Comment gérer une facture reçue après clôture d’exercice ?

Il arrive parfois qu’un fournisseur vous envoie une facture une fois votre exercice comptable terminé. En comptabilité, on appelle cela une facture non parvenue ou facture à recevoir. Bien souvent, c’est un casse-tête pour les entrepreneurs. En effet, vous avez obligatoirement besoin de justificatifs pour la bonne tenue de la comptabilité. Comment gérer une facture reçue après clôture d’exercice ? Comment les comptabiliser dans le respect des règles de facturation ? Comment les éviter sur le long terme ? Nous vous aidons dans notre article dédié !

Qu’est-ce qu’une facture non parvenue (FNP) ?

Qu’est-ce qu’une facture reçue après clôture d’exercice ou facture non parvenue (FNP) ? Cela signifie qu’un bien ou service a été livré à une entreprise mais le fournisseur n’a envoyé la facture qu’après la clôture de votre exercice. Sans justificatif, il ne sera pas possible de réaliser la comptabilisation d’une facture non parvenue sur l’exercice.

Cela peut arriver par exemple en période de fin d’année, le 31 décembre étant une date de clôture particulièrement prisée par les entreprises.

Cependant, une facture à recevoir peut être source de difficultés pour une entreprise :

• Elle peut fausser les données de l’exercice précédent.

• Cela peut créer des décalages de trésorerie.

• Une facture reçue après clôture exercice nécessite des ajustements comptables qui peuvent être complexes et chronophages.

Facture à recevoir écriture comptable : comment l’enregistrer ?

Une facture à recevoir ne pourra pas être reportée sur l’exercice suivant. Ainsi, comment comptabiliser une facture de l’année précédente ? Elle doit faire l’objet d’écritures de régularisation. Cela veut dire que les entreprises doivent intégrer les charges même si la facturation est effectuée ultérieurement. Il faudra alors utiliser le compte 408 « Fournisseurs-Factures non parvenues » ainsi que ses variantes :

• Le compte 4081 : cela concerne les biens et services.

• Le compte 4084 : cela concerne les fournisseurs d’immobilisations.

• Le compte 4088 : il sert à enregistrer les pénalités générées par retards de paiement.

Vous devrez alors débiter le compte de charge (compte 6) au montant HT des biens ou services. Il faudra ensuite débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » si l’entreprise récupère la TVA. Enfin, vous devrez créditer le compte 408 pour le montant TTC.

Pour votre nouvel exercice comptable, les factures non parvenues devront être extournées. La comptabilisation d’une facture sur l’exercice suivant sera effectuée dans le sens inverse par l’entreprise pour les annuler en début du nouvel exercice.

Concernant le bilan, le montant total TTC d’une facture reçue après clôture exercice sera au passif du bilan car elle représente une dette. En effet, les factures non parvenues sont des dettes fournisseurs, qui doivent être classées dans un ordre spécifique dans l’annexe comptable.

Comment éviter une facture reçue après clôture d’exercice ?

Pour éviter les factures reçues après un exercice comptable, un suivi scrupuleux des dépenses fournisseurs s’impose. Cependant, par manque de temps, les entreprises peuvent passer à côté de cette étape importante. Un logiciel de facturation comme Axonaut va vous aider à automatiser la gestion de vos dépenses fournisseurs grâce à plusieurs fonctionnalités clés :

• Rappels si un justificatif n’est pas rattaché à une dépense fournisseur.

• Vous pourrez identifier plus rapidement grâce à des tableaux de bord dédiés les facteurs qui contribuent aux FNP. Cela peut être les retards de livraison ou encore les problèmes de communication avec le fournisseur.

• Automatiser les rappels des factures clients et fournisseurs pour contrôler les entrées et sorties d’argent.

• Payer vos fournisseurs en quelques clics directement depuis le logiciel pour ne plus perdre du temps.

• Connecter votre banque et suivez en temps réel les entrées et sorties de trésorerie.

• Créer vos dépenses en quelques clics grâce à la reconnaissance automatique de caractères (OCR).

En conclusion, une facture non parvenue nécessite des rectifications comptables bien précises et peut porter préjudice à votre comptabilité si non effectuée correctement. Pour gérer vos dépenses fournisseurs, un logiciel de facturation vous aidera à y voir plus clair sur les paiements en cours ainsi que les retards pour éviter de perdre du temps sur la tenue de votre comptabilité.