Gérer sa comptabilité et s’assurer que ses clients paient en temps et en heure peut souvent être compliqué. Chaque entrepreneur sait qu’il est nécessaire d’avoir un processus efficace pour éviter ce que l’on appelle des factures non-acquittées.
Ce que veut dire une facture non-acquittée, c’est qu’elle n’a tout simplement pas tout simplement pas été réglée dans les délais impartis. À la différence d’une facture acquittée, qui, elle, a été réglée par le client. Pour rappel, chaque entreprise est soumise à une obligation de facturation. Cependant, cette obligation ne garantit pas que vous ne ferez jamais face à de mauvais payeurs.
Par ailleurs, une facture non-acquittée pourrait vous coûter votre entreprise. Une accumulation de retard de paiement ou de facture non payée peut avoir de lourdes conséquences sur les besoins en fonds de roulement d’une entreprise.
En effet, chaque entreprise a besoin d’avoir des fonds, ou comme l’on dit plus communément, un coussin de sécurité pour pouvoir fonctionner en cas de dépenses imprévues. Sauf qu’en 2022, c’est 25 % des entreprises qui ont fait faillite en accumulant les retards de paiement et 73 % affirment que les retards de paiements mettent leur entreprise en difficulté. Plus vos clients manquent à leur devoir, plus votre trésorerie s’affaiblit. Et le dernier recours sera alors de mettre la clé sous la porte.
Dans certains cas, une facture n’a pas encore été payée par un client pour cause d’oubli ou de manque de fonds. Cette situation arrive régulièrement, et il vous est tout à fait possible de modifier ou d’annuler une facture. On appelle alors cela une facture rectificative.
Cependant, il ne s’agit pas de le faire n’importe comment. Une facture rectificative doit comporter :
Si vous voulez en savoir plus sur les mentions légales à apposer pour émettre une facture, vous pouvez consulter notre article de blog !
Malheureusement, nous constations facilement une hausse de retards de paiement sur 2023, et toutes les entreprises font face à des factures réglées en retard. Mais alors, que faire en cas de facture non payée ?
Il est crucial de souligner qu’il vaut la peine d’explorer des solutions amiables pour préserver des relations commerciales harmonieuses avec votre client.
Mais avant toute chose, il faut s’assurer que la facture initiale est arrivée à la date d’échéance de paiement et qu’elle a été émise dans les règles de l’art. Pour vérifier qu’elle est arrivée à échéance, il existe deux cas :
Une fois cette vérification effectuée, vous pouvez démarrer les démarches de recouvrement à l’amiable qui se compose en deux phases distinctes : la relance initiale suivie de la mise en demeure.
Dans un premier temps, il vous suffira de contacter votre client et de lui rappeler poliment ses obligations. Il arrive que votre client ait simplement oublié de régler ce qu’il vous devait.
Pour réclamer une facture en attente de paiement, débutez par l’envoi d’un mail au client, lui rappelant que celle-ci n’a pas été réglée.
Pour en savoir plus sur la relance de vos factures, vous pouvez consulter notre article “Relance facture impayée : comment faire ?”
Une alternative supplémentaire s’ouvre à vous : l’usage de la mise en demeure. Cependant, il est essentiel que cette lettre de mise en demeure se conforme à des règles de forme strictes et inclue certaines informations obligatoires. L’envoi doit être réalisé sous forme de recommandé avec accusé de réception.
Vous communiquez officiellement avec votre client, en lui offrant un ultime délai pour effectuer le paiement, avant d’entreprendre des actions légales. Le destinataire, en l’occurrence votre client, doit clairement saisir que cette démarche représente sa dernière opportunité de procéder de manière volontaire au règlement d’une facture, avant que vous ne preniez des mesures judiciaires.
Dans certains cas, il vous sera nécessaire de passer par la justice pour régler un problème d’impayé. Il existe alors diverses solutions de procédure de recouvrement.
Cette démarche consiste à faire reposer la prise de décision sur les compétences d’un huissier de justice, qui aura pour mission de trouver des solutions en vue de recouvrer la somme due, telles que la saisie sur compte bancaire, la saisie sur salaire, ou encore la saisie de biens.
En cas de non-respect de l’accord par le client, l’huissier se réserve la possibilité de recourir aux mesures de saisie pour recouvrer la somme due. Si votre client ne répond dans le délai d’un mois, il sera alors nécessaire d’introduire une requête devant le juge.
L’injonction de payer propose une démarche légale simple pour traiter les impayés, surtout lorsque le montant en jeu n’est pas excessif. Cette approche implique de demander l’intervention du juge pour forcer le client à s’acquitter de sa dette. Pour entamer cette procédure, vous devez déposer votre demande au greffe du tribunal, accompagnée d’une copie de la mise en demeure préalablement envoyée au client. Dans la plupart des cas, cette notification suffit à résoudre la situation et à obtenir le paiement.
Si toutefois le client ne répond pas et n’oppose pas d’objection à l’injonction dans un délai d’un mois, vous pouvez requérir l’ajout de la formule exécutoire sur l’ordonnance au greffe du tribunal. Cette démarche vous donne le pouvoir de faire appliquer l’ordonnance pour obtenir le paiement du débiteur. Vous pourrez ensuite entamer une procédure de saisie en collaboration avec un huissier de justice.
Ce procédé engage une action qui aboutira à la convocation de votre client devant le tribunal dans un délai d’un mois. Si, malgré cette démarche, votre client n’honore toujours pas le paiement, vous pourrez mettre en œuvre une saisie de ses biens par l’entremise d’un huissier.
Cette procédure est plus traditionnelle et se caractérise par des coûts plus élevés et des délais plus longs. Cette voie peut être empruntée à la suite d’une injonction de payer ou d’un référé-provision. Vous citez votre client à se présenter devant le juge dans l’espoir d’obtenir une décision de condamnation à paiement.
C’est une option à considérer si votre client conteste la créance ou ne répond pas à vos tentatives de relance et de procédures judiciaires. Par ailleurs, vous avez également la possibilité de revendiquer des frais de recouvrement.
Même si ce problème concerne la majorité des entreprises, il est tout à fait possible d’éviter ce genre de mésaventure et d’avoir l’esprit tranquille.
Pour cela, il existe plusieurs solutions.
Vous pouvez tout d’abord exiger un acompte avant de commencer n’importe quelle prestation pour être certain d’être au moins payé d’une partie de ce que vous délivrez. Vous pouvez aussi faire signer un contrat à votre client qui lui indiquera clairement les modalités de paiement et les sanctions en cas de non-règlement.
Mais une solution bien pratique vous permettra de gagner du temps et d’avoir l’esprit tranquille.
Nous l’avons vu, une relance pour facture impayée ou le recouvrement judiciaire coûtent beaucoup de temps, mais aussi de l’argent.
Chez Axonaut, notre logiciel de facturation vous permet de créer des relances automatisées pour rappeler à vos clients son délai de paiement, et le prévenir lorsqu’il est en retard sur le règlement.
D’autant plus qu’utiliser un logiciel de facturation qui vous permettra de garder un œil sur votre trésorerie et de vous assurer que votre besoin en fonds de roulement est suffisant.
Il est temps de passer à la facturation électronique et d’avoir enfin une trésorerie saine pour vous occuper de ce que vous faites le mieux : développer votre entreprise !
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