La création de devis est une étape importante dans la relation commerciale. Il intervient en amont de la prestation, du service, de la vente. Très utilisé en B2B, il pose les bases. Mais qu’est-ce qu’un devis ? Découvrons ensemble les spécificités de ce document primordial, les règles à suivre et comment un logiciel de devis peut vous aider au quotidien à gagner du temps.
Qu’est-ce qu’un devis ?
Un devis c’est quoi ? C’est un document écrit qui doit contenir une description détaillée des différents services ou produits proposés par un prestataire. Cela a pour but de permettre au client de choisir avec tous les éléments à sa disposition. ll est en général gratuit mais il est possible qu’il devienne payant si le professionnel juge que ça lui impose une charge de travail bien supplémentaire.
Concernant la définition juridique d’un devis, les articles 1779, 1787 et s. du Code civil précise plusieurs éléments obligatoires à prendre en compte.
Premièrement, le devis doit comprendre une date d’échéance tout comme les factures. Jusqu’à cette date, le fournisseur s’engage à ne modifier aucun élément sur ce document sauf si l’acheteur le demande. En général, les professionnels choisissent un délai de 3 mois.
Ensuite, le devis devient un contrat lorsqu’il a été validé et signé. Il représente ainsi un engagement des deux côtés : le professionnel s’engage à fournir les services proposés et le client à régler la somme due dans le temps imparti.
Lors de la rédaction d’un devis, il est également important d’un point de vue juridique de le réaliser en double exemplaire.
Quels sont les trois types de devis ?
Il existe trois types de devis pour formaliser une relation commerciale :
- Le devis estimatif : il permet au client d’avoir une idée générale des coûts de votre prestation. Ce type de devis est généralement utilisé lorsque vous n’avez pas encore défini avec précision les coûts.
- Le devis descriptif : lorsque vous réalisez un devis descriptif, vous détaillez avec précision les produits et/ou services que vous proposez : matériaux, prix unitaires, main d’oeuvre etc.
- Le devis quantitatif : vous vous concentrez ici sur les quantités nécessaires pour réaliser la prestation. Dans le domaine du bâtiment, il est souvent associé au devis estimatif pour permettre la synthèse des quantités et des tarifs.
A quoi sert un devis ?
À quoi sert un devis concrètement ? Il permet de démarrer une relation commerciale plus sereinement pour le professionnel comme pour le client. En effet, le fournisseur s’assure d’avoir un document qui encadre le litige dans le cas d’un retard de paiement. Quant à l’acheteur, il est informé en amont des conditions de vente du professionnel et peut acheter en toute connaissance de cause.
De plus, le devis est également obligatoire dans plusieurs cas :
- Lorsque la vente est supérieure à 1500 euros.
- Si vous proposez des prestations de dépannage et travaux.
- Dans les activités de déménagement et de location de voiture.
- Les professionnels de santé évoluant dans le secteur de l’optique médicale et l’appareillage auditif.
- Dans le cas des prestations de services à la personne, vous devrez effectuer un devis si le prix mensuel est supérieur ou égal à 100 euros TTC.
- Si vous commercialisez des produits ou services pour favoriser l’autonomie des personnes malades, vous devrez réaliser un devis si le montant TTC dépasse ou est égal à 500 euros.
- Dans le domaine de la chirurgie esthétique, le praticien devra réaliser un devis si le montant est supérieur ou égal à 300 euros.
- Enfin, quel que soit le montant, les professionnels qui réalisent des prestations funéraires devront rédiger un devis.
Quelle est la différence entre un devis et une facture ?
La différence entre un devis et une facture dépend principalement des étapes du processus commercial. En effet, un devis intervient généralement au tout début d’une relation commerciale. Ainsi, il a pour but d’informer le prospect et de l’aider à prendre une décision. Cela ne veut pas dire non plus que vous réaliserez une vente à la suite de la création de ce document commercial.
En revanche, une facture est créée lorsqu’une vente est conclue. C’est une pièce comptable obligatoire pour justifier qu’un achat a eu lieu. Elle doit également respecter des mentions obligatoires bien précises.
Par conséquent, est-ce qu’un devis peut faire office de facture ? La facture étant un justificatif comptable obligatoire, vous avez l’obligation de créer un tel document avec la mention visible “facture”. Une numérotation chronologique et qui se suit est également importante pour les factures au niveau comptable, ce qui n’est pas toujours le cas pour les devis. Il ne sera pas donc suffisant de rédiger uniquement un devis pour justifier comptablement d’une vente.
Comment faire un devis ?
Maintenant que nous avons répondu à la question “qu’est-ce qu’un devis”, déterminons ensemble comment faire un devis clair et précis !
Les mentions obligatoires dans un devis
Pour établir un devis détaillé conforme, vous devrez respecter plusieurs mentions obligatoires :
- Le nom, la raison sociale et les coordonnées de l’entreprise émettrice.
- Le statut et la forme juridique de l’entreprise.
- Le numéro de SIRET ou SIREN.
- Le numéro RCS pour les commerçants.
- Le numéro au Répertoire des métiers pour les artisans.
- Les coordonnées du client final.
- La date de rédaction du devis ainsi que la durée ou date de validité.
- La date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation.
- Les éventuels frais de déplacement.
- Une description exhaustive des prestations proposées.
- Les conditions de paiement et le délai de livraison.
- Le montant total à payer en HT (Hors-Taxes) et TTC (Toute Taxes Comprises) ainsi que les taux de TVA applicables.
- La mention bon pour accord.
- Un auto-entrepreneur doit faire figurer la mention suivante “TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts”.
- Les devis d’un entrepreneur individuel devront également mentionner “EI” ou “Entrepreneur individuel” avant ou après leur nom et prénom.
Si vous omettez une de ces mentions obligatoires, vous pourrez écoper d’une amende allant jusqu’à 1500 euros. En cas de récidive, les autorités peuvent décider de doubler le montant.
💡 Nous vous recommandons également d’inclure des conditions générales de vente. Même si elles ne sont pas obligatoires, elles vous garantissent davantage de clarifier les termes du contrat et de vous protéger davantage en cas de litige.
Utiliser un logiciel de devis
L’établissement d’un devis est une tâche chronophage pour vous ? Avec un logiciel de devis conforme, vous pouvez automatiser cette tâche !
En effet, l’ensemble des éléments étant connectés, vous pourrez saisir l’ensemble toutes les informations en quelques clics (coordonnées, description du produit, montants etc). Il vous garantira ainsi de n’oublier aucune mention obligatoire.
Concernant le suivi, ce type de logiciel vous prévient lors de la consultation de votre devis. Cela rend donc la relance de vos devis beaucoup plus facile au quotidien.
Les deux fonctionnalités qui font également toute la différence : la signature électronique et passer du devis à la facture automatiquement. Grâce à la signature électronique de vos devis, vous garantissez l’automatisation de cette étape et la validité du devis en cas de conflit.
En choisissant un logiciel de devis et facturation, vous vous simplifiez également davantage la tâche car il vous permettra en un clic de passer du devis à la facture sans avoir à reprendre tout de zéro ! Fournir un devis détaillé à vos clients sans y passer du temps deviendra ainsi beaucoup plus facile.
Un exemple de devis
Vous souhaitez éditer un devis qui respecte les normes en vigueur sans perdre trop de temps ? Le logiciel de facturation et devis Axonaut vous permet d’établir un devis personnalisé en quelques clics, de les faire payer en ligne et de proposer la signature électronique. Objectif : optimiser la relation client et vous concentrer sur votre cœur de métier ! Voici un exemple de devis réalisé dans ,:!Axonaut :
En conclusion, qu’est-ce qu’un devis ? C’est un document commercial qui vous permet de débuter une relation commerciale sur de bonnes bases. Comme pour la facture, il doit comporter plusieurs mentions obligatoires pour être conforme. En revanche, il ne peut se substituer à une facture car c’est un document comptable nécessaire pour justifier d’une vente. Pour gagner du temps sur la création de ces deux documents essentiels dans le processus commercial, l’adoption d’un logiciel de devis sera le meilleur allié pour vous accompagner au quotidien !
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