Un client vous a demandé une facture proforma et vous ne connaissez pas son utilité ? Utilisée dans beaucoup de domaines, c’est un document commercial pourtant encore méconnu. Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre sa définition et en quoi elle est importante dans vos relations commerciales et dans la facturation de votre entreprise.
Même si elle porte le nom de facture, la définition de la facture proforma est bien différente. Elle vous permet de donner des informations sur vos produits ou prestations de service et représente ainsi une première proposition commerciale. Elle a donc pour unique but d’informer le client avant de passer à la facture définitive.
On croit souvent que le devis a uniquement un but informatif et on peut donc se poser la question de la différence entre la facture proforma et le devis ainsi que son utilité. En cas de signature du devis, vous devrez obligatoirement réaliser la prestation ou livrer les marchandises. Étant donné qu’il peut devenir un contrat, la rédaction du devis engage donc déjà l’entreprise.
Si vous hésitez entre un devis ou une facture proforma, il faudra vous demander si vous avez pour but d’aboutir directement à un contrat ou si vous souhaitez laisser place à la négociation avec votre futur client.
Comment assurer la comptabilisation d’une facture proforma ? Si c’est un document commercial que vous utilisez, vous vous êtes certainement déjà posé cette question.
Contrairement à une facture commerciale, la facture proforma n’entre pas dans la comptabilité de votre entreprise. Elle se différencie de la facture de vente à plusieurs titres :
En somme, cela vous permet de créer un facture provisoire afin de passer à la vraie facture qui elle aura une véritable valeur comptable.
Au vu de son caractère purement commercial, elle peut s’utiliser dans plusieurs cas pour votre entreprise :
Pour créer ce type de document, le premier réflexe est souvent de se tourner vers Excel. Cependant, vous risquez le plus souvent d’oublier des informations importantes et de nuire à la négociation avec votre client.
Contrairement à une facture Word ou Excel, faire une facture proforma en ligne vous permet d’automatiser plusieurs règles de mise en forme. En effet, vous n’aurez plus à penser aux différentes mentions obligatoires :
Avec un logiciel de facturation, vous pourrez donc automatiser la création de ce document commercial. Vous vous assurez ainsi de créer un document au format PDF conforme à la législation. Pour vous aider, nous vous montrons un exemple de facture pro forma créé directement sur le logiciel Axonaut :
Sur Axonaut, vous pourrez créer en quelques clics ce document et l’envoyer directement depuis la plateforme.
En conclusion, une facture proforma vous donne plus de marges pour négocier et d’informer votre client sur votre offre. Avec un logiciel de facturation, vous automatisez sa création sans oublier la moindre mention obligatoire !