La relance de facture impayée, un sujet redouté par beaucoup d’entrepreneurs ! C’est une tâche qui prend beaucoup de temps et qui peut détériorer une relation client. Pour lutter contre les impayés, il est donc nécessaire de mettre en place une procédure de relance facture claire et précise. Cependant, il est peut-être difficile de savoir par où commencer.
Dans notre article, découvrez les différentes étapes à mettre en place pour les réduire et téléchargez nos modèles gratuits pour vous aider !
Relance facture impayée : quand commencer ?
Pour réduire les délais de paiement, une entreprise se doit de mettre en place un processus de relance de factures efficace. Cela commence même avant l’impayé constaté. En effet, il vaut mieux prévenir que guérir !
Avant même d’effectuer une relance de facture impayée par email, vous pourrez d’abord opter pour une méthode plus à l’amiable. Cela vous permet de prévenir les oublis et de vous assurer d’un règlement dans les délais.
Contactez par téléphone votre client pour le prévenir qu’une facture n’a pas été réglée. Si après quelques jours vous n’avez reçu aucun paiement, il faudra passer à la rédaction d’un texte de relance de facture impayée par email par exemple.
Pour la relance facture impayée, l’exemple de plan à suivre peut donc être le suivant :
- Relance avant la date d’échéance.
- Première relance après la date de paiement J+5 à la date d’échéance.
- Deuxième relance J+15 de la date d’échéance.
- 3e relance à J+22 avec mention de la prochaine mise en demeure.
- Mise en demeure formelle à J + 30.
- Mise en place d’actions légales.
Peu importe le moyen de relance choisie, la loi fixe un délai légal pour pouvoir récupérer la somme due :
- 2 ans si votre client est un particulier.
- 5 ans lorsque votre client est un professionnel.
Demande de paiement de facture impayée : 5 étapes à suivre pour être efficace
Pour diminuer les créances clients dans votre entreprise, établir une stratégie précise de relance client de facture impayée est primordial. Cependant, on peut parfois s’y perdre, inclure trop ou pas assez d’étapes et nuire à la relation commerciale et à votre trésorerie. Nous vous conseillons de suivre ces 5 étapes pour maximiser vos chances d’obtenir votre dû rapidement !
Sécuriser la relation client
Sécuriser la relation client passe premièrement par la vérification de la solvabilité de vos clients. Sur des sites comme Infogreffe par exemple, vous pouvez vérifier si l’entreprise cliente est solvable, récente ou connaître les détails de son bilan par exemple. Vous obtiendrez ainsi une confirmation sur la capacité de paiement de vos clients.
Le travail ne s’arrête pourtant pas là ! En interne, le suivi précis de vos clients permet de garantir un paiement à temps. Cela passe par :
- la centralisation de vos échanges emails et justificatifs (factures, devis, bons de livraison etc) pour mieux vous y retrouver.
- La signature électronique : ayant la même valeur qu’une signature manuscrite, elle vous permet d’engager davantage un client.
- La création de conditions générales de vente (CGV) pour clarifier vos conditions de paiement.
Mails de relance facture impayée
En amont du retard, vous pouvez relancer vos clients pour vous assurer d’obtenir votre dû à temps. Si vous n’obtenez pas de réponses, vous devrez poursuivre sur des relances par email dans un langage mesuré et cordial.
Courrier relance facture impayée
Lorsque le cycle de relance par email est terminé, vous devrez passer à une étape plus formelle : un courrier de relance de facture impayée.
Sur un ton désormais un peu plus ferme, vous devrez le prévenir que la date d’échéance est dépassée depuis plusieurs semaines et qu’il s’agit d’une relance de facture impayée avant mise en demeure.
Mise en demeure officielle avec courrier recommandé
Si vos factures restent impayées après plusieurs tentatives de contact, la mise en demeure est un acte juridique qui officialise davantage la dette envers votre entreprise.
Elle prend la forme d’un courrier recommandé avec accusé de réception ou remise par une huissier pour avoir une preuve plus concrète.
Nous vous conseillons d’ailleurs de passer par un huissier de justice qui saura intégrer l’ensemble des mentions légales pour la rendre conforme.
Les actions légales
Si la mise en demeure n’a rien donné auprès du débiteur, il sera temps de faire appel à plusieurs actions légales.
Une entreprise a plusieurs recours pour obtenir le paiement de ses factures. Nous les détaillons plus bas dans un autre chapitre.
Comment relancer une facture poliment ?
Même s’il est difficile d’être courtois dans ce genre de situation, garder son calme et adopter un ton cordial est primordial pour ne pas nuire à la relation client et la réputation de votre entreprise. Pour relancer une facture poliment, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Évitez les accusations ou les confrontations pour ne pas compromettre votre réputation.
- Clarifiez le plus possible les délais de paiement dans votre procédure de recouvrement.
- Personnalisez vos relances en fonction de son profil de paiement, des échanges eues ou encore de ses attentes. Pour éviter que cela soit chronophage, un logiciel CRM centralise pour vous toute la donnée clients et les échanges avec eux.
- Offrez des solutions de paiements facilitées : paiements échelonnés, réductions pour paiement anticipé etc. De nombreux services de paiement en ligne permettent désormais d’automatiser la gestion des prélèvements automatiques par exemple.
- Récompensez vos bons payeurs : remises pour paiement anticipé, offres spéciales pour les meilleurs élèves etc. Une bonne relation commerciale s’entretient ! N’hésitez donc pas à proposer des avantages pour encourager les paiements en temps et en heure.
Lettre de relance facture impayée : comment procéder ? (+modèles)
Modèle de mail pré échéance
Objet du mail : “Facture [numéro] arrivant à échéance”
Bonjour [Civilité] [Nom],
Nous vous informons que la facture [numéro] datée du [date] et d’un montant de [valeur] euros arrive bientôt à échéance.
Nous vous remercions d’avance de procéder au règlement de cette facture d’ici le [date].
Si jamais une difficulté vous amenait à devoir retarder votre paiement, nous vous remercions de bien vouloir nous en tenir informés par retour de mail ou au numéro suivante :
Cordialement,
Lettre de relance facture impayée 1ère relance (J+5)
Cette première lettre de relance facture impayée aura pour but de prévenir le client que l’entreprise a constaté un retard de paiement. Prenez soin également de joindre une copie de la facture en question si votre client a perdu le document.
De plus, cette 1ère lettre de relance se doit d’être courtoise : évitez les tournures de phrases agressives ou les menaces. Cela peut fortement nuire à la relation client.
Même si la loi n’impose aucune mention, nous vous conseillons de préciser les éléments suivants pour plus de clarté :
- Le nom et adresse du créancier.
- Le nom et adresse du client.
- Le numéro de la facture.
- Le montant de la facture impayée (avec les pénalités de retard).
- La date d’échéance de la facture.
- La description de la prestation éventuellement.
Nous vous présentons un exemple de relance de facture impayée ci-dessous :
Madame, Monsieur
Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de XXX €.
Ce montant correspond à notre facture restée impayée :
La Facture numéro XXXX du [insérer la date de la facture] : [montant total de la facture]
Il s’agit probablement d’un oubli. L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Cordialement,
Téléchargez notre modèle de relances pour factures impayées :
N’oubliez pas de préciser dans l’objet qu’il s’agit d’une facture impayée et de joindre la facture en pièce jointe.
Relance facture impayée 2ème rappel (J+15)
Si la première lettre reste sans réponse ou sans retour de paiement, cette deuxième relance se doit d’être plus ferme :
Madame, Monsieur
La facture N°… d’un montant de … euros que vous trouverez en pièce jointe est arrivée à échéance le [date], soit il y a 15 jours.
Malgré nos précédents rappels, nous sommes au regret de constater que nous n’avons toujours pas reçu le paiement de cette facture.
Nous vous serions reconnaissants de procéder au règlement de la facture dans les plus brefs délais.
Téléchargez notre modèle de lettre :
Relance facture impayée 3ème rappel (J+30)
Malgré les deux tentatives précédentes, la facture reste impayée : que faire ? Cette troisième lettre de relance de facture impayée vise à prévenir une dernière fois votre client. En effet, vous le notifiez que, faute de paiement sous peu, vous enverrez une mise en demeure officielle.
Bonjour,
En dépit de nos deux dernières relances, nous n’avons pas reçu le montant de la facture N°… d’un montant de … euros en retard de paiement de 30 jours après la date du …/…/….
Sans paiement immédiat de votre part, nous nous voyons dans l’obligation de transmettre votre dossier à notre avocat et de recouvrer les montants par voie judiciaire.
En attente de votre retour,
Bien cordialement,
Nous vous conseillons d’envoyer un courrier simple pour ce dernier rappel avant la mise en demeure (c’est-à-dire un courrier avec accusé de réception).
Quelles sont les options en cas d’échec de la relance pour facture impayée ?
Si vous n’avez pas reçu de paiement malgré l’envoi de lettre de relance, quel recours en cas de facture impayée ?
Même si on commence par un recouvrement amiable, il échoue parfois et on doit avoir recours à une procédure judiciaire ou d’autres moyens pour aller plus loin et obtenir votre dû :
Faire appel à une société de recouvrement
Vous pouvez confier l’ensemble du processus de relance de vos factures à une société de recouvrement (ou factor). Elle obtiendra en échange un pourcentage sur les factures confiées et de possibles frais annexes. Cette méthode est aussi connue sous le nom d’affacturage.
La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances
Cette procédure de relance de facture impayée permet de désigner un commissaire de justice. Il adresse ensuite un courrier recommandé avec demande d’avis de réception pour participer à cette demande. Plusieurs cas se présentent :
- Si le client accepte d’entrer dans cette procédure, il propose un accord sur le montant et les modalités de paiement.
- En cas d’accord, il se voit délivrer un titre exécutoire. Cela signifie que vous pourrez faire appel à un commissaire de justice pour procéder à la saisie des biens ou prélever une somme d’argent sur le compte du client.
- S’il ne reçoit aucune réponse dans un délai d’1 mois, l’entreprise peut saisir le juge pour obtenir un titre exécutoire elle-même.
- Si le client refuse de participer, vous devrez trouver une autre technique de recouvrement comme la procédure d’injonction de payer.
La procédure d’injonction de payer
En passant à l’injonction de payer, vous demandez à un juge de signifier à votre client de régler ses impayés. Cette méthode permet alors d’obtenir une décision judiciaire sans avoir à passer devant un juge directement.
Il vous faudra au préalable rédiger une requête d’injonction de payer et joindre des documents justificatifs comme la mise en demeure, la preuve de la facture impayée par exemple.
La décision rendue par le juge constitue un titre exécutoire.
Le référé-provision
Contrairement à la procédure d’injonction de payer, le référé-provision comporte plus de risques. Il faut apporter des éléments de preuve suffisants pour que la créance soit considérée comme incontestable. Dans ce cadre, il est recommandé d’avoir recours au référé provision lorsque votre client ne contestera pas la créance.
L’assignation en paiement
Contrairement aux trois premières procédures de recouvrement judiciaire, l’assignation en paiement est un véritable procès ce qui implique une procédure plus longue et plus coûteuse. Il faudra prouver également l’impayé. Elle doit être la dernière étape dans cette procédure de relance facture.
Relance facture impayée : comment l’éviter ?
Centraliser la donnée client
Où se trouve le dossier de ce client ? Comment cette facture a été payée ? Quel est le panier moyen de ce client ? Quels sont les moyens de règlement à lui proposer ?
Autant de questions à se poser lorsque vous faites affaire avec un client.
Si ces données sont réparties entre différents endroits, vous perdrez en efficacité et la relation client en pâtira.
Adopter un logiciel de gestion commerciale vous garantit de centraliser l’ensemble des données, retrouver un historique des échanges et créer une cohérence dans la communication entre les différents acteurs de l’entreprise.
Faites signer électroniquement vos devis et contrats
La signature de vos devis et contrats est importante pour sécuriser une vente et engager davantage votre client dans la réalisation et le paiement du service.
Imprimer le contrat, le faire signer, le scanner : et si vous supprimiez toutes ces étapes ? La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite et vous permet de gagner un temps précieux et surtout de passer plus rapidement à la facturation !
Proposer des acomptes
Proposer des acomptes permet de vous rendre compte de la solvabilité du client et surtout d’avoir des rentrées de trésorerie au fur et à mesure du projet.
En cas d’annulation, vous avez également une “compensation” car vous pouvez conserver l’acompte.
Faites payer en ligne
Aujourd’hui, l’heure est à la rapidité des échanges ! Si vous proposez encore des modes de paiement trop contraignants, cela n’incite pas les clients à régler rapidement.
En proposant le paiement en ligne de vos factures, il suffit à votre client de payer directement en quelques clics.
N’hésitez pas non plus à être flexible sur les modes de règlement car cela dépend du type de client.
Prévoir des pénalités de retard
Parfois, la sanction résout les mauvais payeurs à passer à l’achat.
Vous devez donc indiquer clairement le délai de paiement exigé. Sachez qu’il ne pas excéder un délai de 45 jours fin de mois ou 60 jours nets à compter de la date de la facture. Il est généralement fixé à 30 jours suivants l’exécution de la prestation, cela sera d’ailleurs ce délai par défaut.
Renseignez également les pénalités de retard en vigueur ainsi que les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour des frais de recouvrement est d’un montant de 40 euros. Vous pouvez l’exiger de plein droit.
Rédiger des CGV
Pour clarifier le contrat avec un tiers, rédiger des conditions générales de vente vous permettra de préciser par écrit le monde de facturation, les acomptes demandés, les délais de paiement ainsi que les pénalités en cas de retard par exemple.
C’est un moyen supplémentaire de vous protéger en cas de litiges.
Effectuer un rapprochement bancaire régulier
Effectuer un rapprochement bancaire vous permettra de faire correspondre les encaissements avec les factures éditées. Vous aurez ainsi plus facilement une visibilité sur l’état de votre trésorerie.
Automatiser le processus de relance client
Et si vous gagniez du temps sur vos relances ? Même si vous mettez en place plusieurs actions pour vous débarrasser des impayés, vous pourriez devoir faire face à quelques créances clients.
Avec un logiciel de facture comme Axonaut, la relance devient plus simple :
- Relance automatique des impayés par email.
- Envoi en quelques clics de vos courriers sans fil d’attente à la Poste !
Pour conclure, la relance de facture impayée est un processus qui doit s’effectuer à l’amiable dans un premier temps. Si aucun moyen n’est trouvé pour obtenir votre dû, vous pourrez faire appel à la voie judiciaire seulement dans un second temps. Cela pourrait porter préjudice à la relation client dans le cas contraire.
Pour vous aider à encadrer au mieux la gestion, adopter un logiciel de facture conforme comme Axonaut vous permettra d’envoyer automatiquement des relances de factures et avoir un historique clair et complet en cas de litige. Il sera votre meilleur allié en amont pour limiter le risque d’impayés au sein de votre entreprise grâce à plusieurs fonctionnalités.
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