Comment faire une facture ? En tant qu’entrepreneur, cette question a certainement dû occuper vos pensées plus d’une fois ! Et pour cause : pour respecter les règles en vigueur, il est essentiel de savoir maîtriser la rédaction de ce document comptable essentiel.
Dans cet article, nous nous donnons des conseils pratiques pour savoir comment remplir une facture. N’hésitez pas non plus à télécharger nos modèles pour vous faciliter encore plus la tâche !
Qu’est-ce qu’une facture ?
Une facture est un justificatif comptable, émis par un vendeur à destination de l’acheteur, prouvant l’achat d’une marchandise, prestation. Dans la majorité des cas, la facture est obligatoire et doit comporter des mentions obligatoires. L’entrepreneur devra fournir le document fiscal en deux exemplaires, l’un pour lui (sa comptabilité) et pour l’acheteur.
Outre les mentions obligatoires, pour qu’une facture soit valable en France, il faut qu’elles respectent les normes suivantes :
- Rédiger une facture en français.
- En deux exemplaires.
- Version papier ou version dématérialisée : facture électronique.
- Les montants totaux à régler doivent être en euros €.
Quand faire une facture ?
Quand faire une facture ? Étant donné que ce document permet d’officialiser une vente, il est obligatoire dans la plupart des cas. En effet, la facture permet de prouver une transaction dans votre comptabilité.
Pour que cela soit plus clair, nous vous détaillons les cas où la facture de vente est obligatoire :
- Toute prestation de services ou de vente de marchandises entre professionnels.
- Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25€ (TVA comprise) effectuée pour un particulier.
- Toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle.
- Ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l’Union européenne : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lituanie, Lettonie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède pour lesquels l’acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance).
- Livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
- Lorsque le client particulier demande une note.
Attention, tout manquement pourra introduire la sanction suivante :
- 50% du montant total de la facture avec un maximum de 75 000€ pour personne physique et 375 000€ pour personne morale.
Dans la législation, la facture doit être éditée au moins :
- Le jour de la livraison.
- Lors du dernier jour en cas de prestation de service.
Comment établir une facture ? Les mentions obligatoires !
Pour savoir comment établir une facture, vous devrez en premier lieu respecter plusieurs mentions obligatoires peu importe votre activité ou le type de factures :
- La mention “Facture” doit apparaître en haut du document.
- Numéro de la facture.
- Date d’émission de la facture.
- Informations sur le vendeur : statut juridique, le SIRET, le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS), la dénomination sociale, l’adresse du siège social, capital social, email etc.
- Informations sur l’acheteur : la dénomination sociale, l’adresse du siège social, l’adresse de livraison, l’adresse de facturation si différent de la première localisation, toutes les coordonnées, email etc.
- Le numéro du bon de commande lié à la facture.
- Les différentes remises, rabais ou ristournes.
- Indiquer les produits / biens / services.
- Le prix unitaire hors taxes.
- Le montant HT.
- Les taux de TVA avec les montants.
- Le montant toutes taxes comprises, TTC.
- Les pénalités possibles en cas de retards de paiement.
- Numéro intracommunautaire.
- Numéro au répertoire des métiers si artisan.
- L’assurance responsabilité civile professionnelle ou l’assurance décennale.
Depuis le 7 octobre 2022 via l’article 1 du décret n°2022-1299, des nouvelles mentions obligatoires sont à fournir sur les factures émises (facture d’auto-entrepreneur ou facture de société) :
- Le numéro SIREN du client.
- L’adresse de livraison des biens.
- La catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de services, catégorie mixte.
Ces nouvelles mentions viennent en préparation d’une future loi qui rendra obligatoire le format électronique. En effet, pour l’ensemble des entreprises privées, fini le format papier et bienvenue à l’automatisation avec les factures électroniques !
En cas de non-respect des mentions obligatoires sur les factures, l’administration fiscale a prévu des sanctions financières. Pour chaque facture défectueuse, vous pourrez écoper d’une amende de 15 euros avec un maximum d’un quart de montant total de la facture.
Comment faire une facture auto entrepreneur ?
Pour créer une facture conforme dans une micro entreprise, vous devrez respecter plusieurs conditions :
- Dans la partie “informations personnelles du vendeur” : vous devrez renseigner votre nom précédé ou suivi immédiatement de la mention “entrepreneur individuel” ou “EI”. Vous devrez également inclure toutes vos coordonnées.
- Concernant les informations sur l’acheteur, vous devrez renseigner son contact (email, téléphone etc.). Si vous réalisez une transaction B2B, vous devrez également préciser la dénomination sociale, l’adresse de facturation ainsi que le siège social.
- Le numéro de facture : il est obligatoire et les numéros doivent se suivre chronologiquement.
- Détails sur la prestation : description, quantité, prix unitaire, montant HT et/ou TTC, date de règlement, date d’exécution de la vente, pénalités en cas de retard de paiement, taux de TVA s’il y a.
- Mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » : elle est obligatoire si vous n’êtes pas assujetti à la TVA en tant que micro-entrepreneur.
- Assurance professionnelle : dans le cadre d’une activité artisanale, l’assurance professionnelle est obligatoire. Elle s’appellera décennale pour les artisans du bâtiment et responsabilité civile professionnelle pour les auto entrepreneurs. Il faudra alors renseigner le nom de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
Comment faire une facture d’acompte ?
Une facture d’acompte vous permet d’obtenir une partie du montant de la facture finale avant la fin de l’exécution de la prestation. C’est un moyen par exemple d’éviter les impayés et faire rentrer plus rapidement de la trésorerie.
Elle devra respecter les mentions obligatoires d’une facture de vente classique ainsi les informations légales suivantes :
- La mention “facture d’acompte”.
- Elle doit faire référence au devis initial.
- Elle doit comporter la date du jour de son émission.
- La numérotation suit la même série chronologique que les autres factures.
- Depuis le 1er janvier 2023, vous devez automatiquement demander la TVA sur les acomptes si vous y êtes assujetti.
Comment faire une facture acquittée ?
La facture acquittée correspond à une facture réglée dans son intégralité par votre client. Elle n’est pas obligatoire mais elle constitue tout de même un justificatif en cas de litige devant un tribunal par exemple. Elle peut également vous être demandée par vos clients.
Faire une facture acquittée ne demande pas la création d’une nouvelle facture. Vous devrez en revanche ajouter plusieurs mentions légales :
- L’indication “acquittée” en haut de la facture.
- La date du règlement.
- Le moyen de règlement.
- Les références du paiement.
Comment faire une facture d’avoir ?
La facture d’avoir a pour objectif de corriger ou annuler une facture déjà crée. Cela arrive notamment lors d’une annulation de facture déjà réglée, d’une erreur ou un retour de marchandise par exemple.
Elle doit reprendre toutes les mentions obligatoires d’une facture commerciale classique et doit aussi contenir :
- La mention de crédit faisant référence à la facture qu’elle annule ou modifie. Par exemple, cette facture vient rembourser la facture N°XXX crée le XXX.
- Elle doit mentionner le délai de paiement, les taux de pénalité et indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement.
- Les mentions “net à créditer”, “net à votre crédit” ou “net à déduire” doivent remplacer “net à payer”.
Comment faire une facture proforma ?
Malgré son nom, la facture proforma n’a pas de valeur légale ou comptable comme son compère la facture commerciale. Elle est demandée souvent en remplacement d’un devis pour présenter une offre avant la facture finale ou dans le cadre de vente import/export.
Même si elle n’a pas de valeur comptable, elle doit tout de même comporter les mêmes mentions qu’une facture classique. Vous devrez également rajouter :
- La mention “facture proforma”.
- La numérotation n’est pas obligatoire mais elle est recommandée pour mieux retrouver vos documents.
- Les conditions de paiement ne sont pas obligatoires.
Comment faire une facture sur Excel ?
Comment faire une facture sur Excel ? Voilà une question posée par beaucoup d’entrepreneurs ! En effet, c’est un des outils préférés par les entreprises car il est facile d’accès et à mettre en place.
Pour facturer sur Excel, il faudra évidemment ajouter toutes les mentions obligatoires et personnaliser avec votre logo directement sur une feuille Excel.
Malgré son côté accessible, se tourner vers ce logiciel présente plusieurs inconvénients :
- Risque d’erreurs comme l’oubli de mentions légales : cela peut vous coûter cher lors d’un contrôle par exemple.
- Design pas toujours professionnel : le design des factures sur Excel peut laisser à désirer si vous n’y passez pas beaucoup de temps et/ou vous n’êtes pas expert en design. Cela ne vous permettra pas de vous démarquer de la concurrence et d’avoir un rendu professionnel.
- Peu d’automatisation : une feuille pour les produits, une autre pour les contacts etc. Les éléments ne sont pas connectés entre eux, rendant plus difficile d’automatiser la création de vos factures et de retrouver les informations plus facilement.
- Pas de centralisation des données : Avec l’arrivée d’Excel dans la vie d’un entrepreneur, les multiples feuilles et dossiers font également partie intégrante de votre gestion ! En plus de perdre du temps dans la recherche d’informations, vous risquez davantage de perdre vos factures. Vous devez pourtant les conserver pour une durée de 10 ans et les présenter si contrôle.
Pour optimiser votre facturation et gagner du temps au quotidien, nous vous présentons une meilleure alternative : créer une facture en ligne grâce à un logiciel de facturation.
Faire une facture en ligne : pourquoi c’est la meilleure solution
Lorsque nous parlons de facture en ligne, nous faisons plus référence à l’e-facture ou encore facture électronique.
Une facture est considérée comme électronique lorsqu’elle est émise, transmise et reçue sous ce format. Une facture PDF ou dématérialisée n’est pas électronique car elles ne respectent pas l’ensemble de ce processus.
Elle devra respecter exactement les mêmes réglementations qu’une facture classique. L’État a d’ailleurs pour projet de la rendre obligatoire (la réforme a été repoussée mais devrait avoir lieu prochainement).
Vous devrez alors adopter un logiciel de facturation. Créer une facture via un outil conforme et dédié présente plusieurs avantages :
- Automatisation : créer une facture en quelques clics grâce à des modèles conformes préenregistrés.
- Sécurité des données : ce sont des logiciels conformes et obligées d’héberger vos données sur des serveurs sécurisés en France. Ils sont également conformes aux normes européennes de protection des données utilisateurs (RGPD).
- Plus de risques d’oublis : un logiciel se charge de la gestion de la numérotation et des mentions légales. Plus besoin de se soucier de la conformité de vos factures ! Elles seront également conservées pour une durée de 10 ans, conformément aux réglementations françaises.
- Design professionnel : obtenez un rendu professionnel pour vous démarquer de vos concurrents !
- Centralisation : retrouvez toutes vos données dans un seul et même endroit.
Modèle de facture gratuit
Pour éviter d’utiliser Excel et créer une facture gratuitement et facilement, le logiciel de gestion d’entreprise Axonaut vous propose d’automatiser vos tâches administratives. Objectif : passer plus de temps sur le développement de votre activité !
- Créer vos devis et factures en quelques clics avec toutes les mentions légales.
- Passer du devis à la facture en un clic.
- Envoyer votre facture depuis l’application.
- Modifier une facture ou annuler une facture via la facture d’avoir.
- Signer en ligne vos devis et documents.
- Faire payer en ligne vos devis et factures pour lutter contre les impayés.
- Suivre la lecture de vos documents.
- Relancer automatiquement les impayés.
En plus d’être un logiciel conforme à la facturation électronique, Axonaut détient d’autres fonctionnalités qui permettent de centraliser toute la gestion quotidienne de votre entreprise.
En savoir plus sur la thématique :
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