Dématérialisation des factures en cabinet avocats : le guide complet !

Dématérialisation des factures en cabinet avocat : le guide complet pour être prêt !

  • Publié le17/04/2023

    Temps de lecture 5 Mins

  • Publié le 17/04/2023

    Temps de lecture 5 Minutes

    Dès 2024, toutes les entreprises françaises devront pouvoir recevoir les factures électroniques, les factures dématérialisées. Y compris les cabinets d’avocats ou avocats indépendants. Il est donc important d’entamer la transition le plus tôt possible ! Découvrons ensemble comment mettre en place la dématérialisation des factures dans un cabinet d’avocats et comment un logiciel avocat va pouvoir vous accompagner dans la gestion quotidienne, la facturation, l’édition des actes…

    EDIT : Le 28/07/2023, la DGFiP a annoncé le report de la réforme. Pour le moment, aucune nouvelle date n’a été mentionnée. Vous pouvez retrouver le communiqué officiel ici.

    Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

    Tout d’abord, commençons par un état des lieux sur ce qu’est la facturation électronique ? Quels impacts pour les entreprises françaises, notamment les cabinets d’avocats ?

    L’obligation de facturation électronique provient d’une loi européenne qui autorise la France à mettre en place cette nouvelle réforme. Le Gouvernement français a promulgué la décision via la loi de finances rectificative 2022 !

    Déjà présente depuis 2017 dans les entreprises facturant les collectivités (via la plateforme Chorus Pro), les factures électroniques se démocratisent petit à petit à tous établissements assujettis à la TVA.

    À partir de 2026, l’obligation de réception des factures mais aussi l’émission seront obligatoires pour toutes les entreprises. Cependant quelques structures sont exemptées comme les micro-entreprises avec exonération de TVA, le domaine médical, les opérations immobilières, financières, bancaires, assurances…

    Calendrier de déploiement de la facturation électronique

    Afin de vous aider à mieux comprendre son déploiement, voici un calendrier avec les dates clés à respecter :

    calendrier facturation électronique
    • Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures au format électronique. Les grandes entreprises auront une obligation d’émission des factures électroniques,
    • Le 1er janvier 2025, les entreprises de tailles intermédiaires (ETI) auront une obligation de transmission des factures électroniques, pour les clients et les factures fournisseurs,
    • À partir du 1er janvier 2026, ce sera au tour des petites et moyennes entreprises (PME), TPE, ainsi que les microentreprises. La généralisation de la facturation électronique sera actée.

    L’e-reporting : comment ça marche ?

    En plus de l’obligation de facturation électronique, l’État a mis en place une nouvelle règle concernant la transmission des données de facturation, fiscales à l’Administration : l’e-reporting !

    En effet, toute facture émise devra obligatoirement être envoyée à vos clients mais aussi à l’administration fiscale. Transmettre les données à l’État va s’appeler : le E-reporting. Les données de l’ensemble des transactions de e-reporting seront transmises par votre cabinet ou entreprise via les factures électroniques. 2 moyens vont se présenter :

    • L’Opérateur de dématérialisation comme Axonaut qui sera votre recours à la facturation électronique et à l’e-reporting.
    • Ou le portail public de facturation (PPF) qui est une action manuelle et récurrente sur le site internet de l’État.

    Le déploiement de cette nouvelle tâche récurrente est calé sur celui des factures dématérialisées.

    La facturation en cabinet d’avocats

    Comme nous l’avons vu, la dématérialisation des factures dans un cabinet d’avocats est essentielle mais aussi obligatoire dès 2024.

    De plus, la gestion des factures dans un cabinet d’avocats peut vite devenir complexe, chronophage. Entre :

    • Tous les RDV effectués,
    • Les audiences,
    • La paperasse quotidienne,
    • La rédaction, relecture, le temps passés pour de la rédaction de document, ou encore le temps de recherche,
    • Les frais ou débours imputables à la gestion des dossiers,
    • Etc.

    Émettre une facture qui correspond à la réalité est souvent compliqué. De plus il existe de nombreuses manières de facturer :

    • L’honoraire forfaitaire,
    • L’honoraire au temps passé,
    • L’honoraire de résultat,
    • La consultation,
    • Etc…

    On remarque que le terme « facturation » englobe beaucoup de tâches chronophages à effectuer. Consommatrice de temps, d’énergie, elle est importante mais fastidieuse. C’est pourquoi l’automatisation et l’optimisation sont la clé du succès. La dématérialisation des factures doit donc être votre priorité.

    Un logiciel de facturation pour avocat français, conforme à la nouvelle réglementation offre de nombreux avantages pour centraliser toute la donnée et établir une facture à votre image, qui reflète la réalité de votre travail.

    Modèle facture cabinet avocat

    En plus de la réception des factures électroniques et de l’émission, ces documents contiennent des règles strictes avec les mentions obligatoires.

    En effet, les fameuses mentions obligatoires sont à faire figurer sur les documents pour les rendre légales et conformes aux règles définies par l’Administration.

    Les voici :

    • Date de création du document,
    • Le numéro de la facture avec séquence chronologique,
    • Date de fin de la prestation,
    • Délai de paiement,
    • Le nom ou la dénomination sociale, destinataire de la facture, l’adresse du siège social de l’entreprise et l’adresse de facturation si différente du siège social,
    • Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur,
    • La description de la prestation : actes, contrats…
    • Les frais de transport si présent,
    • Les différents taux de TVA appliqués,
    • Les pénalités de retard de paiement,
    • Rabais, remises, ristournes,
    • Montant HT et TTC.

    Toutes ces règles viennent s’ajouter à votre gestion quotidienne. On remarque rapidement d’importance de l’utilisation d’un logiciel de factures pour avocat !

    En effet, il est possible d’automatiser cette tâche chronophage tout en gagnant du temps et en sérénité. Les factures avocats peuvent être optimisées en utilisant des modèles de factures pour avocat. En effet, les prestations, les honoraires peuvent se ressembler. En créant des modèles de factures sur Axonaut, il sera possible d’en générer beaucoup plus rapidement et donc de gagner du temps !

    Voici un exemple simple de modèle de facture avocat sur Axonaut :

    Logiciel de facturation cabinet avocat : Axonaut

    Afin de vous permettre un gain de temps important et de facturer en toute sérénité, l’utilisation d’un logiciel de facturation pour cabinet d’avocats en SaaS est vivement conseillée.

    Axonaut est le meilleur logiciel avocat qui automatise toutes les tâches chronophages liées à gestion de votre cabinet : facturation, édition des actes automatisée, comptabilité, trésorerie…

    Voici les fonctionnalités mises à votre disposition :

    La facturation électronique

    Axonaut est conforme au mode de facturation électronique. Vous pourrez donc éditer les documents conformes à la nouvelle réforme en toute simplicité. Envoi par voie électronique est automatique !

    Exemple d'un modèles de factures sur Axonaut

    Paiement des factures en ligne

    Pour vous permettre d’encaisser rapidement, Axonaut propose la fonctionnalité de paiement des factures directement en ligne. Ainsi à la fin de chaque consultation, toutes les factures émises sont payables en ligne et vous pourrez demander à vos clients de vous régler en 1 clic par CB et/ou prélèvement.

    Axonaut s’adapte à vos types de factures

    Les factures éditées peuvent ainsi être l’addition des temps passés sur les différentes diligences effectuées, une facturation de consommation de forfait ou la facturation d’un abonnement. Une fois les factures finalisées, elles peuvent soit intégrer un processus de validation par l’entremise du parapheur, soit être directement envoyées à leur destinataire final (le client).

    • Temps passé : vous pouvez mettre en place un chronomètre, ou trackez votre temps directement depuis Axonaut qui va s’occuper d’éditer votre document avec le bon prix,
    • Facture récurrente : préparez vos récurrences et Axonaut s’occupe du reste avec la génération, l’envoi et le prélèvement de vos échéances.

    E-reporting automatique

    Afin de vous libérer du temps, Axonaut s’occupe de transmettre sous forme électronique, toutes vos données fiscales et utiles au service de l’État, de l’administration fiscale, qui s’occupe du e-reporting. La transmission des données de transaction se fait automatiquement sans action de votre part.

    L’édition de vos documents

    Grâce à Axonaut et son éditeur de documents, vous pouvez automatiser la création des différents actes :

    • Requêtes,
    • Contrats,
    • Assignations,
    • Etc…

    Il suffira de créer votre document dans Axonaut. Il ira chercher les informations sur les clients pour remplir les champs dynamiques et ainsi automatiser la création des actes comme les contrats, requêtes, etc.

    La gestion de vos clients

    Que vous soyez seul ou dans un cabinet, il est important de bien gérer vos clients ainsi que de faire bonne impression aux différents prospects. C’est pourquoi Axonaut met à votre disposition un CRM simple d’utilisation pour :

    • Centraliser tous vos contacts dans une interface,
    • Archiver et centraliser tous les échanges (téléphoniques, e-mails, documents),
    • Créer des campagnes marketing par e-mail et/ou SMS.

    Comme nous l’avons vu, la généralisation de la facturation électronique dans la transaction entre assujetti à la taxe sur la valeur ajoutée touche toutes les entreprises françaises, dont les cabinets d’avocats. Outre l’émission des e-invoicing, d’autres enjeux de transmissions sont à prendre en compte comme l’e-reporting. Les factures papiers ne seront plus acceptées.

    C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de facturation pour avocats est essentielle. En quelques clics, il sera possible d’automatiser toutes les tâches de gestion pour se concentrer sur l’essentiel : votre métier ! Le portail public de facturation et les plateformes de dématérialisation sont aussi là pour vous accompagner si besoin mais dans une fonctionnalité seulement.

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