée par leur entreprise. Ils disposent ainsi de l’option de scan intelligent qui leur permet de photographier et de numériser leurs factures.

La solution de gestion des frais professionnels d’Expensify prend en compte l’importation de vos données bancaires. Vous êtes ainsi remboursé dans les meilleurs délais après validation de vos justificatifs par le comptable. L’outil de note de frais intègre par ailleurs l’outil GPS permettant de mesurer la distance parcourue et de déterminer automatiquement vos frais kilométriques.

En fonction du secteur d’activité des abonnés, Expensify propose plusieurs services additionnels : notifications de vol, tracking GPS, retards à l’embarquement, etc. L’utilisation de cette solution de gestion de notes de frais est possible sur les systèmes d’exploitation Android, iOS, et Windows. Par ailleurs, le coût d’abonnement à Expensify dépend du profil de l’utilisateur et de ses objectifs (collecte automatisée des données, gestion de cartes, etc.).

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document physique ou numérique élaboré par les salariés d’une entreprise afin d’obtenir le remboursement de leurs dépenses professionnelles. La réalisation de ce support est nécessaire lorsque les collaborateurs déboursent des fonds personnels pour les besoins de la société. Sont considérés comme frais professionnels, les montants avancés pour :

l’hébergement,

le repas pris par le salarié et les partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, etc.),

le déplacement (avion, taxi, train, etc.).

De plus, pour être prise en compte, la note de frais doit être accompagnée de certains justificatifs tels que les factures, les tickets de caisse, les billets d’avion, etc. La preuve fournie doit également comporter certaines mentions obligatoires, en l’occurrence le motif de l’opération, la date du paiement et le montant avancé. On se rend compte que la gestion des notes de frais demande une vraie organisation en interne pour ne pas perdre de temps. C’est pourquoi une application mobile de gestion une note de frais comme Axonaut peut fluidifier les échanges et la gestion interne. La gestion de votre note de frais ne doit pas être une fatalité !

Comment faire une note de frais ?

Les salariés ont la possibilité de concevoir un modèle personnalisé pour leurs notes de frais. Le document élaboré doit toutefois contenir certaines informations importantes telles que :

le nom et le prénom du bénéficiaire,

la date de la dépense,

la nature des coûts engagés,

le lieu et l’heure de la mission professionnelle,

le montant TTC déboursé,

Une fois rédigée manuellement ou de manière digitale (tableur, logiciel de gestion, etc.), la note de frais est signée aussi bien par le salarié que par l’employeur.

Par ailleurs, pour simplifier le point de vos dépenses professionnelles, nous vous conseillons d’utiliser une solution dématérialisée telle qu’Axonaut. Grâce à notre interface intuitive en ligne et sur mobile, la création de note de frais en temps réel est facile. Vous pouvez aisément enregistrer les fonds avancés dans l’intérêt de votre employeur. Vous pouvez également joindre les justificatifs nécessaires en les photographiant et en les téléchargeant directement sur notre plateforme. Pour tout complément d’information sur nos services, n’hésitez pas à joindre notre équipe d’assistance par mail ou par téléphone.

Comment gérer les notes de frais en entreprise ?

Bien qu’étant chronophage, le traitement des notes de frais est une tâche aisée pour les entreprises utilisant les outils adéquats tout en respectant la réglementation fiscale en vigueur. Les frais de déplacements, les frais kilométriques, les frais de bouche sont fastidieux à gérer au quotidien. Après il faut gérer le remboursement des frais

Quand faire une note de frais ?

L’élaboration d’une note de frais n’est nécessaire qu’en cas de dépenses professionnelles avancées par le salarié. Ce dernier doit dans un premier temps accomplir une mission au profit de l’employeur ou de la société (formation, consulting, etc.). Il doit ensuite prendre en charge le transport, le repas ou l’hébergement durant l’activité. Si ces deux conditions sont réunies, l’intéressé peut faire un rapport de ses dépenses en utilisant la fonctionnalité d’un logiciel de gestion une note de frais qui est la création simplifiée des frais de déplacement.

Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?

Un justificatif de note de frais est exigé au salarié avant le remboursement de ses dépenses professionnelles. En plus de certifier les fonds déboursés par l’employé durant sa mission, ce document sert de base à l’URSSAF lors d’un contrôle.

Les documents autorisés comme justificatifs dépendent le plus souvent de la nature de l’activité menée. Pour le transport par exemple, vous devez fournir un ticket de péage, un reçu d’essence ou un billet d’avion. En cas d’hébergement ou de restauration, vous devez fournir des factures indiquant la date de l’opération, le nom du prestataire, le total des dépenses, la TVA (si applicable), etc.

Par ailleurs, pour conserver vos justificatifs pour une note de frais, nous vous conseillons d’utiliser le logiciel Axonaut. Notre outil de gestion intègre une fonction de scan vous permettant de photographier et d’enregistrer vos factures en ligne.

Comment gérer le remboursement des notes de frais ?

La gestion des dépenses est souvent une tâche pénible pour les entreprises. En effet, le suivi des frais, le traitement des frais, le remboursement des frais sont souvent compliqués et synonyme de perte de temps. Plusieurs solutions s’offrent aux managers souhaitant restituer les frais professionnels engagés par leurs collaborateurs. Ils peuvent ainsi privilégier le remboursement au réel, qui consiste en l’indemnisation intégrale des fonds déboursés par les travailleurs.

Il existe également le système de paiement au forfait qui donne la possibilité à l’employeur d’allouer une allocation fixe pour les dépenses professionnelles du salarié. Au-delà du plafond autorisé, le montant excédant reste à la charge du collaborateur.

Il existe certaines professions dont le paiement et le traitement d’une note de frais s’effectuent sur la base d’une déduction forfaitaire spécifique. Sont concernés par cette disposition de la Sécurité sociale, les ouvriers du bâtiment, les VRP (Vendeur, Représentant et Placier), les journalistes, les convoyeurs de cars, etc.

Peu importe la solution retenue, le calcul automatique des frais pour gagner du temps doit être un enjeu pour votre structure. Gérer les frais au quotidien ne doit pas faire perdre du temps aux employés mais aussi au chef d’entreprise qui a valeur ajoutée sur d’autres tâches plus importantes. La création de note de frais en temps réel et la gestion des frais professionnels peuvent s’automatiser avec un logiciel de gestion de note de frais.

Que dit la loi par rapport aux notes de frais ?

Selon l’administration fiscale, l’impôt sur le revenu (IR) ne s’applique pas aux notes de frais remboursés aux salariés. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est toutefois récupérable, sous certaines conditions, sur les frais de repas, de péage et de carburant.

Concernant l’hébergement, la TVA n’est déductible que sur les frais de petit-déjeuner et de boisson. Ladite taxe ne s’applique pas enfin sur les frais de transport de personnes (métro, bus, train ou avion).

Grâce à un logiciel de note de frais, toutes ces questions et préoccupations n’ont plus lieu d’être. En effet, tout est automatisé et normalisé selon les règles en vigueur.

Quelles obligations légales pour que les frais soient qualifiés de frais professionnels ?

Pour être qualifiés de « professionnels », les fonds du salarié doivent être déboursés, d’une part, dans l’exercice de ses fonctions et d’autre part dans l’intérêt de l’entreprise (en déplacement, lors d’un repas avec des clients, fournisseurs, etc…). Ces conditions sont vérifiées aussi bien par l’administration fiscale que par le comptable de l’entreprise. En cas de fraude de l’employeur ou du collaborateur, des sanctions sont prévues par la loi (amende, annulation du remboursement, etc.).

Logiciel de note de frais gratuit ?

L’utilisation d’un logiciel de note de frais gratuit suffit en général aux indépendants, qui ont 1 ou 2 dépenses tous les mois et qui souhaitent comptabiliser leurs coûts professionnels habituels. Que ce soit sur ordinateur ou depuis une application mobile, les collaborateurs peuvent renseigner leurs dépenses, soumettre leurs justificatifs et suivre le processus de remboursement.

Nous conseillons toutefois aux entreprises en forte croissance de s’équiper d’un logiciel de gestion de note de frais payant. En plus de faciliter le traitement des frais de mission (frais de déplacement, remboursement de frais, frais engagés, d’avance de frais), un outil de gestion des notes de frais vous offre une vue globale de votre comptabilité et de votre trésorerie. La solution payante intègre également de nombreux outils et services qui améliorent la productivité des employés : facturation, devis, gestion de la relation client, etc. Pour votre logiciel de note de frais, faites confiance à Axonaut, le meilleur logiciel de gestion des dépenses professionnelles. Notre solution sera d’une grande aide pour votre entreprise tant sur la partie gestion que la partie comptable.

La vie nomade, les déplacements, sont de plus en plus fréquents et les nouvelles technologies apportent une aide non négligeable aux chefs d’entreprise souhaitant optimiser leur temps et la gestion de leur entreprise. Une application de gestion des notes de frais utilisable à tout moment, n’importe où dans le Monde permet de gagner du temps et d’éviter les innombrables échanges en fin d’année sur “Où as-tu mis le justificatif pour ton restaurant d’il y a 6 mois ?” !

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