La relance de facture impayée, un sujet redouté par beaucoup d’entrepreneurs ! C’est une tâche qui prend beaucoup de temps et qui peut détériorer une relation client. Pour lutter contre les impayés, il est donc nécessaire de mettre en place une procédure de relance facture claire et précise à l’aide d’un logiciel de facture en ligne. Cependant, il est peut-être difficile de savoir par où commencer. Dans notre article, vous découvririez exactement que faire face aux factures impayées et comment les éviter !
En France, les règles de facturation sont assez complexes et il faut bien se renseigner en amont. Les impayés ne font pas exception à la règle. C’est d’ailleurs la première cause de faillite parmi les entreprises !
Avant de passer à une procédure de relance de facture impayée, il est possible de mettre en place différentes mesures pour lutter au maximum contre et ainsi minimiser leur impact sur votre trésorerie. Nous vous donnons donc ci-dessous 5 conseils pour éviter la relance de paiement de facture !
La première étape sera de créer une base client à jour. En effet, pour faire face à une relance de facture impayée, l’organisation sera la clé ! Grâce à un logiciel de gestion commerciale, vous pourrez centraliser l’ensemble des échanges sur une seule et même plateforme. Vous aurez également la preuve qu’un email a bien été lu et consulté à une date précise. Il ne sera donc plus nécessaire de chercher à plusieurs endroits où se trouve tel ou tel échange !
Sur chaque fiche client, vous pourrez également rapidement estimer le risque de non-paiement d’un client. En effet, vous retrouverez sur la fiche client le délai moyen de paiement en fonction des factures précédentes.
Pour commencer une relation commerciale sur les chapeaux de roues, une solution est de préciser dès le départ les conditions de votre accord. Et ceci dès la création d’un devis !
Grâce à un logiciel de devis et facturation, vous pouvez créer un modèle dédié et préciser clairement vos conditions de paiement ainsi que les délais. Pour encore davantage de clarté, n’hésitez pas à préciser les pénalités de paiement si les délais ne sont pas respectés.
Cela ne s’arrête pas aux devis : il faudra également le mettre en avant sur vos factures. Vous pourrez d’ailleurs paramétrer la date d’échéance pour vos factures automatiquement et votre logiciel de facturation pourra vous prévenir avant l’échéance. Cela vous permettra de réduire le délai de relance facture impayée.
Faire signer électroniquement vos devis est une étape supplémentaire dans la lutte contre les impayés. En effet, cela vous permettra d’engager davantage votre client dans la relation commerciale avec votre entreprise.
La signature électronique d’un devis détient la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Cependant, elle peut présenter plus d’avantages pour vous.
En plus d’automatiser ce processus, elle vous permet de sécuriser davantage les données et archiver plus efficacement vos données sur un seul et même outil. À l’heure d’envoyer un mail de relance de facture impayée, vous pourrez donc retrouver plus facilement cette preuve et la faire valoir juridiquement parlant.
Avant même de réaliser une prestation, une garantie supplémentaire d’engagement de la part de votre client peut passer par la demande d’un acompte.
En effet, votre client pourra se montrer plus enclin de voir votre accord commercial se réaliser et ainsi payer l’intégralité du montant. Un acompte est également une garantie de recevoir une partie du montant et couvrir de frais éventuels. Cela permettra de ne pas avoir de répercussion sur votre trésorerie sur le court et long terme.
Vous est-il déjà arrivé de passer du temps à déposer plusieurs chèques à la banque ? Ou alors recevoir un chèque sans provision ? Ou tout simplement mettre du temps à recevoir la somme qu’on vous devait ? Avec l’automatisation de la gestion des entreprises aujourd’hui, le paiement en ligne est la solution pour se faire payer plus rapidement.
En effet, en connectant une solution comme Stripe, Paypal ou encore GoCardless, vous pourrez recevoir directement le paiement de vos factures sur votre compte en banque. Il vous suffira d’envoyer la facture ou le devis par mail. Facilité pour vous comme pour votre client !
Quand on est entrepreneur, il est nécessaire de garder un œil en permanence sur sa trésorerie. Ainsi, désormais connaître l’état de son compte bancaire en temps réel est une fonctionnalité qui va vous aider au quotidien.
Cette fonctionnalité est appelée par les éditeurs de logiciels de facturation le rapprochement bancaire. Vous pouvez ainsi connecter votre site internet en toute sécurité et suivre chaque mouvement sur ce dernier. Il est donc plus facile de savoir quand un client a payé ou non.
Vous n’avez pas réussi à obtenir un paiement malgré les conseils plus haut ? La relance de facture impayée par mail devient donc la solution privilégiée. Pour vous aider, certains logiciels de facturation vous permettent de le faire pour vous ! En effet, vous pouvez programmer la relance automatique de vos factures et centraliser le suivi. Cette tâche vous prendra peu de temps et l’information sera à votre disposition en cas de conflit.
Avant même d’effectuer une relance de facture impayée par email, vous pourrez d’abord opter pour une méthode plus à l’amiable. Dans un premier temps, contactez par téléphone votre client pour le prévenir qu’une facture n’a pas été réglée. Si après quelques jours vous n’avez reçu aucun paiement, il faudra passer à la rédaction d’un texte de relance de facture impayée par email ou courrier simple. Pour vous aider, découvrez comment relancer une facture impayée avec nos trois modèles !
Cette première lettre aura pour but de prévenir le client que l’entreprise a constaté un retard de paiement. Il faudra donc préciser les éléments suivants :
Nous vous présentons un exemple de relance de facture impayée ci-dessous :
Madame, Monsieur
Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de XXX €.
Ce montant correspond à notre facture restée impayée :
La Facture numéro XXXX du [insérer la date de la facture] : [montant total de la facture]
L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.
Cordialement,
Si la première lettre reste sans réponse ou sans retour de paiement, cette deuxième relance se doit d’être plus ferme. Il sera alors question de prévenir que vous êtes prêt à faire appel à un avocat, une société de recouvrement ou encore un commissaire de justice. Elle représente donc une relance de facture impayée avant la mise en demeure.
Madame, Monsieur
Nous constatons avec regret que vous n’avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de XXX € correspondant aux factures suivantes restées impayées : [Numéro de la facture] du XXX : XXX €
Si le règlement ne nous parvient pas, nous serons amenés à transmettre le dossier à notre conseil juridique qui mettra en œuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.
Dans l’attente d’un règlement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
Malgré les deux tentatives précédentes, la facture reste impayée : que faire ? Cette troisième lettre de relance de facture impayée doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. Elle constituera ainsi une mise en demeure de payer sous peu (huitaine ou quinzaine). Vous informez votre client que vous lui accordez un dernier délai avant d’avoir recours à la voie judiciaire.
Madame, Monsieur,
Nous constatons avec regret qu’en dépit de nos courriers de relance, votre société n’a toujours pas procédé au règlement des factures suivantes :
[Numéro de la facture] du XXX : XXX €
En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de XXX €, dans un délai de huit jours à réception de la présente.
A défaut, notre service contentieux se chargera d’en obtenir le recouvrement par voie de justice. Nous vous rappelons que le présent courrier fait courir les intérêts légaux et conventionnels.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Si vous n’avez pas reçu de paiement malgré l’envoi de lettre de relance, quel recours en cas de facture impayée ?
Vous pouvez confier l’ensemble du processus de relance de vos factures à une société de recouvrement (ou factor). Elle obtiendra en échange un pourcentage sur les factures confiées et de possibles frais annexes. Cette méthode est aussi connue sous le nom d’affacturage.
Cette procédure de relance de facture impayée permet de désigner un commissaire de justice. Il adresse ensuite un courrier recommandé avec demande d’avis de réception pour participer à cette demande. Plusieurs cas se présentent :
En passant à l’injonction de payer, vous demandez à un juge de signifier à votre client de régler ses impayés. Cette méthode permet alors d’obtenir une décision judiciaire sans avoir à passer devant un juge directement.
Il vous faudra au préalable rédiger une requête d’injonction de payer et joindre des documents justificatifs comme la mise en demeure, la preuve de la facture impayée par exemple.
La décision rendue par le juge constitue un titre exécutoire.
Contrairement à la procédure d’injonction de payer, le référé-provision comporte plus de risques. Il faut apporter des éléments de preuve suffisant pour que la créance soit considérée comme incontestable. Dans ce cadre, il est recommandé d’avoir recours au référé provision lorsque votre client ne contestera pas la créance.
Contrairement aux trois premières procédures, l’assignation en paiement est un véritable procès ce qui implique une procédure plus longue et plus coûteuse. Il faudra prouver également l’impayé. Elle doit être la dernière étape dans cette procédure de relance facture.
Peu importe le moyen de relance choisie, la loi fixe un délai légal pour pouvoir récupérer la somme due :
Pour conclure, la relance de facture impayée est un processus qui doit s’effectuer à l’amiable dans un premier temps. Si aucun moyen n’est trouvé pour obtenir votre dû, vous pourrez faire appel à la voie judiciaire seulement dans un second temps. Cela pourrait porter préjudice à la relation client dans le cas contraire. Pour vous aider à encadrer au mieux la gestion, adopter un logiciel de facture conforme comme Axonaut vous permettra d’envoyer automatiquement des relances de factures et avoir un historique clair et complet en cas de litige. Il sera votre meilleur allié en amont pour limiter le risque d’impayés au sein de votre entreprise grâce à plusieurs fonctionnalités.
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