En tant que chef d’entreprise, vous avez probablement dû mettre en place un système de notes de frais pour vos salariés. Mais avez-vous pris en compte tous les éléments indispensables à la gestion d’un tel système ? Vos notes de frais sont-elles conformes ? Pour vous assurer de cela, mieux vaut vous inspirer d’un modèle de note de frais. Explications.
À quoi sert une note de frais ?
Une note de frais est un document répertoriant les dépenses avancées par un salarié ou un dirigeant dans un cadre professionnel. Elle sert à consigner et justifier toutes ces dépenses, afin de rembourser le collaborateur en temps et en heure.
Sans système de notes de frais, il est extrêmement difficile de tracer et de comptabiliser les dépenses de votre entreprise. Et lorsque les frais avancés sont élevés, cela peut représenter des risques pour votre trésorerie. D’où l’intérêt de fournir un bon modèle de note de frais à vos salariés, afin de les inciter à les transmettre au fil de l’eau, plutôt qu’en une seule fois à la fin de l’année.
Qu’est-ce qui rentre dans les notes de frais ?
Que peut-on mettre dans une note de frais ? Et bien toute dépense avancée par un salarié dans l’intérêt de l’entreprise (et dont le montant n’est pas excessif).
Il y a des frais qui reviennent plus régulièrement que d’autres, à savoir :
- Les frais de bouche (dépenses de restaurant).
- Les frais d’hébergement.
- Les indemnités kilométriques.
- Les autres frais de transport (billets de train, taxi…).
À savoir : des règles particulières s’appliquent à certains frais professionnels (voir paragraphe Comment rédiger une note de frais ?)
Il est toujours intéressant de recenser le type de dépenses que réalisent vos collaborateurs. Cela vous permettra notamment de choisir le modèle note de frais le mieux adapté à votre entreprise. En gardant toutefois en tête que les besoins ne seront pas les mêmes pour toutes vos équipes. Ainsi, il sera peut-être intéressant de sélectionner des modèles différents en fonction des usages.
Comment optimiser sa gestion avec un logiciel de notes de frais ?
C’est indéniable, utiliser un modèle de note de frais permet de faciliter la saisie des informations pour vos salariés. Mais pour véritablement optimiser la gestion de vos notes de frais, rien de tel qu’un logiciel spécialement conçu pour cela.
En effet, il existe de nombreuses solutions pour vous aider à gérer vos notes de frais. Ces outils, appelés logiciels de note de frais, permettent d’éviter les erreurs et de gagner un temps précieux au quotidien, augmentant ainsi la productivité de vos salariés sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Facile à prendre en main, ce type de logiciel permet, non seulement d’accélérer le remplissage des notes de frais, mais également de faciliter la saisie comptable de l’entreprise. Un tableau de bord vous présente en un coup d’œil les frais dépensés par vos salariés mois par mois. Les données sont ensuite exportables sur Excel pour vous permettre de les transférer facilement à votre expert-comptable
Certains logiciels, comme Axonaut, vous permettent également de classer vos dépenses de manière automatique et d’être alerté dès qu’une nouvelle note de frais a été saisie sur le logiciel. De quoi rendre votre gestion encore plus facile ! Alors qu’attendez-vous pour essayer ?
Comment rédiger une note de frais ?
Les justificatifs à fournir
Avant de passer aux modèles de notes de frais, voyons d’abord quels éléments doivent impérativement figurer dans ce document.
Tout d’abord, précisons que chaque salarié doit obligatoirement joindre les justificatifs de note de frais en lien avec les dépenses engagées. Il faut savoir que toute dépense non justifiée n’est pas remboursable. Vous avez donc tout à fait le droit de refuser le remboursement d’une note de frais lorsque le collaborateur n’apporte aucun justificatif.
En effet, les justificatifs permettent à la fois de :
- Prouver que les dépenses ont bien été réalisées et sont conformes à la politique de l’entreprise.
- Gérer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) associée aux dépenses.
À savoir : en principe, c’est le justificatif original de la dépense qui doit être fourni pour que la note de frais soit valable.
Les éléments incontournables d’une note de frais
Une note de frais est un tableau (ou une liste de dépenses), dans lequel doivent obligatoirement figurer, pour chaque dépense, les informations suivantes :
- L’identité du collaborateur (prénom, nom, matricule), ainsi que ses coordonnées.
- L’identité du responsable hiérarchique qui sera en charge de valider la note de frais.
- L’identité et les coordonnées du marchand.
- La date de la dépense.
- La nature de la dépense et la description des frais engagés.
- Le moyen de paiement utilisé.
- Le montant hors taxe (HT) de la dépense.
- Le montant toutes taxes comprises (TTC) de la dépense.
- Le montant de taxes additionnelles, comme la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Si la dépense engagée concerne l’invitation de clients ou fournisseurs pour un repas d’affaire, la note de frais doit également préciser le nom des invités, leur profession et le nom de l’entreprise pour laquelle ils travaillent.
Lorsqu’il s’agit de frais d’hébergement, la note de frais doit indiquer le nombre de nuitées, ainsi que le lieu du déplacement, (qui doit se situer à plus de 50 km du domicile du salarié et représenter un temps de trajet en transports en commun de plus d’une heure et demie).
Enfin, en ce qui concerne les indemnités kilométriques, le modèle de note de frais utilisé doit impérativement prévoir des cases pour :
- Le lieu de la mission
- La raison du déplacement
- Le nombre de kilomètres parcourus
- La puissance fiscale du véhicule
- La copie du certificat d’immatriculation du véhicule
Bon à savoir : les indemnités kilométriques concernent les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour réaliser des trajets professionnels. Elles couvrent les dépenses de carburant et de péage, l’assurance, l’entretien du véhicule, ainsi que sa dépréciation. Pour déterminer le taux de remboursement par kilomètre, vous devrez vous baser sur le barème kilométrique en vigueur.
Les dépenses liées au trajet domicile-travail n’entrent pas dans le cadre des indemnités kilométriques. Elles ne peuvent donc pas faire l’objet d’une note de frais.
Modèles notes de frais gratuits (Excel et Word)
Il y existe trois méthodes pour faciliter la gestion de vos notes de frais :
- Fournir le même modèle de note de frais à tous vos collaborateurs.
- Mettre au point plusieurs modèles de notes de frais, adaptés aux besoins spécifiques de chaque service / équipe.
- Utiliser un logiciel de notes de frais pour optimiser votre gestion et personnaliser au maximum les documents en fonction de la nature des dépenses de vos salariés.
Pour sa simplicité d’utilisation et son gain de temps, nous vous conseillons d’opter pour l’option 3.
Mais si vous préférez les options 1 et 2, vous aurez alors besoin d’un ou plusieurs modèles de notes de frais sur lesquels vous baser pour élaborer le vôtre. Pour vous aider, nous avons créé des modèles notes de frais sur Excel et Word, à télécharger gratuitement.
En savoir plus sur cette thématique :
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- Ticket resto 2022 : les changements pour l’employeur et le salarié
- Les indemnités kilométriques : comment ça marche ?
- Note de débours : définition et fonctionnement
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