Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Un client vous a demandé une facture proforma et vous ne connaissez pas son utilité ? Utilisée dans beaucoup de domaines, c’est un document commercial pourtant encore méconnu. Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre sa définition et en quoi elle est importante dans vos relations commerciales et dans la facturation de votre entreprise.

Facture proforma : la définition

Même si elle porte le nom de facture, la définition de la facture proforma est bien différente. Elle vous permet de donner des informations sur vos produits ou prestations de service et représente ainsi une première proposition commerciale. Elle a donc pour unique but d’informer le client avant de passer à la facture définitive.

Facture proforma et devis : quelle est la différence ?

On croit souvent que le devis a uniquement un but informatif et on peut donc se poser la question de la différence entre la facture proforma et le devis ainsi que son utilité. En cas de signature du devis,  vous devrez obligatoirement réaliser la prestation ou livrer les marchandises. Étant donné qu’il peut devenir un contrat, la rédaction du devis engage donc déjà l’entreprise. 

Si vous hésitez entre un devis ou une facture proforma, il faudra vous demander si vous avez pour but d’aboutir directement à un contrat ou si vous souhaitez laisser place à la négociation avec votre futur client.

La comptabilisation d’une facture proforma 

Comment assurer la comptabilisation d’une facture proforma ? Si c’est un document commercial que vous utilisez, vous vous êtes certainement déjà posé cette question.

Contrairement à une facture commerciale, la facture proforma n’entre pas dans la comptabilité de votre entreprise. Elle se différencie de la facture de vente à plusieurs titres :

• Il n’est pas possible de faire payer ce document.
• Elle ne doit pas suivre la même numérotation des factures (numéro unique, sans trou et chronologique).
• La facture proforma n’a pas de valeur juridique.
• Elle n’a pas de valeur comptable ou encore fiscale.
• La facture proforma n’est pas une obligation pour votre entreprise.
• Elle reste modifiable à tout moment de la relation commerciale.

En somme, cela vous permet de créer un facture provisoire afin de passer à la vraie facture qui elle aura une véritable valeur comptable.

A quoi sert une facture proforma ?

Au vu de son caractère purement commercial, elle peut s’utiliser dans plusieurs cas pour votre entreprise : 

• En commerce international, la facture proforma est importante pour la douane en cas d’envoi de produits en dehors des frontières françaises. Elle est donc nécessaire par exemple dans le cas d’une importation de véhicules neufs, d’expéditions d’une œuvre d’art ou encore si vous proposez des échantillons gratuits.

• Si vous souhaitez contracter un crédit, c’est un document recherché par les banques.

• Vous avez un doute sur la capacité de paiement d’un client ? La facture proforma vous permettra de négocier l’obtention d’un escompte par exemple. C’est donc une garantie de limiter les impayés pour votre trésorerie.

• Dans le cadre d’une relation avec des partenaires BtoB (d’une entreprise à une autre), c’est un document souvent utilisé pour négocier plus facilement les termes de la collaboration.

• Si vous avez souvent affaire avec un client en particulier, vous pouvez créer une facture proforma en remplacement d’une proposition commerciale.

• Ce document est également une preuve qu’un échange commercial a eu lieu lorsque le client n’a pas encore reçu le produit et vous n’avez pas encore été payé.

• Elle peut également être exigée pour justifier d’une exonération de TVA.

• Enfin, c’est un support pour justifier d’une dépense ou d’un investissement pour votre entreprise.

Comment faire une facture proforma en ligne ?

Pour créer ce type de document, le premier réflexe est souvent de se tourner vers Excel. Cependant, vous risquez le plus souvent d’oublier des informations importantes et de nuire à la négociation avec votre client.

Contrairement à une facture Word ou Excel, faire une facture proforma en ligne vous permet d’automatiser plusieurs règles de mise en forme. En effet, vous n’aurez plus à penser aux différentes mentions obligatoires :

• La mention “Facture Proforma” en haut de la facture.

• Les coordonnées et informations sur votre entreprise comme les mentions obligatoires sur facture classique (raison sociale, adresse du siège social, forme juridique, SIRET etc.).

• Les coordonnées du client.

• La référence de la commande si possible.

• La description et le montant total HT et TTC des produits ou services.

• Le montant de la TVA.

• Les conditions de livraison.

• Le mode de paiement.

Un exemple de facture proforma 

Avec un logiciel de facturation, vous pourrez donc automatiser la création de ce document commercial. Vous vous assurez ainsi de créer un document au format PDF conforme à la législation. Pour vous aider, nous vous montrons un exemple de facture pro forma créé directement sur le logiciel Axonaut :

Sur Axonaut, vous pourrez créer en quelques clics ce document et l’envoyer directement depuis la plateforme.

En conclusion, une facture proforma vous donne plus de marges pour négocier et d’informer votre client sur votre offre. Avec un logiciel de facturation, vous automatisez sa création sans oublier la moindre mention obligatoire !