La facturation est un élément essentiel de la gestion d’entreprise, mais des erreurs peuvent survenir : faute de frappe, oubli, coquille sur le prix… Lorsque cela se produit, il faut apporter des modifications à ce document légal, en respectant la réglementation. Cet article vous guide à travers la notion de facture rectificative. Vous découvrirez son importance et comment l’utiliser conformément à la loi en fonction de votre situation.
Une facture rectificative est émise pour corriger une erreur ou une omission sur une facture initiale. En France, il est formellement interdit de simplement supprimer un document comptable : une procédure précise encadre cette pratique. Mieux vaut la respecter, car les amendes peuvent vous coûter très cher !
Pour être sûr de ne pas vous tromper, utilisez un logiciel de facturation professionnel.
Une fois créée, une facture ne peut plus être modifiée. En cas d’erreur, ça n’est pas autorisé de remplacer le document erroné par un nouveau : il ne doit pas y avoir d’interruption dans la numérotation des factures.
Il est cependant possible de rectifier une facture en suivant quelques règles définies par la loi :
La facture rectificative reprend bien entendu le même format que n’importe quelle autre facture : en-tête avec logo, identité de l’entreprise, mentions obligatoires (date d’échéance du règlement, date d’émission, prix unitaire, dénomination…), coordonnées du client, etc.
Faire une maladresse, ça peut arriver, mais il est important de pouvoir proposer un correctif.
La facture rectificative peut être émise dans divers cas de figure :
Cette liste n’est pas exhaustive, mais vous permet de comprendre que la facture rectificative peut être nécessaire plus souvent que prévu !
Voyons ensemble comment réagir lorsque vous devez corriger une facture.
La procédure pour émettre une facture rectificative est différente selon le moment auquel vous découvrez qu’il y a un problème. Plus vous vous y prenez tôt, mieux c’est ! Dans tous les cas, tâchez de communiquer avec votre client et de l’informer rapidement de toute modification ou correction qui pourrait le concerner.
Vous avez créé et enregistré une facture pour votre client, mais vous ne l’avez pas encore envoyée et vous apercevez une erreur ? Pas de souci, vous pouvez simplement générer un nouveau document en utilisant votre devis initial.
C’est invisible pour le client, car vous lui transmettez seulement la version corrigée.
Si vous utilisez un logiciel de facturation conforme, celui-ci va créer pour vous une nouvelle version actualisée. Vous n’avez pas besoin de gérer la numérotation et vous respectez à coup sûr les normes en vigueur.
Si vous vous rendez compte de votre erreur après avoir envoyé la facture, mais qu’elle n’a pas encore été réglée, réagissez le plus rapidement possible. Commencez par prévenir votre client pour éviter qu’il ne mette en place le règlement. Éditez ensuite une facture rectificative qui modifie les éléments incorrects, et transmettez-la au client.
Cette nouvelle facture doit avoir un numéro différent : une même référence ne peut pas renvoyer à deux factures distinctes.
La facture rectificative doit aussi faire mention de celle qu’elle remplace. Pensez donc à inclure l’indication « Annule et remplace la facture numéro XXX ».
Si le montant de la facture est réglé avant que vous ne corrigiez les données problématiques, c’est un peu plus complexe. Vous devez émettre une facture d’avoir, également appelée note de crédit.
Ce document annule la facture d’origine et indique un montant négatif, correspondant au total initial.
La facture d’avoir a, elle aussi, son propre numéro. Il peut s’insérer dans la numérotation des factures classiques ou être distinct, mais toujours sans interruption.
Elle doit comporter les renseignements suivants :
Si aucune directive contraire n’est incluse dans les conditions de vente, la durée de validité d’une facture d’avoir est de 5 ans (Art. L 110-4 du Code de Commerce).
Lorsqu’une facture est rectifiée, cela peut avoir des implications sur la TVA. Si vous êtes redevable de la taxe sur la valeur ajoutée et que vous vous êtes déjà acquitté de la TVA correspondant à la facture d’origine, voici la marche à suivre pour la récupérer :
À noter : si vous avez déjà déclaré et payé la TVA de la facture initiale, n’oubliez pas d’intégrer le montant de la facture d’avoir dans la section 3B « régularisations » de votre prochaine déclaration fiscale. La déduction de TVA doit quant à elle figurer à la ligne 21 de cette même déclaration.
En comptabilité, vous pouvez faire des erreurs, le tout est de les corriger correctement ! La facture rectificative est là pour ça.
Pour vous épargner toutes ces modifications chronophages, équipez-vous d’un logiciel agréé. Il ne vous empêchera pas de faire des fautes de frappe, mais vous assurera d’avoir toutes les mentions légales présentes sur vos documents. Et vous serez assuré de respecter la réglementation. C’est aussi un gain de temps considérable pour gérer toutes les problématiques de numérotation, de calcul…
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