Comment éviter des trous de trésorerie ? Une question que se posent beaucoup d’entrepreneurs ! Une bonne trésorerie est nécessaire pour mener à bien un projet avec un client. C’est dans cette problématique que la facture de situation joue un rôle essentiel ! Cela arrive notamment par exemple sur des projets à long terme comme les travaux : main-d’œuvre à payer, matériel à acheter etc.
En effet, très utilisée dans certains secteurs comme le BTP, la facture de situation ou d’avancement est une facture travaux qui prend son sens dans les projets, chantiers à long terme. Quelle est sa signification précisément ? Comment la rédiger ? Découvrez notre guide pour vous assurer d’une santé financière optimale pour votre entreprise !
Qu’est-ce qu’une facture de situation ?
Une facture de situation ou facture d’avancement est un modèle de facturation très utilisé en France, qui va permettre un échelonnement des paiements sur un projet client à long terme. Elles sont éditées généralement dans le cadre de prestations à long terme comme des travaux dans le secteur du BTP.
Le prix présent sur les factures de situation est calculé selon un pourcentage que l’on va appeler “avancement” en fonction du projet, chantier total.
Elles sont généralement réalisées à chaque fin de mois ou à des dates définies au préalable dans le contrat. Une fois qu’une étape du projet a été réalisée, vous devez émettre une facture en fonction du pourcentage d’avancement. Cela va permettre également au client d’échelonner les règlements.
Concernant la comptabilisation d’une facture de situation de travaux, cela demande un traitement comptable bien spécifique. Nous vous conseillons de vous renseigner auprès d’un expert-comptable pour être sûr de ne commettre aucun impair.
La différence avec une facture d’acompte
Facture d’acompte ou de situation ? Eh bien cela peut être les deux, cela dépend du stade d’avancement du projet.
La principale différence entre une facture de situation et un acompte réside dans la date d’émission. En effet, une facture d’avancement est émise au courant de la prestation tandis que l’acompte est demandé en amont.
Ces deux documents comptables ont cependant un avantage en commun : ils vous protègent davantage contre les impayés ainsi que les décalages de trésorerie.
Pourquoi utiliser une facture d’avancement ?
Tout comme la facture acompte, le but d’une facture de situation de chantier est de faire rentrer de la trésorerie en amont du projet. Les paiements intermédiaires vous permettent d’éviter des trous de trésorerie et d’assurer la bonne santé de votre entreprise.
Par exemple, pour le secteur du BTP, il vous permet de régler la main-d’œuvre, le matériel,les déplacements etc.
Elle vous garantit également une meilleure visibilité sur les différentes étapes de votre projet au fur et à mesure. Vous pourrez vérifier plus facilement où en est le projet et vérifier les échéances.
Comment faire une facture de situation ?
La méthode de calcul d’une facture de situation de travaux
Pour calculer le montant d’une facture de situation de travaux, vous pouvez opter pour l’une de ces deux méthodes :
- En fonction de la progression des travaux : Vous facturez lorsque le projet a atteint un certain seuil de progression, que vous aurez défini explicitement dans votre devis.
- En fonction des lots ou marchés : Un projet est divisé en plusieurs prestations spécifiques aussi appelées lots ou marchés. Utilisé lorsqu’il y a plusieurs prestataires ou sous-traitants, vous proposez ainsi une facturation individuelle des lots en fonction de l’avancement de chaque lot. Une fois qu’un lot est finalisé, vous devrez créer une facture.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture de situation ?
Les mentions obligatoires d’une facture d’avancement sont les mêmes qu’une facture de vente classique avec cependant plusieurs spécificités propres :
- La date d’émission de la facture
- Numérotation : elle devra suivre une séquence chronologique “sans trou” et avoir un numéro unique.
- Devis de référence.
- Degré d’avancement des travaux ou du projet.
- Degré d’avancement de la facture précédente et le montant restant à régler.
- Montant de l’acompte s’il y a eu.
- Jour de la livraison ou la date de fin d’exécution de la prestation.
- Les coordonnées et l’identité du client : nom, adresse, email etc.
- Les coordonnées de votre entreprise : SIRET/SIREN, siège social, structure juridique, montant du capital social, raison sociale.
- Le numéro individuel d’identification à la TVA.
- La description du produit ou prestation : nature, marque, référence, prix unitaire etc.
- Le montant hors taxes et toutes charges comprises (HT et TTC).
- Les taux de TVA.
- Les réductions de prix.
- Les pénalités de retard de paiement
Facture de situation : exemple
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Cependant, en développant votre entreprise, Excel va vite révéler ses faiblesses : pas assez d’automatisation, peu de collaboration, risque d’erreurs etc.
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Passez également à la facturation plus rapidement en activant la signature électronique. Fini les allers-retours par email ! Soyez prévenu quand votre client signe.
Suivez vos projets à long terme comme un chantier simplement. Répertoriez chaque tâche associée, le temps passé, les dépenses ainsi que le chiffre d’affaires. Vous pourrez avoir une meilleure visibilité sur les coûts ainsi que la marge avec un logiciel de facturation dédié.
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Qu’est-ce qu’une facture finale ?
Une fois que le projet est terminé, le fournisseur réalise une facture finale (ou facture fin de travaux dans le BTP).
On y retrouve les mêmes mentions qu’une facture classique en ajoutant les mentions suivantes :
- La mention facture finale ou facture de clôture en haut visible.
- La mention des factures d’acompte et situation émises.
- Le reste à payer TTC.
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