Un devis est le 1er document que va recevoir votre prospect/client lors de votre relation commerciale. Il se doit donc d’être professionnel, bien rédigé, sans erreurs. Faire ses devis sur Excel peut convenir au lancement mais la mise en place d’un logiciel de devis est primordiale pour accompagner votre croissance et limiter les erreurs. Découvrons les limites d’Excel dans la gestion des devis et comment télécharger le modèle de devis gratuit Axonaut.
Les processus internes des entreprises évoluent depuis plusieurs années maintenant. La numérisation, digitalisation est en route ! Word et Excel sont des outils très utilisés lorsqu’on lance son activité : flexible, peu onéreux, il convient à toutes les entreprises car personnalisable !
Cependant, un logiciel pour devis gratuit et les devis en général doivent respecter des règles, normes, formes. De plus, cette tâche peut vite devenir fastidieuse et chronophage. Raison pour laquelle, il faut l’automatiser au maximum.
Voyons ensemble quelles sont les limites de l’utilisation d’Excel dans l’édition de vos devis !
Devis Excel : est-ce légal ?
Tout d’abord, il faut savoir que l’utilisation de devis Excel est tout à fait légale. Son utilisation quotidienne de la part de millions d’entrepreneurs atteste de sa popularité.
Mais attention, les devis précèdent les factures qui ne doivent pas être créées par la suite Word/Excel. En effet, la facture électronique arrive en France dès le 1er juillet 2024. Cette nouvelle réforme va apporter de grands changements dans la gestion quotidienne des entreprises, qu’elles soient petites (TPE/PME) ou grandes.
La facturation électronique impose 2 nouvelles règles :
- L’e-invoicing qui consiste à passer par un logiciel de facturation agréé,
- L’e-reporting qui oblige toutes les entreprises à transmettre électroniquement, tous les flux financiers à l’Administration fiscale.
Faire ses devis sur un outil puis changer de solution pour créer une facture dématérialisée, conforme à la nouvelle législation n’est pas viable dans le temps. C’est pourquoi nous vous conseillons de centraliser la création de tous les documents commerciaux dans une seule interface, simple d’utilisation ! Découvrons pourquoi il faut arrêter d’utiliser Excel et Word dans la gestion quotidienne des devis.
Faire un devis sur Excel, pourquoi faut-il arrêter ?
En 2020, plus de 80% des entreprises continuent d’utiliser Excel et/ou Word pour établir des devis. Un nombre important de TPE/PME accuse un retard important dans la digitalisation des process. Outil puissant certes, mais source d’erreur et non scalable pour la croissance de votre structure ! Pourquoi arrêter d’utiliser Excel dans la gestion quotidienne et l’édition des devis ?
La raison numéro 1 pour les entreprises utilisant Excel : la création des devis, propositions commerciales. En effet, cela peut représenter une économie directe par rapport à l’adoption d’un logiciel de devis français.
Cependant, les coûts annexes et souvent invisibles sont beaucoup plus importants ! Voici les principales limites :
- L’erreur est humaine ?
Se tromper sur un produit, un prix, une adresse, cela arrive à tous les entrepreneurs du Monde (vous n’êtes pas seul 😉 ). Avec Excel pour l’édition des devis, il faut faire des copiés/collés, les colonnes ne sont pas tout le temps bien visibles…
Cela joue en votre défaveur et peut vite vous coûter de l’argent, beaucoup d’argent. Entre le temps perdu, le mauvais prix affiché par exemple… En utilisant un logiciel pour devis français, vous êtes assuré de ne plus faire d’erreur.
Un catalogue de produit/service vous fait gagner du temps tout en assurant la véracité des données (montants, référence, TVA, description…)
- Perte de croissance ?
Détenir un fichier Excel avec vos données peut être très risqué ! En effet, en cas de perte des données, une non-sauvegarde, des oublis, un acte malveillant… c’est votre croissance, votre chiffre d’affaires qui sera directement impacté.
Quand relancer votre devis ? Avec des devis sur Excel, il est très compliqué de savoir où vous en êtes avec vos clients. Les mauvaises relances impacteront négativement votre croissance ainsi que la relation avec vos clients !
- Excel, un outil non collaboratif ?
L’objectif d’un chef d’entreprise est de gagner et faire gagner du temps à l’ensemble des collaborateurs. Avec Excel, chacun détient un fichier non partagé ne permettant pas une automatisation et collaboration !
En plus de faire perdre un temps précieux, la relation commerciale peut s’avérer mauvaise : appel en double, doublon dans la saisie… La concurrence grandissante ne permet pas à une entreprise d’avoir une expérience client désastreuse.
- Une image de marque dégradée ?
L’utilisation d’un tableau Excel pour réaliser ses devis ne laisse pas beaucoup d’opportunités de personnalisation. Le devis est le 1er document commercial que reçoit votre prospect/client. Avec un design souvent faible, les devis sur Excel laisseront vos contacts avec une mauvaise image de votre entreprise et professionnalisme.
Les nouvelles technologies permettent une automatisation non négligeable des devis. Elles permettent de réaliser facilement et professionnellement vos propositions commerciales.
L’expérience client est devenue le 1er facteur clé de différenciation ! Personnalisation du devis, de la relation commerciale, des relances, etc… sont autant d’éléments à prendre en compte dans l’édition de vos devis & factures. Utiliser un logiciel de devis français et en ligne vous permettra de croître rapidement et d’éliminer les tâches chronophages et sans valeur ajoutée !
- Des devis aux normes ?
Créer des devis professionnels nécessite une veille constante concernant les dernières législations. En effet, plusieurs règles sont à prendre en compte et à ne pas négliger. Des sanctions existent en cas d’oublis et/ou d’omissions :
- Les mentions obligatoires (date du devis, TVA),
- La mention concernant les micro-entreprises,
- La bonne prise en compte de la TVA,
- Dans quel cas un devis est obligatoire ?
Un logiciel de devis français et agréé !
Comme nous venons de le voir, la gestion des devis en entreprise peut très vite devenir une corvée ! Perte de temps, d’informations, d’argent, les tableurs ne sont pas collaboratifs ! Il est donc important d’adopter un logiciel performant et sécurisé pour réaliser vos devis !
Adopter Axonaut, le logiciel de devis factures, vous permet :
- De rédiger vos Devis à l’image de votre entreprise (logo, CGV, TVA, conditions, date, numéro du devis),
- De centraliser toutes vos données (clients, catalogue, prestation, service)
- D’envoyer et tracker l’ouverture de votre devis,
Vous pouvez envoyer le devis directement par e-mail via Axonaut avec un modèle déjà présent
- Obtenez une confirmation de lecture du devis directement par email ou dans Axonaut,
- De proposer la signature en ligne de vos devis,
- De relancer vos devis sans réponse avec une interface dédiée,
- De transformer vos devis en facture en 1 clic.
Grâce à la double casquette d’Axonaut, il sera possible de transformer le devis en facture directement ! Vous pourrez aussi gérer vos clients dans une interface simple d’utilisation. Plus besoin de télécharger des fichiers Excel pour partager l’information. La centralisation des données vous fera gagner un temps certain et améliorera votre productivité ! De plus, avec Axonaut, vous êtes conforme à la norme obligatoire concernant les factures électroniques.
Voici un exemple de devis créé dans Axonaut :
Télécharger le modèle de devis Excel Axonaut
Pour vous aider dans le lancement de votre activité ou pour un besoin occasionnel, voici un modèle de devis gratuit à télécharger :
Comme nous venons de le voir, les documents commerciaux peuvent être édités de plusieurs façons : Word, Excel, logiciel, application. Ce qu’il faut retenir, ce sont les futurs changements annoncés de la facturation électronique. En effet, cela va obliger les structures françaises à changer la manière de fonctionner. Excel ne sera plus autorisé pour créer des factures. C’est pourquoi, nous conseillons d’utiliser une application devis pour centraliser tous les données et vous faire gagner du temps, améliorer le partage d’informations.
En savoir plus sur cette thématique :
- Quelles sont les différences entre factures et devis ?
- Les modèles de factures
- TPE/PME : 4 bonnes raisons de quitter Excel
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